Новый срок уведомления о трудовых книжках

30 июня 2020 года должен был завершиться срок уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Планировалось, что до 1 июля работодатели оповестят сотрудников о возможности выбора нового, цифрового аналога данного документа. Однако из-за коронавирусной эпидемии, приостановившей либо ограничившей деятельность многих предприятий, этот срок продлили на 4 месяца – до конца октября.

Новый срок уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

О продлении периода, в течение которого организации и индивидуальные предприниматели обязаны уведомить персонал о переходе на ЭТК (электронные трудовые книжки), говорится в Правительственном Постановлении № 887 от 19.06.2020. Теперь работодатели вправе сделать это не позже 31 октября 2020 года. Способы уведомления они выбирают самостоятельно, указав их в локальных нормативных актах предприятия. Если в компании организован профсоюз, выбор способа делается с учетом его мнения.

Согласно ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019, регулирующего переход на электронные трудовые книжки, срок уведомления работников истекал 30.06.2020. Но Кабмин решил его продлить, так как из-за пандемии тысячи предприятий не работали, и, соответственно, недействующие кадровые службы не смогли своевременно проинформировать работников об изменениях трудового законодательства и введении ЭТК.

Что указывать в уведомлениях

Составленные в письменной форме и переданные работникам в указанный срок уведомления о трудовых книжках должны информировать их о нижеследующем:

• о поправках, внесенных в российское трудовое законодательство и в закон о персучете (о формировании сведений о стаже и трудовой деятельности работника в электронной форме – ст.1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019, ст.1, 2 закона № 439 от 16.12.2019);
• о возможности выбрать:
  
  • либо продолжение ведения бумажной ТК (согласно ст 66 ТК РФ), при этом будет вестись параллельное формирование бумажной и электронной трудовой книжки (то есть работодателю придется вести оба документа в отношении всех сотрудников, которые предпочтут этот вариант);
  • либо полный переход на ЭТК (ст. 66.1 ТК РФ), предполагающий отказ от ведения бумажного документа (в этом случае трудовая книжка будет выдана работнику на руки, и с момента, когда он распишется в получении, работодатель освобождается от обязанности ее вести и хранить);
• о сроке, в течение которого сотруднику нужно определиться с выбором варианта ТК – до 31 декабря 2020 года, включительно;
• о последствиях выбранного решения

О своем выборе работник заявляет в письменной форме. Отсутствие заявления от сотрудника с каким-либо решением означает, что работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку в бумажном варианте, вместе с подачей в ПФР электронных сведений о трудовой деятельности (п.2 ст.2 закона № 439-ФЗ).

Уведомление работника – сроки перехода на ЭТК

Формирование электронной трудовой книжки происходит путем подачи новой формы отчетности в Пенсионный фонд РФ, где фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника (форма СЗВ-ТД, утв. 25.12.2019 г. Постановлением Правления ПФР № 730п). Данная отчетность подается не позже 15 числа месяца, наступившего за месяцем, в котором произошли какие-либо кадровые мероприятия, но в отношении приема и увольнения работников с апреля действует особый срок - подать сведения нужно не позднее следующего рабочего дня за днем издания соответствующего приказа (Постановление Правительства от 26.04.2020 № 590).

Форма СЗВ-ТД передается в пенсионное ведомство, начиная с февраля 2020 года. То есть, ЭТК уже ведутся на всех работающих по трудовому договору граждан. Цель уведомления о переходе – выяснить, желает ли работник полностью перейти на цифровой аналог трудовой книжки, получая на руки «Сведения о трудовой деятельности», или продолжить ведение обычной бумажной трудовой.