Введение с 1 июля 2017 г. системы учета электронных больничных листов позволяет минимизировать риск ошибок бухгалтера при расчете пособий и ускорить процесс обмена сведениями с ФСС. Право оформления и выдачи такого типа листков нетрудоспособности предоставлено тем структурам, которые подключились к системе взаимодействия с Фондом соцстраха. Возможность применения электронных больничных наравне с обычными должна быть предусмотрена в учетной политике работодателя.
Электронный больничный – как он работает для кадровиков и бухгалтеров
Если компания перешла на работу с электронными больничными, о возможности их использования работодатель должен сообщить всем сотрудникам заранее.
Процедура создания, согласования и обработки электронного бланка больничного листа состоит из нескольких этапов:
- лечащий врач предлагает пациенту оформить вместо бумажного документа его электронный аналог;
- если физическое лицо дает согласие, происходит оформление электронного больничного с последующей отправкой его в базу данных Соцстраха (документ обязательно должен быть завизирован ЭЦП врача);
- как получить электронный больничный лист работодателю – врач выдает пациенту талон с номером документа, отправленного в ФСС, этот код сотрудник должен передать работодателю (в кадровую службу или бухгалтерию);
- работодатель запрашивает в системе и заполняет электронный бланк, подписывает его своей ЭЦП и отправляет в ФСС;
- работодателем выплачивается пособие с последующим возмещением средств из Соцстраха; в регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС, работодатель выплачивает больничный за первые 3 дня болезни, а Фонд оплачивает свою часть пособия напрямую работнику.
Кадровая служба и бухгалтерия должны иметь доступ к системе обмена электронными документами с ФСС. Это необходимо для возможности внесения в листок нетрудоспособности сведений, идентифицирующих работодателя, величину страхового стажа работника и условия расчета пособия. Кадровому инспектору или бухгалтеру необходимо зайти в личный кабинет страхователя на официальном сайте Фонда социального страхования, в меню «Электронные листки нетрудоспособности» найти по номеру документа требуемый бланк и запросить его получение.
Как работать с электронными больничными работодателю
Больничные листы в электронном формате составляются с использованием ресурсов информационной системы ЕИИС «Соцстрах». Работодателю информация по листу нетрудоспособности будет доступна при соблюдении ряда условий:
- предприятие или ИП подключилось к системе «Соцстрах»;
- у работодателя имеется установленное программное обеспечение для обмена данными с ФСС (программу можно скачать на сайте фонда бесплатно);
- обеспечен доступ к интернету;
- оформлена ЭЦП;
- подписано соглашение с Фондом социального страхования о согласовании порядка информационного взаимодействия.
Перед началом работы с электронными документами при начислении пособий по временной нетрудоспособности работодатель должен пройти процедуру первичной регистрации в системе «Соцстрах». Для этого можно воспользоваться действующей учетной записью на портале Госуслуг. На следующем этапе необходимо оформить электронную карточку данных о компании.
Если работники взяли электронные больничные листы, как заполнять? Пример их оформления не отличается от бумажного варианта листа нетрудоспособности. Электронный шаблон имеет те же графы и поля, работодатель должен указать в документе такие данные:
- название компании;
- штатная должность застрахованного лица;
- необходимо указать, основное это место его работы, или по совместительству;
- код СНИЛС (и ИНН при наличии его у работника);
- число лет страхового стажа, который влияет на процент выплаты пособия;
- средний показатель заработной платы и величина пособия с выделением сумм, выплачиваемых за счет ФСС и работодателя.
После внесения всех обязательных сведений и подписи ЭЦП необходимо сохранить изменения в документе. Информация автоматически отправляется в ФСС.
Таким образом, стандартная схема действий работодателя при внедрении системы электронного обмена данными по больничным листам выглядит так:
- Создание личного кабинета на сайте ФСС.
- Подтверждение доступа к ЭЦП, выбранной из списка сертификатов.
- Далее возможен просмотр информации по закрытым больничным листам.
- Для получения необработанных документов необходимо найти их по коду и сформировать электронный запрос.
- В рабочем окне выводится бланк больничного листа. Как распечатать электронный больничный лист – для этого достаточно войти в документ и выбрать нужную функцию. На этом этапе бланк можно экспортировать, заполнить, сохранить или распечатать.
- Расчет пособия и внесение обязательных данных в лист нетрудоспособности.
- Отправка данных в ФСС и выплата пособия работнику.