Как работать с электронными больничными работодателю

Введение с 1 июля 2017 г. системы учета электронных больничных листов позволяет минимизировать риск ошибок бухгалтера при расчете пособий и ускорить процесс обмена сведениями с ФСС. Право оформления и выдачи такого типа листков нетрудоспособности предоставлено тем структурам, которые подключились к системе взаимодействия с Фондом соцстраха. Возможность применения электронных больничных наравне с обычными должна быть предусмотрена в учетной политике работодателя.

Электронный больничный – как он работает для кадровиков и бухгалтеров

Если компания перешла на работу с электронными больничными, о возможности их использования работодатель должен сообщить всем сотрудникам заранее.

Процедура создания, согласования и обработки электронного бланка больничного листа состоит из нескольких этапов:

• лечащий врач предлагает пациенту оформить вместо бумажного документа его электронный аналог;
• если физическое лицо дает согласие, происходит оформление электронного больничного с последующей отправкой его в базу данных Соцстраха (документ обязательно должен быть завизирован ЭЦП врача);
• как получить электронный больничный лист работодателю – врач выдает пациенту талон с номером документа, отправленного в ФСС, этот код сотрудник должен передать работодателю (в кадровую службу или бухгалтерию);
• работодатель запрашивает в системе и заполняет электронный бланк, подписывает его своей ЭЦП и отправляет в ФСС;
• работодателем выплачивается пособие с последующим возмещением средств из Соцстраха; в регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС, работодатель выплачивает больничный за первые 3 дня болезни, а Фонд оплачивает свою часть пособия напрямую работнику.

Кадровая служба и бухгалтерия должны иметь доступ к системе обмена электронными документами с ФСС. Это необходимо для возможности внесения в листок нетрудоспособности сведений, идентифицирующих работодателя, величину страхового стажа работника и условия расчета пособия. Кадровому инспектору или бухгалтеру необходимо зайти в личный кабинет страхователя на официальном сайте Фонда социального страхования, в меню «Электронные листки нетрудоспособности» найти по номеру документа требуемый бланк и запросить его получение.

Как работать с электронными больничными работодателю

Больничные листы в электронном формате составляются с использованием ресурсов информационной системы ЕИИС «Соцстрах». Работодателю информация по листу нетрудоспособности будет доступна при соблюдении ряда условий:

• предприятие или ИП подключилось к системе «Соцстрах»;
• у работодателя имеется установленное программное обеспечение для обмена данными с ФСС (программу можно скачать на сайте фонда бесплатно);
• обеспечен доступ к интернету;
• оформлена ЭЦП;
• подписано соглашение с Фондом социального страхования о согласовании порядка информационного взаимодействия.

Перед началом работы с электронными документами при начислении пособий по временной нетрудоспособности работодатель должен пройти процедуру первичной регистрации в системе «Соцстрах». Для этого можно воспользоваться действующей учетной записью на портале Госуслуг. На следующем этапе необходимо оформить электронную карточку данных о компании.

Если работники взяли электронные больничные листы, как заполнять? Пример их оформления не отличается от бумажного варианта листа нетрудоспособности. Электронный шаблон имеет те же графы и поля, работодатель должен указать в документе такие данные:

• название компании;
• штатная должность застрахованного лица;
• необходимо указать, основное это место его работы, или по совместительству;
• код СНИЛС (и ИНН при наличии его у работника);
• число лет страхового стажа, который влияет на процент выплаты пособия;
• средний показатель заработной платы и величина пособия с выделением сумм, выплачиваемых за счет ФСС и работодателя.

После внесения всех обязательных сведений и подписи ЭЦП необходимо сохранить изменения в документе. Информация автоматически отправляется в ФСС.

Таким образом, стандартная схема действий работодателя при внедрении системы электронного обмена данными по больничным листам выглядит так:

1. Создание личного кабинета на сайте ФСС.
2. Подтверждение доступа к ЭЦП, выбранной из списка сертификатов.
3. Далее возможен просмотр информации по закрытым больничным листам.
4. Для получения необработанных документов необходимо найти их по коду и сформировать электронный запрос.
5. В рабочем окне выводится бланк больничного листа. Как распечатать электронный больничный лист – для этого достаточно войти в документ и выбрать нужную функцию. На этом этапе бланк можно экспортировать, заполнить, сохранить или распечатать.
6. Расчет пособия и внесение обязательных данных в лист нетрудоспособности.
7. Отправка данных в ФСС и выплата пособия работнику.