База данных электронных трудовых книжек (ЭТК) формируется Пенсионным фондом на основе полученных от работодателей сведений. Обязанность передачи информации о кадровых событиях закреплена в законе о персучете от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Сведения подаются на лиц, работающих по трудовому договору. Расскажем о том, в каких случаях подается СЗВ-ТД, если не было кадровых изменений.
Когда формируется отчет
Порядок заполнения формы изложен в постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Установлено, что отчет СЗВ-ТД подается, если (п. 1.6 Порядка):
- произошло кадровое событие, подлежащее отражению в ЭТК;
- от работающего получено заявление о варианте ведения записей о работе – продолжение ведения бумажной трудовой, либо предоставление сведений о трудовой деятельности.
К кадровым событиям относят любые факты, напрямую связанные с трудоустройством (прием, увольнение, перевод, повышение квалификации, запрет, установленный на занятие определенной должности по судебному решению, переименование работодателя и т.д.).
Сроки представления
Сначала сроки представления СВЗ-ТД были едиными. Заполнить и сдать отчет по любым кадровым мероприятиям полагалось не позднее 15-го числа следующего месяца. Но с апреля 2020 г. работодателей обязали сообщать о принятых и уволенных лицах не позже следующего рабочего дня с момента издания соответствующего распоряжения (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590). По остальным кадровым перемещениям сроки остались прежними – 15 число следующего месяца.
На бумаге СЗВ-ТД можно сдавать предприятиям и ИП, у которых работает менее 25 человек. Работодатели с большей численностью отправляют СЗВ-ТД в электронном варианте, подписывая документ усиленной ЭЦП.
Нужен ли отчет СЗВ-ТД, если нет кадровых изменений
Порядком заполнения формы предусмотрено, что обязанность по представлению СЗВ-ТД возникает только при наличии кадровых мероприятий в отчетном периоде. Подавая в 2020 году отчет по сотруднику впервые, в нем отражают не только сведения об имевшем место событии в отчетном месяце, но также и о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 г., если работник трудился у данного работодателя (п. 1.7 Порядка).
Форма с нулевыми показателями ПФР в любом случае не нужна, так как фактических данных, подлежащих внесению в информационную базу, в таком документе нет. Соответственно, в 2020 году страхователи не сдают СЗВ-ТД, если нет кадровых событий по сотруднику в течение всего года, и им не подавалось заявление о форме ведения трудовой книжки.
Надо ли сдавать в 2021 г. СЗВ-ТД, если не было кадровых изменений
В феврале 2021 г. ПФР должен получить данные на всех лиц, работающих по трудовым договорам, даже при отсутствии каких-либо изменений по ним в 2020 году.
Не позднее 15.02.2021 г. работодатели обязаны передать сведения о последнем кадровом событии по состоянию на 01.01.2020 г. на сотрудников, в отношении которых не фиксировались никакие изменения за период с января по декабрь 2020 г., в т.ч. ими не подавались заявления о форме ведения трудовой книжки (п. 1.7 Порядка).
Таким образом, отсутствие по конкретному работнику кадровых событий в 2020 г. и в январе 2021 г., все равно будет основанием для подачи по нему СЗВ-ТД в феврале 2021 года.
Пример
В ООО «Стройматериалы» трудятся 2 человека. Директор Иванов А.С. работает с 10 июня 2015 г. Панькова Н.М. принята главным бухгалтером в феврале 2020 г. В октябре 2020 г. Панькова написала заявление о выборе бумажной трудовой книжки, директор о своем выборе так и не сообщил. Других кадровых событий в организации в течение 2020 г. и в январе 2021 г. не было.
Поскольку сведения СЗВ-ТД на Панькову уже передавались в ПФР (в марте и в ноябре 2020 г.), в феврале 2021 г. общество заполняет и сдает СЗВ-ТД за январь 2021 г. только на директора. В отчете отразится факт приема на работу Иванова А.С. 10.06.2015 г. – это последнее кадровое событие по состоянию на 01.01.2020 г.
Итак, в феврале 2021 отчет в обязательном порядке сдается на сотрудников, сведения СЗВ-ТД по которым ранее вообще не передавались в ПФР. По остальным работникам январский СЗВ-ТД, если нет кадровых изменений в январе 2021 г., не формируется. Повторно одни и те же сведения отражать в отчетности не требуется. Более того, ПФР не примет СЗВ-ТД с информацией, уже имеющейся в базе.
Санкции за опоздание со сдачей СЗВ-ТД в 2021 г.
В 2021 году ПФР станет наказывать за отсутствие, несвоевременное представление СЗВ-ТД или недостоверность информации, указанной в отчете, ссылаясь на ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ (закон от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Санкции предусмотрены для должностных лиц: это может быть предупреждение или штраф на сумму от 300 до 500 руб.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
