До конца 2020 года работники организаций и ИП должны написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о том, что они хотят и дальше вести бумажный документ. Предварительно работодатель обязан подготовить и до 30.06.2020 г. вручить всему персоналу уведомление о вводе электронных трудовых книжек.
Заявление на электронную трудовую книжку
Ст. 66.1 ТК РФ регламентирует порядок ведения информации о трудовой деятельности российских граждан в электронном виде, а в п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ сказано, что каждый работник должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения привычной трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или заявление на электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В 2020 году переход на цифровой формат осуществляется для всех в добровольном порядке. То есть, если сотрудник выразит пожелание сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель не имеет права отказать ему в этом. Гражданам, которые впервые будут устраиваться на работу в 2021 году, работодатели будут оформлять трудовые только в электронном виде. Бумажные книжки таким сотрудникам оформляться уже не будут, даже если они выразят такое пожелание.
Заявление о ведении электронной книжки подается по основному месту работы. Его могут написать сотрудники, которые попадают под следующие критерии:
- они были приняты в штат организации по трудовому договору;
- их бумажная трудовая книжка была заведена до 31.12.2020.
Если сотрудник выберет электронный формат, работодатель должен вернуть ему бумажную книжку. В ней необходимо сделать запись о том, что работник написал заявление о переходе на электронную трудовую. После выдачи трудовой книжки на руки организация-работодатель больше не будет нести ответственность за нее. Образец заявления на электронную трудовую книжку можно найти в конце статьи.
Читайте также: Как отказаться от электронной трудовой книжки
В какой срок нужно подать заявление
В п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ указано, что сотрудники организации обязаны сделать свой выбор до 31 декабря 2020 года. Но в части 6 этой же статьи прописано, что если в течение установленного срока гражданин не написал ни одно из заявлений, ему предоставлена возможность сделать это позже. Перечень лиц, которые смогут подать заявление в любое другое время, приведен в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ.
Отметим, что если работник не подал ни одного заявления, организация должна продолжать вести его бумажную книжку в прежнем порядке, параллельно формируя электронные сведения. Переход исключительно на электронный формат возможен только после получения согласия работника.
Читайте также: В какой программе вести электронные трудовые книжки
Надо ли регистрировать заявление?
В законодательстве отсутствует такое требование, поэтому окончательное решение работодатели будут принимать самостоятельно. Регистрация заявлений поможет упорядочить документооборот и избежать возможных конфликтов с персоналом и контролирующими ведомствами. Отметим, что если гражданин написал заявление, но подал его работодателю по истечении некоторого времени, в журнале регистрации фиксируют именно дату подачи.
Важные моменты составления заявления и его структура
Заявление на перевод на электронную трудовую книжку не имеет утвержденной законом формы. Работодатели самостоятельно разрабатывают бланки заявлений, ориентируясь на стандартные правила оформления документации такого плана. Разработанный работодателем бланк можно прилагать к уведомлениям о переходе на электронные трудовые, вручаемые работникам. Также сотрудник может написать заявление от руки в свободной форме. Главное, чтобы в документе была точно передана суть сделанного работником выбора и его можно было истолковать однозначно.
Заявление на ведение электронной трудовой книжки может иметь следующую структуру:
- «Шапка» заявления. Здесь нужно прописать наименование организации-работодателя и Ф.И.О. ее руководителя. Также в «шапке» указывают данные, позволяющие идентифицировать работника: должность, Ф.И.О.
- Основная часть. Здесь работник должен выразить свое согласие на отказ от бумажной книжки и предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном формате. В качестве основания можно указать ст. 66.1 ТК РФ.
- При желании можно указать ссылку на полученное уведомление. Это не обязательно, но если сотрудник укажет реквизиты уведомления, он поможет работодателю упростить ведение документооборота.
- Дата составления заявления и подпись сотрудника с расшифровкой. Без подписи заявление будет считаться недействительным.
Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки будет приведен далее. Взяв его за основу, вы сможете разработать аналогичное заявление для своей организации. Отметим, что заявление на сохранение бумажной книжки составляется по такому же образцу, разница заключается только в содержании основной части.
Предусмотрена ли ответственность для работодателей за отсутствие заявлений?
Законодательство предусматривает наказание за несвоевременное информирование персонала о предстоящем переходе на электронный формат и праве выбора формы трудовой книжки, а также за выдачу трудовых на руки без соответствующих заявлений. Размеры штрафов предусмотрены в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с этой статьей, руководителям организаций и ИП придется уплатить штраф в размере 1000-5000 руб. Для юридических лиц предусмотрены более крупные штрафы: от 30 до 50 тыс. руб.
