Когда сдавать СЗВ-ТД при увольнении сотрудника

При расторжении трудового договора с сотрудником работодатель обязан отчитаться в ПФР по форме СЗВ-ТД. Сроки сдачи при увольнении работников для данной отчетности более сжатые, чем для подачи сведений о прочих кадровых мероприятий.

Какой применяется бланк для сведений об увольнении

Бланк при увольнении сотрудника используется тот же, что и для информирования Пенсионного фонда о других кадровых перемещениях. Форма СЗВ-ТД введена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п (приложение 1).

Когда сдавать СЗВ-ТД при увольнении сотрудника

Направить в ПФР отчет со сведениями о расторжении трудового договора работодателю необходимо не позже следующего дня (рабочего) после даты издания приказа, либо иного распорядительного документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений. Такой срок подачи СЗВ-ТД при увольнении сотрудника в 2020 г. утвержден Постановлением Правительства от 26.04.20 № 590.

Если сразу за днем издания приказа об увольнении наступают выходные, то СЗВ-ТД сдается не позже первого рабочего дня, следующего за ними.

Пример

В ООО «Вектор» последний рабочий день увольняющегося токаря Иванова - пятница 27 ноября 2020 г. В этот же день издан приказ об увольнении. СЗВ-ТД бухгалтер общества сдаст в ПФР в понедельник 30.11.2020 г. - сразу после выходных.

В случае, когда сам день оформления приказа является выходным, отчетность переносится на ближайший рабочий день, следующий за датой издания распорядительного документа.

Для праздничных дней применяются такие же правила – отчет без нарушения сроков можно сдать в первый день выхода на работу.

Пример

Сотрудник увольняется по собственному желанию. Приказ оформили 31.12.2020 г. Не успев сдать СЗВ-ТД в последний день текущего года, бухгалтер отправит отчет в ПФР в первый рабочий день после новогодних каникул -11.01.2021 г. (с 1 по 10 января 2021 г. по производственному календарю - нерабочие праздничные дни).

В случае оформления отпуска с последующим увольнением приказ будет издан ранее, чем наступает дата фактического расторжения договора, но ориентироваться по сроку представления СЗВ-ТД все равно следует на дату оформления приказа. Дата кадрового события (увольнения) в этом случае окажется более поздней, чем текущая дата и дата заполнения. Несмотря на то, что программа проверки правильности заполнения отчета выдаст ошибку (код 20), она не является критичной, и ПФР примет отчет.

Пример

Работник написал заявление на отпуск с 23 по 30 ноября 2020 г. с последующим увольнением. Дата увольнения в этом случае – последний день отпуска, т.е. 30.11.2020г. Приказ был издан в пятницу 20.11.2020 г. В отчете будет отражена дата увольнения 30.11.2020 (графа 2) и дата приказа – 20.11.2020 (графа 8). Сдать отчет в ПФР нужно не позднее понедельника 23.11.2020г.

В 2021 г. сроки подачи СЗВ-ТД при увольнении не меняются - на заполнение и отправку отчета у работодателя есть всего 2 рабочих дня, считая день увольнения (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Какие сведения отражаются при увольнении в СЗВ-ТД

Сначала в документе заполняются основные реквизиты работодателя, затем данные сотрудника, отчетный период. Далее указывается информация в таблице, относящаяся к трудовой деятельности. Однако заполнение ее может отличаться в зависимости от фактических обстоятельств.

В случае, когда работодатель ранее уже сдавал СЗВ-ТД по данному сотруднику, в табличной части он указывает только факты, относящиеся к увольнению, а также иным кадровым событиям, имевшим место в месяце увольнения. Если же ранее СЗВ-ТД не подавалась, сначала заполняется строка о последнем кадровом событии, которое имело место до 01.01.2020 г. (например - прием на работу или перевод). Затем указываются мероприятия в месяце расторжения договора, причем, их может быть несколько, например, присвоение новой квалификации, подача заявления о форме трудовой книжки, а затем увольнение.

В определенном случае работодателю придется заполнить в одном месяце две формы СЗВ-ТД по одному работнику. Такое произойдет, например, если сотрудником в предыдущем месяце было подано заявление о выборе трудовой книжки на бумажном или электронном носителе, либо имело место другое кадровое событие (кроме приема на работу), то есть, отчетные периоды такого события и увольнения относятся к разным месяцам.

Связано это с тем, что сроки для таких случаев установлены разные (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ):

• сроки подачи СЗВ-ТД при увольнении (а также приеме на работу) - не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа;
• сроки подачи отчета в остальных случаях – не позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Пример

Сотрудник был принят на работу 20.12.2019 г. Заявление о продолжении использования бумажной трудовой книжки работник отдал в отдел кадров 18.11.2020 г. В декабре 2020 г. он решил уволиться. Приказ о расторжении трудовых отношений издан 23.12.2020 г. До увольнения компания в ПФР СЗВ-ТД по сотруднику не передавала. В декабре отдел кадров компании подает на сотрудника 2 отчета:

• в срок до 15.12.2020 - за ноябрь 2020 г., в котором отражает прием на работу 20.12.2019 (последнее событие по состоянию на 01.01.2020) и дату подачи заявления,
• не позднее 24.12.2020 – отчет за декабрь, в котором отражается факт увольнения.

Если бы заявление о выборе ТК было подано в декабре, все вышеуказанные сведения можно было бы включить в один отчет за декабрь, представив его в ПФР не позже 24.12.2020.  

Работодатели, у которых по итогам предыдущего месяца трудится менее 25 человек, могут выбрать, как заполнить отчетность – на бумаге или электронно (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Остальные представляют только электронную форму СЗВ-ТД при увольнении. Сроки передачи отчета от выбранного формата не зависят.

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.