Обязательные реквизиты счета-фактуры

Общие положения

Форма СФ утверждена постановлением № 1137 от 26.12.2011 (в ред. от 16.08.2024), ее реквизиты прописаны и в НК РФ.

Обязательные реквизиты счета-фактуры определены несколькими пунктами статьи 169 НК РФ, каждым из которых следует руководствоваться при выполнении определенной операции. Так, при оформлении:

• реализации товара (услуг, работ) — применяют п. 5 ст. 169 НК РФ;
• получения предоплаты — п. 5.1;
• корректировок, изменяющих указанные ранее объемы поставок или цены, стоимость и сумму исчисленного налога — п. 5.2;

Подписывают счет-фактуру, придерживаясь правил, прописанных в п. 6 ст 169 НК РФ. Это обязанность руководителя и главного бухгалтера. При оформлении приказа по организации или доверенности на представление интересов фирмы подпись могут поставить уполномоченные лица. ИП подписывает СФ сам либо делегирует полномочия другому лицу доверенностью от ИП, а в СФ указывает реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП.

Электронную версию документа подписывают усиленной квалифицированной ЭП.

Читайте также: Счет-фактура по доверенности: образец

Обязательные реквизиты счета-фактуры 2024 года

Наиболее полно в НК РФ представлен набор обязательных реквизитов для счета-фактуры, сопровождающего поставку товара, выполнение работы или оказание услуги.

Обязательными реквизитами счета-фактуры являются:

• номер и дата СФ (если оформляют исправительный вариант СФ, то заполняют и строку номера исправления, а если нет — в поле с исправлением ставят прочерк);
• данные обеих сторон сделки — названия компаний (Ф. И. О. ИП), адрес (место прописки ИП), ИНН, КПП (ИП не указывает КПП);
• наименования и адреса отправителя и получателя груза;
• при получении аванса — реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается СФ). Это не касается получение аванса с применением безденежной формы расчетов (тогда проставляется прочерк);
• код и наименование валюты, которая используется в расчетах;
• идентификатор госконтракта — если сделка оформлена подобным контрактом, соглашением;
• наименование товара/услуги/работы без НДС, единица измерения, величина акциза, ставка и размер НДС, общая стоимость поставки;
• страна - производитель товара (цифровой код и краткое наименование);
• регистрационный номер таможенной декларации, если товар ввезен в РФ;
• регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (+ код и условное обозначение, количество и стоимость прослеживаемых товаров без НДС) — при оформлении СФ по прослеживаемым товарам;
• подписи ответственных за оформление СФ лиц.

В зависимости от характера сделки и специфики товара в СФ можно не заполнять:

• КПП продавца/покупателя, например, по сделкам, проводимым ИП (для них КПП не предусмотрен законодательством, КПП — обязательный реквизит в счет-фактуре для юрлиц);
• строки со седениями о грузоотправителе и получателе груза — например, в счетах-фактурах на работы или услуги;
• единица измерения, количество и цена (при невозможности указания цены за единицу);
• код вида товара, если он не поставляется в государства – члены ЕАЭС;
• сведения о зарубежном производстве товара (страна происхождения, цифровой код и краткое наименование), если он выпущен в РФ;
• идентификатор госконтракта, если его не заключали.

Прочерки в счете-фактуре в незаполненных строках и графах ставить не нужно. При отсутствии показателей в графах 1б, 2, 2а, 3 и 4 счета-фактуры можно проставлять прочерки.

В СФ, выставляемом при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) в строках 3, 4 и 5а, и графах 2 - 6 и 10 - 14 можно проставить прочерки.

Отсутствие, по закону, данных по налогам фиксируют так: в графах 6, 7, 8 делают записи «без акциза» и «без НДС» (ее вносят в поля, отведенные для ставки и суммы налога).

Существенные ошибки в счете-фактуре

Заметим, что не менее важно не только заполнить все обязательные реквизиты, но и сделать это правильно. Так, не удастся получить вычет НДС по счету-фактуре, если в нем будут допущены ошибки в указании:

• названия продавца/покупателя и их ИНН (дает возможность идентифицировать их в базе ИФНС);
• адреса сторон сделки (т.е. места регистрации предприятия, прописки ИП, а не места отгрузки или фактический адрес, который не соответствует данным ЕГРИП или ЕГРЮЛ);
• кода валюты;
• в названии товара (работ, услуг), в количестве, цене и расчетных данных по общей стоимости и величине НДС;
• налоговой ставки.

Несущественные ошибки в счете-фактуре

Бывает так, что допущены неточности, не мешающие правильной идентификации сторон сделки, сущности сделки, и не влияющие на возможность получения налогового вычета. Например, это:

1. Опечатки в наименовании и адресе покупателя или продавца — в частности, это замена прописных букв на строчные в названиях продавца, покупателя, или лишние символы (тире, запятые), сокращения в адресе, замена прописных букв на строчные или наоборот, смена местами слов, доп. указание страны, если в ЕГРИП или ЕГРЮЛ этого нет.
2. Не соблюдение нумерации СФ.
3. Указание графического символа рубля, а не наименования валюты.
4. Указание кода вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС при реализации товаров на территории РФ. 
5. Прочерк вместо фразы "без акциза" в графе 6 СФ.
6. Отсутствие в гр. 7 "Налоговая ставка" СФ символа "%".

Перечисленные ошибки не опасны и документ будет принят ИФНС.

Обязательные реквизиты счета-фактуры для вычета НДС при оформлении аванса

Поступившая предоплата оформляется той же формой СФ, но заполняют ее несколько иначе.  В таких случаях не отражают сведения о грузоотправителе и получателе и о документе об отгрузке, поскольку факта отгрузки еще не произошло. А вот указать реквизиты сопровождающей аванс платежки (номер и дату) необходимо.

Указывают и сумму произведенной оплаты в счет будущей поставки (столбец 9 СФ). Исчисляют налог по авансам по расчетной ставке (20/120 либо 10/110), которую указывают в столбце 7 СФ, а размер налога - в столбце 8.

При получении суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) налогоплательщиками, использующими право на освобождение от НДС в соответствии со ст. 145, 145.1 НК РФ, авансовый СФ продавцом не составляется.

При оформлении СФ по предоплате (частичной оплате), полученной по договорам, предусматривающим разные сроки поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), суммы этой оплаты в отдельные позиции не нужно выделять.

В "авансовом" СФ по договору поставки с разными ставками НДС допускается указание обобщенного наименования товаров с указанием налоговой ставки 20/120.

Особенности корректировочного счета-фактуры

В отличие от СФ по отгрузке, в корректировочном варианте этой формы (приложение № 2 к постановлению № 1137) кроме информационного блока, присутствуют строки для указания:

• номера и даты корректировки и данных исходного, подлежащего изменениям, документа;
• количества, цены – скорректированных и исходных данных;
• данных об изменении стоимости без налога и с налогом, величин НДС (скорректированных и исходных), разницы между показателями.

Читайте также: Корректировочный или исправленный счет-фактура: разница

Итоги

Счетом-фактурой подтверждают факт отгрузки товара, выполнения работы либо оказания услуги. При наличии СФ можно заявить вычет по НДС. Какие реквизиты счета-фактуры являются необходимыми для заполнения СФ и получения налогового вычета, а какими можно пренебречь без потери данной возможности, рассказано выше в материале.