Электронные счета-фактуры

15.05.2019
0
Команда СП

Являющийся важным звеном в налоговом учете и законным аргументом для возмещения из бюджета сумм НДС, выставленных поставщиком при продаже товаров/услуг, счет-фактура (СФ) наряду с традиционным оформлением в бумажном варианте может иметь и электронный формат. Выписка электронных счетов-фактур стала возможна с утверждением специального Порядка выставления/получения СФ в электронном виде по ТКС (приказ Минфина РФ № 174н от 10.11.2015). Поговорим об особенностях выставления этих документов.

Счета-фактуры в электронном виде

Возможность применения электронных счетов-фактур (ЭСФ) зафиксирована в п. 1 ст. 169 НК РФ. ЭСФ вправе выставлять продавцы, комиссионеры, агенты (налоговые и работающие по агентским договорам). При обмене ЭСФ компании обязаны руководствоваться утвержденным Порядком, где прописаны основные критерии, не противоречащие ст. 169 НК:

  • Обе стороны согласны на применение электронного варианта СФ;

  • Контрагенты имеют возможность и соответствующее оборудование для приема-обработки ЭСФ;

  • ЭСФ оформляются по утвержденному формату и заверяются квалифицированной электронной подписью.

Форма электронных счет-фактур

Счет-фактура по НДС (электронная версия) является столь же юридически значимым документом, как и бумажный. В нем содержатся те же реквизиты и сведения, подписывается он руководителем компании или уполномоченным сотрудником. Электронный документ так же, как и бумажный, регистрируют в журнале учета и книгах продаж/покупок. Хранить их в электронном виде компания должна на протяжении 4-х лет.

Формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС № ММВ-7-15/155 от 24.03.2016. Утвержденный формат действителен до конца 2019г., хотя с учетом изменений в налоговом законодательстве ФНС издала новое распоряжение № ММВ-7-15/820 от 19.12.2018, утвердившее с 02.02.2019 обновленную редакцию формата, в котором изменена величина налоговой ставки – 20% вместо 18%, и введена строка «Код вида товара». В течение 2019 года компании могут применять предыдущую форму электронного документа, поскольку обязательным новый формат станет лишь с 01.01.2020г.

Как отправить электронную счет-фактуру

Разница между применяемыми видами документа (бумажным и электронным) предполагает и некоторые отличия в работе с ними. Формирование и отправка ЭСФ контрагенту регулируется Порядком обмена, утвержденным приказом № 174н, которым предусмотрен особый порядок действий.

Прежде, чем выписать электронную счет-фактуру, необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в специализированном аккредитованном удостоверяющем центре (любом из действующих на сегодняшний день). Полный перечень этих центров представлен на сайте Минкомсвязи

Доставлять электронные счет-фактуры вправе лишь операторы электронного документооборота (ОЭД). Эти компании обеспечивают форматный контроль ЭСФ, осуществляют техническую поддержку электронного документооборота счетов-фактур между организациями, гарантируют доставку ЭСФ и оформляют документы, подтверждающие ее исполнение. Их деятельность регулируется приказом ФНС № ММВ-7-6/253 от 20.04.2012, а перечень этих предприятий фигурирует на официальном сайте ФНС.

Этапы обмена ЭСФ таковы: 

  • Поставщик составляет и отправляет файлом через оператора ЭСФ, подписанный руководителем;

  • Через сервис оператора, фиксирующего дату получения, файл поступает покупателю;

  • Получив ЭСФ, покупатель проверяет подлинность подписи продавца и направляет извещение о получении оператору (поставщику - по договоренности).

Дата выставления и получения ЭСФ

Моментом выставления ЭСФ является дата, указанная в подтверждении оператора о поступлении документа на сервер. Согласно Порядку обмена, передача ЭСФ сопровождается формированием следующих технических документов:

  • подтверждения о датах получения и отправления ЭСФ, направляемые впоследствии оператором обоим партнерам;

  • оба контрагента заверяют и переправляют оператору извещения о поступлении подтверждения;

  • при поступлении ЭСФ покупателю автоматически создается соответствующее извещение, которое он заверяет и направляет поставщику;

  • ОЭД формирует подтверждение о дате отправки этого извещения и отправляет его покупателю;

  • у покупателя формируется уведомление о получении подтверждения.

Таким образом происходит обмен информацией о передаче ЭСФ. Все подобные извещения формируются автоматически, фиксируя конкретную дату выставления электронных счетов-фактур и исключая путаницу в числах. Их формирование необходимо при возникновении споров с ФНС или между партнерами, разрешающихся при помощи сведений протокола передачи документов ОЭД, в котором отражаются все реквизиты передачи ЭСФ – даты отправки и поступления, подписи адресатов.

Как правило, электронный документооборот исключает возможность дублирования ЭСФ бумажным вариантом счета-фактуры, но при возникновении различных обстоятельств, например, технической невозможности вовремя отправить документ, допускается оформление обычного СФ и передача его по почте.

Факт передачи ЭСФ указывается поставщиком - в книге продаж (регистрируется обязанность уплаты НДС), покупателем – в книге покупок (возникает право на налоговый вычет). Особых правил для этого не предусмотрено, порядок внесения записи тот же, что и для бумажного аналога СФ. Все счета-фактуры (первичные, исправленные, корректировочные), составленные на любом носителе, подлежат единой регистрации.

Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры в 2019 году

При обнаружении ошибок в ЭСФ их исправление осуществляется составлением новых документов – исправленных (если допущена неточность в отражении реквизитов или ошибка в сумме) или корректировочных (если после завершения операции произошло изменение цены). Выставление исправленного варианта ЭСФ аналогично описанному выше порядку передачи первичного документа.

Для внесения исправлений покупатель через ОЭД направляет продавцу уведомление об уточнении данных счета. Получив его, поставщик устраняет неточности и направляет покупателю исправленный ЭСФ.

Оставить комментарий