Прослеживаемые товары - счет-фактура или УПД?

Прослеживаемые товары: правильное оформление счетов-фактур

Начиная с 01.01.2026 допускается использование рекомендуемой формы счета-фактуры, приведенной в Письме ФНС № СД-4-3/11730@ от 26.12.2025, до утверждения нового формата. В рекомендованной версии есть строка 5б и дана более детальная расшифровка графы 14, а также внесены небольшие изменения для заполнения ИП.

В целом новый вариант документа будет незначительно отличаться от предложенной ФНС версии.

Счет-фактура по операциям с прослеживаемыми товарами: действия продавца

При совершении операций с прослеживаемыми товарами продавцы, уплачивающие НДС, чаще всего формируют счета-фактуры в электронном формате. Такие товары могут реализовываться напрямую либо являться частью работ или услуг (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).

Однако электронный формат счета-фактуры не содержит отдельного элемента, характеризующего информацию об авансовом счете-фактуре, в ситуации формирования документа при реализации товара в счет принятого аванса. Такие сведения рекомендуется указывать в названии файла обмена «Сведения о сопроводительных документах, уточняющих обстоятельства факта хозяйственной жизни» аббревиатурой «АСЧФ» (Письмо ФНС от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@).

Требование о выставлении счетов-фактур актуально даже в тех случаях, когда покупатель не обязан уплачивать НДС.

Порядок выставления электронных счетов-фактур приведен в Готовом решении в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

Прослеживаемые товары: шифрование счетов-фактур

При создании счетов-фактур с прослеживаемыми товарами с соответствующими реквизитами их не нужно шифровать в случае передачи по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Канал передачи данных при этом не имеет значения (Письмо ФНС от 12.07.2021 № СД-4-26/9778@). Это существенно упрощает процесс обмена документами для большинства участников рынка, использующих электронный документооборот.

Операции с товарами, имеющими признаки прослеживаемости, могут производиться и в рамках госзакупок. В этом случае все электронные документы (в т. ч. счета-фактуры) создаются на основе Единой информационной системы (ЕИС), применяемой в работе с государственными закупками. Такие документы на основании Порядка, утвержденного Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н, шифровать необходимо. Это связано с повышенными требованиями к конфиденциальности информации в рамках государственного контракта и защитой данных от несанкционированного доступа третьих лиц.

Бумажный счет-фактура на прослеживаемые товары

Электронные варианты счетов-фактур на прослеживаемые товары обязательны не во всех случаях (как при прямой реализации, так и при выполнении работ). Согласно Письму ФНС от 03.12. 2021 № ЕА-4-15/16911@, бумажный счет-фактура может применяться в следующих ситуациях:

• реализация товаров, которые не будут связаны с предпринимательской деятельностью (физические лица используют их для личных и семейных нужд);
• продажа товаров самозанятым;
• реализация товаров на экспорт;
• реализация либо перемещение товаров на территории стран – членов ЕАЭС;
• продажа товаров (или их передача в рамках работ) в рамках международных контрактов дип. представительствам, консульским учреждениям и пр. – важно отметить, что данные товары должны использоваться официально.

ВАЖНО! Если при реализации прослеживаемого товара ошибочно выставлен бумажный счет-фактура вместо электронного, это не может служить основанием для отказа в вычете НДС.

Прослеживаемые товары: дополнительные реквизиты в счете-фактуре

Счет-фактура на операции с прослеживаемыми товарами должен содержать особые реквизиты:

• рег. номер декларации или партии на прослеживаемые товары (РНПТ) заполняется в графе 11;
• единицы измерения, соответствующие Общероссийскому классификатору, – в графах 12 (код) и 12а (условное обозначение) – чаще всего используется код ОКЕИ 796 (штука), но могут применяться и другие единицы в зависимости от типа товара;
• количество реализуемого товара проставляется в графе 13;
• для указания стоимости товаров предусмотрена графа 14 – важно отметить, что даже если этот параметр не заполнен, покупатель сможет получить вычет НДС (Письмо ФНС от 30.09.2024 № ЕА-4-26/11135@). 

Основные правила оформления счетов-фактур на прослеживаемые товары

Если товары имеют одинаковое наименование и единицы измерения, сведения о них должны располагаться в одной строке. В счете-фактуре к этой строке необходимо прописать подстроки (графы 11–14) для каждого РНПТ. Это позволяет группировать однородную продукцию, сохраняя при этом индивидуальную прослеживаемость каждой партии.

Если счет-фактура на прослеживаемые товары связан с товарами, реализуемыми как часть выполненных работ, формат документа имеет следующие особенности:

• Наименование работ заполняется в графе 1а. Наименования прослеживаемых товаров, относящихся к этим работам, можно прописать в подстроке графы 1а (но это необязательно).
• Реквизиты прослеживаемых товаров заполняются в графах 11–14 (в подстроках строки, где указаны работы). Реквизиты следует указать по каждому РНПТ.
• Декларации на товары служат источником для заполнения граф 10 и 10а, где продавец указывает информацию о стране производства. Эти сведения можно найти и в других сопроводительных документах, переданных поставщиком. Для товаров, ввезенных в РФ с территории государств ЕАЭС, таможенная декларация не требуется. Следовательно, графа 10 заполняется при наличии сведений от поставщика, указанных в его счете-фактуре (Письмо ФНС от 05.04.2024 № ЗГ-2-15/5332@).

Количественную единицу измерения товара нужно указать в графах 12 и 12а на основании Перечня прослеживаемых товаров.

Особенности корректировочного счета-фактуры на прослеживаемые товары

Форма корректировочного счета-фактуры определена Приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. В настоящее время она также дорабатывается. Однако даже после внесения изменений будет предусмотрен переходный период: в течение года можно будет применять как текущую, так и обновленную версию.

До внесения изменений рекомендуется использовать формат, утвержденный вышеуказанным Приказом. Им же нужно руководствоваться при указании стоимости в формате отдельного показателя. Стоимость прослеживаемого товара в таком случае можно прописать:

• посредством элемента «Идентификатор» таблицы 5.13 (графа 14);
• посредством элемента «Значение» — здесь можно отразить стоимость всех товаров (по определенному РНПТ).

Графы 10 и 10а заполняются аналогично (посредством элемента «ИнфПолФХЖ2» — «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 2»).

Формирование корректировочного счета-фактуры без наименований и значений указанных элементов (до изменения утвержденного формата) не может быть причиной отказа в вычете НДС. При этом номер и дата корректировочного документа должны быть уникальными в рамках налогового периода, чтобы избежать дублирования записей в книге продаж и книге покупок.

Как действовать покупателю при получении счета-фактуры по прослеживаемым товарам

Покупатель прослеживаемых товаров должен иметь возможность получать счета-фактуры по ТКС. Надлежащим образом обеспечить это нужно, если передача товаров происходит как часть выполненных работ (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).

Покупатель обязан проверить наличие РНПТ в счете-фактуре и корректность его заполнения. При отсутствии РНПТ необходимо обратиться к поставщику с требованием оформить документ правильно. Если у поставщика нет РНПТ на товар, его обязанностью является оформление специального уведомления для ФНС РФ. Кроме того, покупатель должен зарегистрировать полученный счет-фактуру в журнале учета полученных счетов-фактур. Это необходимо для сверки данных с налоговой инспекцией и подтверждения права на вычет. В случае выявления расхождений между данными продавца и покупателя в системах ФНС именно журнал учета служит первичным доказательством получения документа.

Случаи оформления УПД в отношении прослеживаемых товаров

Требование о формировании УПД содержится в Положении о национальной системе прослеживаемости товаров. Универсальный передаточный документ нужно формировать, если соблюдается хотя бы одно из условий:

• продавец не уплачивает НДС (применяет спецрежим или освобожден от уплаты);
• контрагент является комиссионером и реализует товар в интересах партнера, не обязанного уплачивать НДС;
• комиссионер покупает товары в интересах партнера на основании договора;
• комитент действует через агента, выставляя товары на продажу в соответствии с договором.

Важно правильно указать статус документа в УПД. Для прослеживаемых товаров статус должен соответствовать типу операции (например, статус «1» означает, что документ заменяет и счет-фактуру, и передаточный акт). Ошибочный выбор статуса может привести к тому, что документ не будет принят системой прослеживаемости.

Особенности оформления УПД в отношении прослеживаемых товаров

УПД создается по определенному формату счета-фактуры, представленному в Постановлении Правительства № 1137 от 26.12.2011. По этой форме можно составлять УПД до вступления в силу новых изменений счета-фактуры (новая строка 5б и замена показателя для ИП). В остальном различий с текущей версией нет.

Создание и передачу УПД на прослеживаемые товары, так же, как и счетов-фактур, необходимо организовать по ТКС. Операции с товарами, на которые составлен УПД, нужно фиксировать в специальном отчете. Подписывать УПД должны уполномоченные лица: руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо иное лицо, действующее на основании доверенности. Данные о доверенности должны быть корректно внесены в реквизиты подписанта в электронном документе.

Когда УПД не нужен при работе с прослеживаемыми товарами

Универсальный передаточный документ не требуется в следующих случаях:

• товары продаются или передаются физическим лицам для личных или семейных целей (не связаны с коммерческой деятельностью);
• товары реализуются учреждениям (консульствам, дип. представительствам, международным организациям) при условии официального использования и работы по международным договорам;
• товары реализуются самозанятым;
• товары идут на экспорт (в т. ч. в страны ЕАЭС).

Правила оформления УКД для операций с прослеживаемыми товарами

При изменении цены или количества товаров может измениться их стоимость. В этом случае необходимо оформить УКД (Универсальный корректировочный документ), который также составляется в электронном формате и отправляется через ТКС.

При обмене универсальными УКД следует опираться на Формат, закрепленный Приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. При подготовке УКД следует применять те же правила, что и для корректировочных счетов-фактур (Письмо ФНС от 30.09.2024 № ЕА-4-26/11135@).

ВАЖНО! Посреднику, проводя операции с прослеживаемой продукцией от собственного имени, следует использовать адаптированные форматы УПД и УКД, которые приведены в Письме ФНС от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407.

УКД, касающийся прослеживаемых товаров, в обязательном порядке должен включать реквизиты прослеживаемости (пп. «г» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров). В ситуации, когда необходимо сформировать и направить в электронном виде корректировку к УПД, где отражена стоимость такой продукции, допустимо задействовать структуру элемента «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 2» (ИнфПолФХЖ2) из таблицы 5.12 действующего Формата. Аналогичный подход ФНС ранее разъясняла применительно к корректировочным счетам-фактурам (Письмо ФНС от 30.09.2024 № ЕА-4-26/11135@).

При приобретении товаров у организаций или ИП, которые не являются плательщиками НДС, необходимо получить УПД в электронной форме, зафиксировать в нем результаты приемки продукции и направить заполненный документ обратно продавцу по ТКС (пп. «ж» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров). На это покупателю отводится 5 календарных дней с момента получения товара. Нарушение этого срока может привести к блокировке операций у продавца.

Как действовать покупателю при получении УПД на прослеживаемые товары

Выступая в роли покупателя прослеживаемого товара, важно удостовериться, что в полученном УПД или УКД присутствует регистрационный номер партии товара (РНПТ) и что он указан верно. Это требование установлено пп. «з» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости. Систематические ошибки в реквизитах могут привести к расхождениям в системах налогового мониторинга, что спровоцирует дополнительные камеральные проверки и запросы пояснений.

Итоги

Для успешного соблюдения норм и правил, касающихся прослеживаемых товаров, важно отслеживать изменения в законодательстве, проверяя наличие обязательных элементов в документах и отчетах. Своевременность обновления программных учетных средств продавца поможет избежать ошибки при составлении счета-фактуры или УПД на прослеживаемые товары.