Форма УПД: образец заполнения 2024

УПД: что это такое в бухгалтерии?

Расшифровка УПД – универсальный передаточный документ.

Наверное, самый очевидный плюс формы УПД-2024 – это сокращение документооборота и экономия на бумаге.

Даже не являясь плательщиком НДС, вы имеете право оформлять документ для отражения отгрузочных операций. У компании есть возможность утвердить собственную форму или использовать рекомендованную ФНС (приложение к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96).

Если решите доработать форму, которую предложила ФНС, отказаться от счетов-фактур, то пропишите решение в учетной политике. В качестве приложения к учетной политике должны быть образцы разработанных форм.

Как разработать форму УПД, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как выглядит УПД, смотрите далее.

Скачать образец УПД

УПД подтверждает расходы по налогу на прибыль, вычеты по НДС, данные бухучета. Поэтому, чтобы не было претензий со стороны налоговиков при возможных проверках, учетную политику утверждайте до начала года.

Статусы УПД

В зависимости от статуса 1 или 2 меняется использование документа.

УПД со статусом 1 – это первичный документ (например, накладная на отгрузку) и счет-фактура.

Помним, что УПД – это не счет-фактура.

Письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298 говорит нам о том, что если выписываете отдельную накладную для отражения факта отгрузки, то дополнительно выписываете счет-фактуру, а не УПД.

Скачать образец ТОРГ-12

Скачать образец счета-фактуры

УПД статуса 2 – первичный документ на отгрузку.

В письмах ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910 и от 10.08.2018 № АС-4-15/15570 разъясняется, что в одном УПД можно показать разные операции: отгрузку товара и услуги по его доставке или монтажу. Если осуществляете доставку груза и оформляете УПД на услуги, не забудьте оформить ТН.

УПД или счет-фактура при получении аванса от покупателя? На полученный аванс выписывается только счет-фактура по форме, установленной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. С 01.07.2021 действует форма в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Этот бланк стал использоваться для операций с прослеживаемыми товарами и обязателен для применения всеми налогоплательщиками.

Бланк УПД 2024 и образец заполнения – 2024 можно скачать в начале данной статьи.

Форма электронного УПД утверждена приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.

Правила заполнения УПД

Если оформляете УПД со статусом 2, то он является первичным документом и необязательно заполнять все строки.

УПД статуса 1 – это первичка и счет-фактура. В этом случае обязательно заполнение всех реквизитов, а именно:

• реквизиты товарной накладной и ТТН заполняются по правилам, которые установлены для оформления этих документов (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• реквизиты счета-фактуры оформляйте по правилам оформления счетов-фактур (п. 5 ст. 169 НК РФ).

С 01.07.2021 в УПД должна быть новая строка (5а) и графа (1).

Использовать формы документа, которые действовали до 01.07.2021, нельзя.

Скачать бланк УПД нового образца можно далее.

Как правильно заполнить УПД

В счете-фактуре на отгрузку в строке 5а указывайте реквизиты первичного документа, на основании которого выставляете счет-фактуру. В счете-фактуре на аванс в строке 5а проставьте прочерк или оставьте строку пустой. В электронных счетах-фактурах на аванс этого реквизита нет.

Если указываете в счете-фактуре несколько операций, совершенных на основании разных первичных документов, в строке 5а нужно перечислить реквизиты всех этих документов (пп. 4 п. 5 ст. 169 НК и пп. «з_1» п. 1 Правил заполнения счетов-фактур).

Заполняйте УПД по общим правилам, если продаете или покупаете через обособленное подразделение (письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86).

В чем состоят различия в оформлении УПД и счета-фактуры?

В форме есть необязательный реквизит «М. П.», в счете-фактуре его нет вообще. Покупатель может принять УПД в качестве документа-подтверждения для вычета НДС и расходов по налогу на прибыль, даже если продавец не поставит на документе печать. Если продавец поставит на документе печать, в оттиске которой есть информация о полном наименовании организации – составителя документа, строки 14, 19 могут быть не заполнены.

Кто подписывает УПД

При заполнении формы важно, кто подписывает УПД.

Согласно разъяснениям ФНС в письме от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910, подписывать документы со стороны продавца и покупателя могут как разные лица, так и лица, наделенные комплексом полномочий. Не будет считаться нарушением, если подписывать документ будет один человек, главное, чтобы был издан приказ руководителя или доверенность от имени организации на право подписи в документе.

Причем в письме Минфина от 03.07.2013 № 03-07-15/25437 дается разъяснение, что не является ошибкой подписание первого и второго экземпляра формы различными лицами, главное, чтобы они имели полномочия на подпись. Покупатель в этом случае не теряет права на вычет.

Отметим для себя, как уполномоченные лица могут подписывать документ:

1. В бланк вносятся дополнительные строки с указанием фамилий и должностей уполномоченных лиц.
2. В строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» расписываются уполномоченные лица и ставят свои инициалы в расшифровке Ф. И. О.

Помним! Подписи руководителя, главного бухгалтера, ответственных лиц обязательно должны быть расшифрованы (приложение 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137). В противном случае не избежать претензий со стороны налоговых органов в части фиктивности сделки, так как документы будут считаться подписанными неустановленными лицами.

Со стороны покупателя право подписи электронного УПД может быть не только у работника предприятия, но и у любого лица, уполномоченного доверенностью. Например, это может быть экспедитор, водитель перевозчика, с которым покупатель заключил договор на доставку груза.

Что еще нужно помнить при подписании УПД:

1. Нельзя подписать документ факсимильной подписью.

Принять к вычету НДС по такому документу не получится (письмо Минфина от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11).

2. Нельзя распечатать электронный первичный документ и собственноручно в нем расписаться.

Первичные документы должны подписываться обеими сторонами либо живыми, либо электронными подписями (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

УПД-1 в электронном виде подписывается только усиленной КЭП (п. 6 ст. 169 НК РФ).

УПД статуса 2 означает, что это первичка, его можно подписать КЭП (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

3. УПД индивидуального предпринимателя подписывается либо им самим, либо уполномоченным по его доверенности лицом.

Электронный УПД ИП подписывает своей усиленной КЭП.

Как исправить ошибки в УПД

Обязательно подлежат исправлению существенные ошибки в документе, если они влекут за собой отказ в вычетах по НДС и расходах по налогу на прибыль (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2014).

Эти ошибки мешают проверяющим в идентификации:

• продавца или покупателя;
• наименования, стоимости товаров, работ, услуг;
• налоговой ставки, суммы налога.

Способ исправления ошибки зависит от вида, статуса УПД и существенности самой ошибки.

Оформляем возврат товаров

Покупатель может вернуть товар, часть товара продавцу как обратную реализацию или как корректировку количества и стоимости отгруженных товаров.

В первом случае продавец и покупатель меняются ролями и оформляется обычный УПД статуса 1.

Во втором случае продавец оформляет покупателю корректировочный счет-фактуру или УКД со статусом 1.

УПД регистрируется у продавца в книге продаж, у покупателя в книге покупок.

Какие проводки делают в бухучете продавец и покупатель при выставлении и получении УПД? Для простоты будем принимать к учету только себестоимость товаров, работ, услуг без дополнительных расходов на продажу, оплату товара не принимаем во внимание.

Проводки по УПД

Проводки у продавца:

Дт 62 Кт 90 субсчет Выручка – отражена выручка от продажи товара;

Дт 90 субсчет Себестоимость Кт 41(20, 29…) – списана себестоимость отгруженного товара, выполненных работ, оказанных услуг;

Дт 90 субсчет НДС Кт 68 субсчет Расчеты по НДС – начислен НДС со стоимости проданных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.

Проводки у покупателя:

Дт 10 (20, 23…) Кт 60 (76) – отражена покупная стоимость товаров, оказанных услуг, выполненных работ без НДС;

Дт 19 Кт 60 (76) – учтен НДС по оприходованным ценностям, услугам, работам;

Дт 68 субсчет Расчеты по НДС Кт 19 – принят к вычету НДС по оприходованным товарам, работам, услугам.

УПД в налоговом учете

Согласно разъяснениям в письме ФНС от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету расходы, подтвержденные УПД, при применении любой системы налогообложения.

Доходы и расходы учитываются вне зависимости от статуса УПД.

У покупателя дата признания дохода соответствует строке 16 «Дата получения (приемки)».

У продавца дата получения выручки признается следующим образом:

• дата оформления сторонами акта приемки-передачи работ, услуг (наиболее поздняя из дат в строках 1, 11 или 16);
• дата оформления получения груза при переходе права собственности на него после вручения покупателю (строка 16);
• дата оформления отпуска товара при переходе права собственности на него в момент передачи покупателю, перевозчику (более поздняя из дат в строках 1 или 11).

Рассмотрим оформление УПД на конкретном примере.

Между ООО «Абрис» (покупатель, плательщик НДС, имеется обособленное подразделение) и ЗАО «Диффузион-Инструмент» (покупатель, без обособленных подразделений) заключен договор поставки № 25 от 09.01.2023. Согласно договору, стороны используют УПД в бумажном виде.

01.09.2023 ООО «Абрис» отгрузило продукцию – ворота металлические с двумя калитками по цене 30 000,00 р. с учетом НДС в количестве двух штук – со склада своего обособленного подразделения в г. Ярцево.

Продавец оформил УПД № 3 от 01.09.2023.

В графе Продавец указано ООО «Абрис».

В графе Грузоотправитель и его адрес указаны наименование и адрес обособленного подразделения.

В УПД указана одна операция из одного первичного документа, поэтому в строке 5а указывается № п/п 1 № 3 от 01.09.2023.

В экземпляре продавца свои подписи и расшифровки поставили директор, главбух, лица, ответственные за отгрузку и правильность отражения хозопераций, поэтому продавец печать не поставил. Ошибки в этом нет, но допущена другая существенная ошибка – не указан ИНН покупателя.

У продавца выручка признается при переходе права собственности на товар в момент передачи покупателю. В нашем случае в строке 1 указана дата 01.09.2023, а в строке 11 – 02.09.2023, выбираем позднюю – 02.09.2023. У покупателя дата признания дохода – строка 16 – 02.09.2023.

Скачать образец УПД

Во втором экземпляре УПД № 3 от 01.09.2023 за руководителя и главбуха расписалось уполномоченное лицо. В соответствующих графах это лицо поставило свою подпись, расшифровку инициалов, номер и дату приказа на право подписи в документах на отгрузку за первых лиц. Такое оформление также не является ошибкой.

Скачать УПД

У себя в учете стороны сделали проводки.

Продавец:

Дт 62 субсчет Расчеты с покупателями и заказчиками Кт 90 субсчет Выручка – 60 000,00 р. – отражена выручка от продажи товара;

Дт 90 субсчет Себестоимость Кт 41 – 35 000,00 р. – списана себестоимость отгруженного товара;

Дт 90 субсчет НДС Кт 68 субсчет Расчеты по НДС – 10 000,00 р. – начислен НДС со стоимости проданных товаров.

Покупатель:

Дт 10 Кт 60 – 50 000,00 р. – отражена покупная стоимость товаров, оказанных услуг, выполненных работ без НДС;

Дт 19 Кт 60 – 10 000,00 р. – учтен НДС по оприходованным товарам;

Дт 68 субсчет Расчеты по НДС Кт 19 – 10 000,00 р. – принят к вычету НДС по оприходованным товарам.

Поскольку при оформлении была допущена ошибка, препятствующая идентификации покупателя, продавец составил новый корректировочный УПД. В строке 1 остались данные первоначального документа, в строке 1 а – номер исправления – 1 – и дата исправления – 22.09.2023.

Скачать УПД

При оформлении исправленного документа вновь была допущена существенная ошибка: уполномоченное подписывать документы лицо не указало расшифровку своих инициалов. Поэтому составили еще один исправленный документ. В строке 1 остались данные первоначального УПД, в строке 1а – номер исправления – 2 – и дата исправления – 23.09.2023. Следует обратить внимание, что в этом УПД наименование покупателя указано заглавными буквами, что не является ошибкой, которую нужно исправлять.

Скачать УПД

Исправленный УПД покупателю надо отразить в книге покупок за 3-й квартал (в котором этот документ поступил от поставщика).

Первоначальный документ нужно сторнировать в книге покупок. Если организация получила первичный и исправленный УПД в разных кварталах, то придется доплатить налог и пени, а исправленный документ зафиксировать в дополнительном листе книги покупок в периоде получения. В нашем случае изменения произошли в рамках одного квартала – доплат не возникло.

Аналогичные действия у продавца с книгой продаж.

Еще пример, стороны сделки те же.

ООО «Абрис» отгрузило покупателю ворота металлические 2300 * 3650 в количестве трех штук по цене 34 680,00 рублей с учетом НДС, а также оказало транспортные услуги по доставке груза и монтажу дверей.

Продавец оформил УПД № 4 от 06.09.2023. Поскольку в документе указаны три операции из одного первичного документа, то в строке 5а указывается № п/п 1–3 № 4 от 06.09.2023.

Так как транспортные услуги оказал продавец на своем транспорте, то в комплекте с УПД составил транспортную накладную.

Скачать УПД

ИТОГИ:

1. Компания сама решает, какими документами отражать хозяйственные операции, главное – отразить это решение в учетной политике.
2. Закон не запрещает одновременно использовать накладные на отгрузку, акты выполненных работ как первичку и счета-фактуры как документ, подтверждающий вычеты по НДС или УПД образца 2024 г.
3. При оформлении УПД особое внимание нужно уделить тем реквизитам счета-фактуры, существенные ошибки в заполнении которых могут привести к снятию вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль у покупателя.
4. При переходе на ЭДО продавец и покупатель оформляют операции при помощи электронных УПД.