Акт на представительские расходы в 2024 году

Акт на представительские расходы: что за документ, как может использоваться

Стандартно акт оформляется для документальной фиксации фактов, событий. В общем случае он может различаться по назначению, так как составляется по разным случаям, например:

• по факту выполненных работ, оказанных услуг;
• при передаче имущества покупателю;
• для списания (денежных средств, материалов, оборудования, проч. объектов).

Следует заметить, что он не обладает самостоятельностью. Составляют его обычно в дополнение к основному документу. В качестве основного может выступать договор ГПХ при выполнении работ, договор купли-продажи при продажах имущества и т. д. Акт приобщается к основному документу и вкупе с ним обретает юридическое значение.

Как оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Когда и какие акты составляют в отношении представительских расходов

Самым распространенным (часто оформляемым) является акт на списание представительских расходов. Он составляется обычно в дополнение к итоговому отчету по проведенному деловому мероприятию. Используют его в том случае, если отчет не содержит детализации по представительским расходам. В самом же отчете попросту делают ссылку на приобщаемый акт.

Данный акт может иметь несколько иное название: например, «Акт об осуществлении, списании представительских расходов». В любой версии его используют как один из способов фиксации, подтверждения понесенных (фактических!) трат после проведения официальных мероприятий.

Следует также заметить, что сам по себе акт, по сути, необязателен. Его используют именно как один из документов, подтверждающих факт понесенных представительских расходов. Если его не оформили, то для целей обоснования, подтверждения используют иные имеющиеся документы (первичку!). Главное, чтобы они были правильно оформлены, отображали факт конкретных трат, имевших место при проведении делового мероприятия.

Напомним:

Налоговый кодекс не содержит указаний об использовании конкретных документов и типовых форм в отношении представительских расходов. Организации сами определяют виды документов, разрабатывают свои формы для таких случаев. При этом руководствуются нормами ст. 252 и 264 НК. Если расходы обоснованы и подтверждены документально, можно уменьшить налогооблагаемую базу на прибыль не более чем на 4 % от затрат на оплату труда за соответствующий период!

Составленный акт представительских расходов (образец) можно будет просмотреть, скачать в конце статьи.

Кто и как должен составлять документ: общие правила

Акты подобного назначения (для целей списания) обычно составляет специальная комиссия (чаще всего постоянно действующая) после того, как мероприятие закончилось. Комиссия, ее состав из как минимум трех компетентных специалистов назначается приказом руководителя организации. Данная комиссия призвана выполнить следующие задачи:

• изучить, проанализировать данные, касающиеся совершенных представительских расходов;
• принять решение, признавать эти расходы экономически обоснованными, представительскими либо нет;
• оформить свое решение, заключение документально, составив акт списания.

Подписать составленный документ должны все члены комиссии. После этого он передается на утверждение главе организации. Печать на данном документе проставлять необязательно.

Форма и содержание акта на представительские расходы

Обязательная типовая форма для такого акта не предусмотрена. Его составляют члены комиссии самостоятельно, в произвольном виде. Вместе с этим для него можно разработать, утвердить собственную форму и заполнять ее при наступлении соответствующего случая.

Самостоятельно составленный акт представительских расходов либо разработанная для него форма должны выглядеть как обычный документ, иметь:

• обязательные реквизиты (название, дату, место составления);
• данные всех членов комиссии (Ф. И. О., должность каждого);
• ссылку на приказ, которым назначена комиссия;
• информацию о проведенном официальном мероприятии (дата и место проведения, участники, цели, иное);
• детализацию представительских трат по видам и суммам;
• заключение комиссии об их экономической обоснованности, целесообразности;
• приложение с приобщенными документами, которые подтверждают фактические расходы.

Обращаем внимание:

Расходы на отдых, развлечение, профилактику и лечение не учитываются при налогообложении на прибыль, так как к представительским не относятся.

Например, средства, потраченные на культурную программу в рамках мероприятия (экскурсии, театры, проч. развлечения), в представительские расходы не включаются. На это указывает Минфин (письмо ведомства № 03-03-06/1/103183 от 30.10.2023)!

Образец составления акта в 2024 г.

Компания ООО «Курс» в целях взаимовыгодного сотрудничества провела 29.07.2024 деловую встречу с представителями ООО «Проект». На буфетное обслуживание и услуги по перевозке участников к месту проведения встречи были выделены средства.

После встречи комиссия ООО «Курс» составила акт осуществления и списания представительских трат в произвольной форме. Директор компании утвердил представленный ему на рассмотрение документ.

Акт на представительские расходы (образец 2024 г.) с указанными выше данными:

Образец приказа на представительские расходыСкачать

Итоги

Организации имеют право самостоятельно выбирать, какие документы им использовать для обоснования, подтверждения представительских расходов. Одним из них может быть акт на списание (либо на осуществление и списание) данных трат. Составляется он произвольно либо по форме, разработанной в организации (при ее наличии), далее приобщается к основному документу (обычно отчету по итогам мероприятия). Если акт не используется, то данные траты подтверждают иными, имеющимися документами.