Смета на представительские расходы

Представительские затраты и их оформление

Траты, которые возникают при проведении официальных приемов, встреч, переговоров у принимающей стороны, именуются представительскими. Подобные мероприятия при этом могут проводиться для целей как поддержания, так и установления сотрудничества.

Так, к примеру, к числу представительских относят затраты на заседание, деловой обед, услуги стороннего переводчика, доставку участников к месту назначения. Остальные затраты, не относящиеся к деловой встрече, таковыми не являются. Здесь речь идет о тратах на развлечения, отдых, профилактику болезней (поход в театр, бассейн, экскурсии, проч.).

Применительно к ст. 264 НК представительские расходы причисляют к прочим, но не более 4 % от затрат на оплату труда за соответствующий период. Все, что превышает данный лимит, не включается в прочие затраты и не снижает облагаемой прибыли. Определяя размер данного лимита, отсчет ведут по нарастанию с начала года, а руководствуются нормами п. 4 ст. 272 либо пп. 1 п. 3 ст. 273 НК.

Пример учета представительских расходов с условными данными

В 1 кв. 2023 г. компания «Факт» затратила на организацию, проведение деловых встреч 12 000 р. За этот же период работникам «Факта» выплачено суммарно 350 тыс. р. Поэтому лимит по представительским расходам в 1 кв. 2023 г составил 350 000 × 4 % = 14 000 р.

Вывод: для налога на прибыль учитываются все 12 000, т. к. данная сумма меньше лимита (14 тыс.). Т е. в данном периоде списать представительские расходы можно полностью.

Как отражать представительские расходы в бухгалтерском учете, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Особенности оформления сметы представительских расходов

Расходы подлежат учету в составе представительских, если они экономически оправданы и подтверждены документами, которые оформлены в соответствии с действующим законодательством. Это может быть:

• смета представительских расходов и отчет по ним;
• приказ руководителя о затратах для проведения встреч, переговоров, приемов;
• первичная документация (чеки, накладные, проч.).

Перечень подтверждающих документов, как и самих расходов, их лимиты закрепляют в локальном акте (обычно в Положении о данных расходах), а их формы – в учетной политике (письмо Минфина № 03-03-РЗ/16288 от 10.04.2014 и ФНС № ГД-4-3/8852 от 08.05.2014)!

Смета затрат на проведение представительского мероприятия

Данный подтверждающий документ предназначен для указания средств, которые, как предполагается, могут понадобиться на проведение представительского мероприятия. Попутно в нем могут отображаться источники и варианты их покрытия.

Как составляется документ: форма и содержание

Сам документ обязательной либо рекомендованной формы не имеет. Ее разрабатывают самостоятельно. Распространенный (стандартный) вариант подобной сметы включает:

• название, дату составления документа;
• значимый реквизит – гриф утверждения, состоящий из «утверждаю», Ф. И. О., должности и подписи лица, заверяющего смету;
• реквизиты принимающей стороны;
• сведения о проводимом мероприятии – название, где и когда проходит, число и статус участников (собственных работников, приглашенных лиц, гостей, т. е. включают и тех, кто не участвует в организации мероприятия);
• список расходов с детализацией по суммам и указанием суммарных затрат (обычно оформляется в виде таблицы, где могут указываться предполагаемые либо предельные затраты);
• данные, подпись составителя сметы;
• печать организации (если используется).

Эксперты рекомендуют заверять смету представительских расходов на проведение официальной встречи (проч. мероприятий) у нескольких лиц: главбуха, иного ответственного, заинтересованного лица и обязательно у главы организации.

Обращаем внимание: подобная смета может быть независимым локальным актом либо входить в состав Положения о представительских расходах. Если она включена в Положение, то тогда ее составляют по установленной форме!

Образец сметы с условными данными

Компания «Проект» организует деловой обед для участников деловой встречи. Смета составляется на 59 человек, среди которых есть организаторы мероприятия (9 чел.), участники (20 чел.), приглашенные гости (30 чел.).

Обед планируется в конференц-зале № 2 гостиницы «Спутник» 12 октября 2023 г. с 13:00 до 14:00. Смета составляется и утверждается заранее, 09.10.2023. В число расходов включены следующие виды оплаты:

• буфетное обслуживание (90 тыс. р.);
• покупка продуктов (80 тыс. р.);
• услуги переводчика (30 тыс. р.).

Суммарные затраты составляют 200 тыс. р. Документ подписан главбухом (Порфирьевой В. Н.), руководителем отдела маркетинга (Бордовым Л. К.), после чего утвержден гендиректором компании «Проект» Красовским А. С.

В готовом виде смета на представительские расходы, т. е. ее образец – 2023 с предложенными условными данными выглядит следующим образом:

Итоги

1. При проведении официальных мероприятий (встреч, переговоров и т. п.) составляется смета по представительским расходам. Это экономически обоснованные затраты, которые обязательно подтверждаются документально и не превышают 4 % от оплаты труда работников за конкретный период (ст. 264 НК).
2. Подобная смета составляется произвольно, может быть самостоятельным документом. Если она входит в состав Положения о представительских расходах, то составляется по установленной им форме.
3. Составляя смету, указывают перечень расходов с разбивкой по видам и суммам, суммарные затраты. По желанию (при необходимости) тут же могут расписать источники, варианты их погашения. Данный документ должен иметь название, дату составления, реквизиты принимающей стороны, которая несет данные расходы, подписи составителя и главбуха, гриф утверждения с подписью главы компании.