Оформление представительских расходов

Что такое представительские расходы

Законодательство РФ к представительским расходам относит следующее:

1. Затраты на проведение бизнес – мероприятий (официальных приемов), в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления).
2. Транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием — затраты на обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
3. Услуги переводчика, при проведении данного мероприятия — если он не состоит в штате компании, организующей официальный прием.
4.  Буфетное обслуживание во время переговоров.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении базы по налогу на прибыль, не может быть более 4% от расходов на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период.

Причем, затраты сверх установленной нормы (более 4 %) за налоговый период при определении налога на прибыль учету не подлежат! Если же в течение отчетного периода (например, первого квартала) лимиты были превышены и часть представительских расходов осталась неучтенной, это нормально. То, что не удалось списать в прошедшем отчетном периоде, можно учесть в последующих, но на протяжении года.

Представительские расходы: документальное оформление в 2024 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим базу по налогу на прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. 

По представительским расходам составляется:

1. Приказ руководителя организации.
2. Программа проведения мероприятия.
3. Смета.
4. Отчет о представительских расходах.

Акт оформляется на списание данных затрат. Он составляется после завершения представительского мероприятия.

По последним пояснениям в законодательстве РФ обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Однако, многие организации предпочитают составлять полный пакет документов (особенно те, кто находится на УСН).

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы составляется в виде распорядительного документа по организации (на фирменном бланке). Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

• реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
• преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
• распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
• подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указание о необходимости составить смету и программу проведения встречи, а также, акт о произведенных представительских расходах с приложением первичных документов.

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

• когда, где и какое было проведено мероприятие;
• кто обслуживал данное мероприятия (сторонняя организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании);
• расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
• перечень подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы, прилагаемые к отчету, должны быть в оригинале.

Бланк отчета о представительских расходах подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к подготовленному бланку.

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден. Соответственно, он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти отдельно приложением к приказу. Акт на списание представительских расходов составляется комиссией и утверждается руководителем.

Итоги

Представительские расходы — это затраты, снижающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, программа, смета и отчет. Акт оформляется на списание представительских расходов. Как правильно оформить эти документы, рассказано выше в статье.