Отчет о представительских расходах в 2024 году

Основные положения Налогового кодекса о представительских расходах

Согласно НК, не все денежные траты признаются представительскими, а только перечисленные в п. 2 ст. 264 НК. Так, к ним причисляют средства, потраченные на организацию, проведение, обслуживание официальных приемов. Например, на доставку участников к месту проведения мероприятия, оплату услуг переводчика, завтраки, обеды. По НК к представительским не следует относить траты на отдых, развлечения, лечение или профилактику заболеваний.

Налоговый кодекс предписывает причислять представительские расходы к прочим на протяжении соответствующего отчетного (налогового) периода, но в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот период.

Что также важно: данные расходы должны иметь экономическое обоснование и подтверждаться документами. Об этом свидетельствует п. 1 ст. 252 НК. При этом Налоговый кодекс по состоянию на 2024 г. не оговаривает, какие именно документы (формы) следует для этого оформлять, использовать!

Что нужно в 2024 г. для оформления, подтверждения представительских расходов

Если обратиться к разъяснениям Минфина, то даже в более ранних письмах (например, № 03-03-РЗ/16288 от 10.04.2014) ведомство:

1. Указывает на то, что для обоснования таких трат может использоваться отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем компании. При этом потраченные средства, о которых будет идти речь в этом отчете, необходимо подтверждать первичной документацией.
2. При этом обращает внимание на то, что Налоговый кодекс действительно не содержит ни конкретного перечня, ни конкретных форм первичной документации, которые нужно использовать для обоснования, подтверждения этих расходов.
3. Делает заключение о том, что в связи с отсутствием данных установок в НК обосновывать и подтверждать все траты следует первичными документами, которые имеются.

По сути, этой же позиции придерживается ФНС (см. письмо ведомства № ГД-4-3/8852 от 08.05.2014). Налоговая служба говорит о том, что здесь идет речь о фактах хозяйственной жизни (включая расходование денег в представительских целях), которые подлежат документированию. Чтобы подтвердить факт, что приобретенные товары, работы, услуги использовались при проведении конкретного мероприятия, хватит первичного документа, отвечающего требованиям п. 1, 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (послед. ред. от 12.12.2023).

Подытоживая, отметим…

Организации следует утвердить список с конкретными документами в локальном акте. В данный перечень можно включить, например, программу мероприятия, смету по тратам, приказ руководителя по расходам на проведение мероприятий, платежные документы.

Чаще всего таким локальным актом является Положение о представительских расходах. В нем, помимо прочего, оговаривают перечень самих трат, их виды, лимиты, ответственных за мероприятия лиц. Затрагивают здесь и иные вопросы, а также фиксируют самостоятельно разработанные формы документов.

Представительские расходы через авансовый отчет можно отобразить только в том случае, если указанные затраты оплачены через подотчетное лицо!

Отчет о представительских расходах: что собой представляет, как составляется

Формат отчета предполагает представление информации о результатах выполненных операций, действий, проведенной работы и т. п. Применительно к разбираемой ситуации это представление информации об итогах проведенного официального мероприятия (приема), сопровождавшегося представительскими затратами.

Такой отчет носит по большей части информационный характер и составляется на основании сведений из официальной документации. Этот момент следует учесть при составлении документа в произвольной форме либо при разработке для него отдельной формы.

Структура, обязательные реквизиты отчета

Составляя отчет по расходам, полагаем, следует придерживаться структуры стандартного официального документа, включать в него обязательные реквизиты из ст. 9 ФЗ № 402:

• название, дату, место составления документа;
• данные составителя;
• описание факта хозяйственной жизни (конкретного события), возможно, с использованием денежного либо натурального измерения;
• сведения об участниках события и их подписи.

Документ можно поделить условно на три части. Первая - «шапка» (название, датировка, гриф утверждения с подписью главы организации). Вторая - основная часть с детальным описанием мероприятия и понесенных трат. Третья - заключительная, с указанием общей суммы понесенных расходов, приобщаемыми документами и подписью ответственного лица (составителя).

Отчет о представительских расходах (образец-шаблон) можно скачать в конце статьи.

Содержание основной части документа: что включать

Составитель должен описать мероприятие, которое прошло, затронуть следующие вопросы:

• где, когда, с какой целью его проводили, кто являлся организатором;
• кто участвовал в мероприятии (список собственных сотрудников, приглашенные лица и их представители, иное);
• каковы итоги мероприятия (результаты проделанной работы, например заключение контрактов, проч.);
• какие средства (суммы) и на что были потрачены при проведении мероприятия (фактические размеры трат).

В виде приложения следует оформить приобщаемые первичные документы, подтверждающие расходы. Например, акты, чеки, накладные, проч. Важно указать название и реквизиты каждого приобщенного документа.

Скачать шаблон отчета

Образец заполнения отчета о представительских расходах привели эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Итоги

Налоговый кодекс не устанавливает перечня обязательных документов и форм для оформления, обоснования представительских расходов. Поэтому организации в 2024 г., как и ранее, сами определяют, как это делать, какие документы и формы использовать, закрепив все в локальном акте. Чаще всего для этих целей используют отчет о представительских расходах, составляя его в произвольной либо разработанной форме.