Нужно ли распечатывать УПД при электронном документообороте?

Новые правила применения электронного УПД с 2026 г.

Юрлица, ИП, которые уже внедрили и используют ЭДО, обязаны с 01.01.2026 формировать электронный УПД (5.03). Обозначенный формат данного документа заменяет теперь отмененную электронную версию ТОРГ-12 и акта выполненных работ.

Под исключение подпадают несколько категорий юрлиц, ИП, на которых данное правило не распространяется:

1. Юрлица, ИП, пока не использующие ЭДО. Они имеют право и в 2026 г. работать, как и ранее, оформляя первичные документы (ТОРГ-12, акты) на бумаге и в неформализованном виде.
2. Юрлица, ИП, оформляющие в рамках деятельности другие документы по ЭДО. В этих случаях электронный УПД попросту не требуется, что бывает, например, при оформлении по СМР:

• счета-фактуры, формат которого введен Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023;
• акта о приеме работ по формату из Приказа ФНС № ЕД-7-26/691@ от 28.07.2022.

В общем случае (кроме, например, продажи маркированной продукции) никто не обязан работать именно через ЭДО. Такой обязанности нет, его применение - добровольный, выбор каждого. Обозначенные выше правила касаются только пользователей ЭДО. Поэтому, как только юрлицо, ИП переходит на ЭДО, они обязаны данные правила выполнять.

Разъяснения о новых правилах использования УПД (5.03), ТОРГ-12, акта выполненных работ представлены ФНС на портале!

Образец заполнения УПД индивидуальным предпринимателем Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Когда может потребоваться распечатка УПД

Вопрос, нужно ли распечатывать электронные УПД, решается соответственно ст. 169 НК, ст. 434 ГК, ФЗ № 63 от 06.04.2011 (послед. ред. - 21.04.2025). Как правило, подписанный электронный УПД (счет-фактуру) распечатывать не нужно. Он равнозначен бумажной версии, считается подлинником, имеет юридическую силу, дубляжа не требует и используется по назначению.

Несмотря на это, иногда обстоятельства (их не так уж и много) требуют распечатки электронных версий. Например, если контрагент (юрлицо, ИП) не использует ЭДО и запрашивает документ на бумажном носителе. Еще одна типичная ситуация касается документов, завизированных простой ЭП. Они обычно не считаются полноценными, поэтому распечатываются и подписываются от руки.

Распечатка электронных документов становится необходимой еще в двух случаях. Первый - если по действующему регламенту в организации документы хранят на бумажных носителях. Второй - когда отправка нужного документа невозможна из-за применяемого формата. Бумажные версии могут затребовать госорганы. Таким образом, УПД, могут распечатывать только по требованию либо необходимости.