Товарная накладная и счет-фактура: в чем разница?

Товарная накладная

Товарная накладная - документ, подтверждающий факт передачи ТМЦ. На его основании поставщик спишет товар, а покупатель примет к учету. Формирование происходит при отпуске материальных ценностей со склада. Бумаги печатаются в двух экземплярах для каждой из сторон.

Документ имеет утвержденную правительством форму ТОРГ-12. Согласно закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, компания может разработать и внедрить в свой документооборот собственную форму накладной. При этом важно, чтобы были указаны все необходимые реквизиты.

Срок хранения товарной накладной составляет не менее 5 лет. Документ может пригодиться в случае проведения налоговой проверки или при возникновении путаницы в учете. К первичной документации нередко приходится обращаться, когда у бухгалтеров не сходятся цифры в отчетах или требуется составить акт сверки по контрагентам.

Счет-фактура и накладная: в чем разница? Чтобы в полной мере понять различия, рассмотрим теперь поподробнее счет-фактуру. Для чего она предназначена и в какой момент формируется? Сколько экземпляров нужно печатать и какой у нее период хранения?

Счет-фактура

Назначением счета-фактуры является получение вычета по НДС. Именно на основании этого документа налоговая инспекция может удовлетворить запрос на вычет от налогоплательщика. При этом неважно, перечислены денежные средства в полном объеме или получен только аванс. Счет-фактура должен быть выписан. В случае с авансовым платежом товарную накладную формировать не нужно.

Счет-фактура также имеет свой унифицированный бланк. С ним можно ознакомиться в постановлении Правительства № 1137 от 26.12.2011. Важно не допускать неточностей при формировании документа, так как из-за этого налоговая может отказать в предоставлении вычета по НДС. А при наличии особенно существенных ошибок отказ будет гарантированным.

Счет-фактура должен быть сформирован и выставлен покупателю не позднее чем через 5 календарных дней с момента перечисления им денежных средств или отгрузки товара. Документ печатается в одном экземпляре и хранится на протяжении 4 лет.

Можно ли оформить счет-фактуру и товарную накладную одним документом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Накладная, счет-фактура - так в чем же разница?

Разница между этими двумя документами состоит в том, что счет-фактуру формируют при поступлении денежных средств за товары, работы и услуги, а накладная оформляется только при отгрузке товаров. Если при реализации материальных ценностей нужно отразить еще и работы, услуги, то вместе с накладной оформляется и соответствующий акт на выполненные работы. Вот чем отличается товарная накладная от счета-фактуры - назначением.

Несмотря на некоторые различия, реквизиты по обоим документам будут во многом одинаковы. То есть и там, и там нужно указать название организации, ИНН, КПП, адрес и прочие данные, которые помогут идентифицировать стороны сделки.

В табличной части указываются товары, работы и услуги. Важно корректно указывать наименование товарно-материальных ценностей или выполненных работ, а также единицы измерения, валюту, ставку и сумму НДС.

Оба документа должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. В некоторых случаях свою подпись могут поставить и другие лица компании, однако в таком случае у них должна быть на это соответствующая доверенность. Внизу документа традиционно проставляется печать. Таким образом, несмотря на разное предназначение документов, во многом они похожи.

Заключение

Чем отличается накладная от счета-фактуры? Сутью отражаемых операций. Товарная накладная показывает факт отгрузки товаров, реализацию работ, услуг. Счет-фактура отвечает за денежный аспект операций и подтверждает факт перечисления средств от продавца покупателю. В остальном же документы довольно похожи: шапка с необходимыми реквизитами и табличная часть с перечнем товаров, работ, услуг, подписи и печати организаций.