Кто подписывает счет-фактуру?

Кем подписывается счет-фактура

От имени юрлица документ заверяют подписями его директор и главный бухгалтер. Также право подписи может быть предоставлено другим лицам, причем это могут быть штатные сотрудники, а также те, кто в компании. Допустимо, чтобы счет-фактуру одно и то же лицо подписало за директора и за главного бухгалтера.

Электронный счет-фактуру заверяют электронной подписью руководителя или другого лица, которому передано право подписи, причем значения "Главный бухгалтер» в данном в документе не будет.

Индивидуальный предприниматель может лично заверять счета-фактуры или предоставить это право другому лицу, например, бухгалтеру, причем оно от имени ИП обладает правом подписывать также электронный счет-фактуру.

Важно! Право заверять счета-фактуры от имени ИП оформить надлежит доверенностью, заверенной нотариусом.

А вот при помощи факсимиле заверять счет-фактуры нельзя, налоговая инспекция откажет в вычете. Статья 169 НК РФ не допускает при оформлении счета-фактуры применение факсимильного оттиска, поэтому подобная подпись считается существенной ошибкой.

Иногда появляется потребность выдать дубликат счета-фактуры, например, когда контрагент испортил или потерял оригинал. При составлении дубликата в него переносят все данные из оригинала без изменений: номер, дату, сведения о покупателе и продавце, о товаре, количестве, цене, налоге и т.п.

Единственное отличие, которое разрешается при оформлении дубликата, это подписи. Заверить его обязаны лица, которым предоставлено право подписания счетов-фактур на момент формирования дубликата. То есть, в оригинале документа и его дубликате могут стоять разные подписи, если, например, на момент оформления дубликата у продавца сменился главный бухгалтер или директор.

Как предоставить право подписи для подписания счета-фактуры

Кроме директора и главбуха заверять счет-фактуру имеют возможность другие сотрудники компании и даже лица, не числящиеся в штате, если бухучет ведет сторонняя компания или физлицо. Чтобы предоставить им право подписи, требуется издать соответствующий приказ или выдать доверенность.

Как оформить доверенность на подписание счетов-фактур, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Приказ составляют в свободной форме, причем в нем можно зафиксировать право подписывать кроме счета-фактуры и другие документы, например, «первичку», договоры и др. Обычно такой приказ издают в начале года, чтобы назначить уполномоченных на текущий год.

Вместо приказа можно выдать сотруднику доверенность на право подписи, составляют ее в простом письменном виде, нотариус в данном случае не нужен. В доверенности указывают дату и место оформления, реквизиты юрлица, сведения о лице, на которое доверенность составляют, и его полномочия. Иногда оформляют и приказ, и доверенность.

Когда счета-фактуры заверяют директор и главный бухгалтер лично, дополнительные документы оформлять не требуется.

Нужна ли расшифровка подписи на счете-фактуре

Налоговый кодекс РФ не обязывает расшифровывать подписи. Однако, сама форма счета-фактуры предусматривает ее необходимость в строках, где ставят подписи директор и главбух. На практике, если расшифровки нет, отказать в вычете не могут, но инспекция при предоставлении вычета может провести добавочную проверку, чтобы убедиться, что счет-фактуру заверило надлежащее лицо.

В расшифровке следует указать фамилии и инициалы лиц, заверивших счет-фактуру, полностью их отражать не требуется. Когда счет-фактуру подписывает сотрудник на основании приказа или доверенности, в расшифровке указывают его фамилию и инициалы. Также можно указать его должность в качестве добавочного реквизита.

Если неуполномоченное лицо подписало счет-фактуру

Если от имени контрагента счет-фактуру заверило ненадлежащее лицо, налоговый орган может отказать в НДС-вычете. Ведь согласно ст. 169 НК РФ он должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании либо уполномоченным на такое действие лицом.

При этом основанием для отказа не могут быть ошибки, которые не мешают инспекции определить продавца, покупателя, название предмета сделки, его стоимость, ставку и сумму налога. Например, опечатка в фамилии лица, заверившего счет-фактуру, не является существенной и отказать в вычете из-за этого не могут.

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, покупателю при заключении договора следует выяснить, кто от имени контрагента уполномочен подписывать счета-фактуры и попросить его представить копии соответствующих документов: приказа или доверенности.

Таким образом, счет-фактура должен быть подписан лицом, имеющим на это право, чтобы налоговая инспекция не отказала в НДС-вычете.