Особенности увольнения работников, связанные с документами
В последний день работы увольняемого сотрудника наниматель обязан с ним рассчитаться и выдать соответствующие документы. К таковым относят:
- трудовую книжку;
- ф. СТД-Р (приказ Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н) при использовании электронной трудовой;
- выписку из разд. 3 формы РСВ (приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@);
- выписку из подр. 1.2 к ЕФС-1 (приказ СФР от 17.11.2023 № 2281);
- выписку по Персонифицированным сведениям физлица (приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@);
- выписку по подразд. 3 из ЕФС-1 (для нанимателя, который платит взносы для накопительной пенсии);
- по запросу уволенного — копию приказа об увольнении, о применении дисциплинарного взыскания и др.
Выписка представляет собой ксерокопию части документа, заверяемая в установленном законом порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Оригиналы документов, которые уволенный предъявлял при трудоустройстве, наниматель тоже должен вернуть. Это может быть, к примеру, диплом либо медкнижка.
Какие сведения нужно подать в СФР в отношении уволенного работника? Читайте в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к информационно-правовой системе, то бесплатно получите пробный демодоступ.
Что и куда нужно сдать нанимателю при увольнении сотрудника в 2025 г.
За уволенного сотрудника, который работал по трудовому соглашению либо ГПД, наниматель обязан отчитаться перед ИФНС и СФР. Для этого он должен подготовить определенные документы, но сдать их нужно будет в разные сроки:
- Не позднее рабочего дня, который следует за днем увольнения работника (прекращения договора ГПХ с исполнителем) — подр. 1.1 разд. 1 из ЕФС-1 (это основной отчет при увольнении сотрудника в 2025-м!).
- На протяжении 3 дней после увольнения по причине выхода на пенсию, а также, до 25.01 следующего года в остальных случаях — подр. 1.2 из ЕФС-1.
- До 25-го числа месяца после отчетного квартала, в котором уволен работник (прекращен ГПД) — разд. 2 из ЕФС-1, а также, разд. 3 из РСВ и расчет 6-НДФЛ.
- До 25-го числа сразу после месяца увольнения (прекращения ГПД) — Персонифицированные сведения о физлицах.
ЕФС-1 (частями) нужно сдавать в Соцфонд. Персонифицированные сведения по физлицам, РСВ и 6-НДФЛ сдают в ИФНС по месту учета нанимателя!
Отдельные нюансы подготовки и сдачи отчетности, документов
При увольнении иностранных работников, внутренних и внешних совместителей сдавать следует ту же отчетность, что обозначена выше. Но при этом необходимо сообщать об уволенных иностранцах на протяжении 3 раб. дн. после издания приказа в отдел МВД (уведомлять). При внешнем совместительстве увольняют так же, как и на основной работе.
Что касается уволенных лиц, работавших по договору ГПХ, то список документов по ним не поменялся. По таким физлицам подают Персонифицированные сведения наравне с теми, кто работал по трудовым договорам. Увольнение остальных категорий работников (например, тех, кто работал в опасных условиях либо госслужащих) подчиняется общим правилам.
Таким образом, основной отчет при увольнении работника в 2025 году, который практически сразу должен сдать наниматель, — это подр. 1.1 из ЕФС-1. Так наниматель сообщает Соцфонду об увольнениях.
Напомним: подр. 1.1 из ЕФС-1 нужно сдавать на всех уволенных работников, в т. ч. работавших по совместительству, дистанционно, по договору ГПХ и др.
Крайние сроки сдачи: до следующего раб. дня (включительно) после издания приказа об увольнении лица, работавшего по трудовому договору, и до следующего раб. дня (включительно) после расторжения ГПД.
Статья по теме: Отпуск с последующим увольнением Отпуск с последующим увольнением весьма привлекателен для работников тем, что не нужно отрабатывать 2 недели. Как правильно оформить уход сотрудника в отпуск, когда сдавать отчет ЕФС-1, какую запись вносить трудовую книжку и какие сведения - в 1С - ответы на эти и другие вопросы об отпуске с последующим увольнением есть в нашей статье. ПодробнееКак заполнить и сдать подр. 1.1 разд. 1 из ЕФС-1
Вне зависимости от того, по какому договору работал уволенный сотрудник, нужно заполнять титул, подр. 1 и подр. 1.1 разд. 1 из ЕФС-1. Порядок заполнения обозначен приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.
Если количество застрахованных лиц больше 10 чел., то подр. 1.1 из ЕФС-1 нужно сдавать в электронном виде. Если их 10 и меньше, то наниматель может выбрать способ подачи: на бумаге либо электронный.
Что указывать на титуле, заполняя отчет при увольнении в 2025 г.:
- сведения о страхователе (при подаче отчета непосредственно ИП, организацией) либо о страхователе, за которого подают сведения (при подаче правопреемником нанимателя, снятого с учета);
- регистрационный номер, присвоенный Соцфондом с 2023 г. либо присвоенный ПФР до 2023 г.;
- ИНН;
- КПП (для юрлиц);
- ОКФС, ОКОГУ, ОКПО (для государственных, муниципальных структур);
- ОГРН либо ОГРНИП;
- код основной деятельности по ОКЭВД;
- должность, подпись руководителя (уполномоченного представителя) с расшифровкой;
- контакты (телефон + адрес электронной почты);
- дата оформления.
Пример заполнения титульного листа с условными данными:
Заполняя подр. 1, нужно указывать данные уволенного лица:
- Ф. И. О. (полностью);
- дату рождения;
- ИНН;
- СНИЛС;
- код правового статуса (например, «ГРФ» — для россиян, «ПЖИГ» — для иностранцев и лиц без гражданства, которые постоянно проживают в РФ);
- гражданство (код страны) — для РФ это код 643.
Образец подр. 1 с условными данными:
Что указывать в подр. 1.1:
- порядковый номер;
- дату увольнения либо прекращения ГПД;
- основание сдачи отчета — «увольнение» (при расторжении трудового договора) либо «окончание договора ГПХ» (при прекращении ГПХ);
- код РКС (для Крайнего Севера) либо код МКС (для приравненных к Северу территорий);
- должность, отдел, где работал уволенный, и код вида трудового договора (при расторжении ТД);
- выполняемую функцию (код профессии из ОК 010-2014 (МСКЗ-08), введенного приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- код вида ГПХ (например, «ДАВТ» – договор авторского заказа);
- причину расторжения трудового договора с расшифровкой;
- название и реквизиты (№, дата) документа, на основании которого прекращен соответствующий договор, или наименование, номер и дата прекращения договора ГПХ без указания знака "N".
Заполняя подр. 1.1 отчета при увольнении сотрудника в 2025 году, указывают «Приказ», как основание для расторжения трудового договора, либо сам договор при прекращении ГПД!
Образец подр. 1.1 (с условными данными). По данным из титульника и нижеприведенного подразд. 1.2 ЕФС-1 дата приказа об увольнении будет от 18.03.2025:
Итоги
Увольняя работников, работавших по трудовому соглашению и ГПД, нужно сдавать в Соцфонд подр. 1.1 разд. 1 из ЕФС-1. Заполнять надо титул, подр. 1 и подр. 1.1. Крайний срок сдачи — следующий рабочий день после увольнения (прекращения договора ГПХ).
Помимо этого, наниматели сдают разд. 2 из ЕФС-1, а также, разд. 3 из РСВ и расчет 6-НДФЛ (до 25-го числа после квартала, в котором уволили работника) и Персонифицированные сведения о физлице (до 25-го числа после месяца увольнения, прекращения ГПД).
