Как в графике отпусков отразить увольнение работника?
Нормами законодательства данная ситуация не урегулирована. Определено лишь то, что в график отпусков должны быть включены все сотрудники, состоящие на момент составления документа в трудовых отношениях с организацией. Это касается даже работников, которые планируют скорое увольнение.
График отпусков на следующий год оформляется за две недели до окончания года текущего. Соответственно, сотрудник, который собирается увольняться в январе, все же должен фигурировать в графике. Его невнесение в план будет считаться нарушением трудового законодательства.
Так как же быть, если работник увольняется до начала своего планового отпуска? Бухгалтер или сотрудник отдела кадров делает пометку об этом в графике напротив фамилии увольняющего. Запись осуществляется в произвольной форме. Главное – указать основание увольнения, то есть написать номер приказа об увольнении. Важно пояснить, по какой причине сотрудник не может воспользоваться своим правом на ежегодный оплачиваемый отпуск.
График отпусков в соответствии с положениями статьи 123 ТК РФ является обязательным кадровым документом. Его отсутствие может повлечь серьезное наказание (ст. 5.27 КоАП РФ).
График отпусков на следующий год оформляется до 17 декабря года текущего. Причем, если эта дата выпадает на выходной, то она не переносится на следующий после 17 декабря рабочий день. Ведь данный перенос крайней даты будет нарушением положений ст. 123 ТК РФ. Таким образом, если 17 декабря является выходным днем, то график отпусков составляем до выходного, а не после.
При составлении документа учитываются пожелания персонала и особенности трудового процесса.
Даже если сотрудник планирует увольняться в следующем году, он должен быть включен в график отпусков, так как на момент формирования документа все еще состоит с организацией в трудовых отношениях. Этот момент разъяснен в Письме Роструда от 2 апреля 2021 г. № ПГ/07303-6-1.
Причем сотрудник включается в план, даже если уже находится в отпуске с последующим увольнением. Определяющим тут является то, что он еще не уволен в момент составления графика.
Что же делать с графиком отпусков, если сотрудник уволился до того, как наступила дата его отпуска в соответствии с графиком?
В этом случае бухгалтер делает в графике соответствующую пометку напротив фамилии увольняющегося. Это надпись в произвольной форме, объясняющая причину отмены запланированного отпуска и содержащая номер и дату приказа об увольнении.
Если для составления графика использована унифицированная форма Т-7, удобно сделать такую надпись в поле «Примечания». Сформулировать пометку можно, например, следующим образом: «Ежегодный оплачиваемый отпуск заменяется компенсацией за 28 неиспользованных дней отпуска в связи с увольнением сотрудника, Приказ об увольнении № 14 от 23.01.2024».
