Основные требования к типовым формам документов

С 2013 года субъектам хозяйствования предоставлена возможность отказаться от использования большинства унифицированных типовых форм документов и применять вместо них самостоятельно разработанные бланки. Важно, чтобы такие формы были утверждены на уровне организации приказом ее руководителя. Также необходимо проконтролировать, чтобы при их разработке были соблюдены основные требования к типовым формам, приведенные в соответствующих нормативных актах.

Нужно отметить, что немалая часть типовых бланков, разработанных государственными ведомствами, сегодня носит рекомендательный характер. Но остались и те формы, которые по-прежнему обязательны для использования. Они также будут рассмотрены в данной статье.

Какие бывают типовые формы документов, и в каких случаях они применяются

Среди множества видов типовых документов, которые в своей деятельности используют предприятия, можно выделить следующие:

• Для учета кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. К ним относятся: приказы о приеме на работу, штатное расписание, расчетная ведомость, график отпусков, личная карточка работника и др.
• Для учета кассовых операций: приходный и расходный кассовый ордера, кассовая книга, журнал регистрации кассовых ордеров и др.
• Для учета торговых операций: акт о приемке товаров, акт о списании товаров, унифицированные формы № ТОРГ-1, № ТОРГ-2, № ТОРГ-3, № ТОРГ-4 и т.д.
• Для учета ОС и нематериальных активов: акты о приеме-передаче объекта ОС, о приеме-передаче здания, накладная на внутреннее перемещение объектов ОС и др.
• Для учета материалов: акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов, карточка учета материалов и др.
• Для учета продукции и ТМЦ в местах хранения: акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение, журнал учета поступающих грузов, акт о расходе товаров по партии, отчет о движении ТМЦ в местах хранения и др.
• Для оформления результатов инвентаризации: инвентаризационные описи, сличительная ведомость результатов инвентаризации и др.

Это далеко не полный перечень типовых форм документов, которые используются в работе компаниями.

Унифицированные формы первичной документации, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов, остаются обязательными для применения и сегодня (Письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Перечень таких типовых форм в т.ч. включает:

• Первичные кассовые документы - кассовые ордера КО-1 и КО-2, кассовая книга формы КО-4, книга учета принятых/выданных денежных средств КО-5 (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
• Первичные документы для оформления перевозки груза – транспортные, товарно-транспортные накладные, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Требования к типовым формам документов

Какие данные должна содержать типовая форма, разработанная самим предприятием? Перечень обязательных реквизитов для первичных документов приведен в ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011. К ним относятся:

• название документа;
• дата составления;
• наименование субъекта хозяйствования, составившего документ;
• отображение факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения;
• единицы измерения;
• должность лица, оформившего документ;
• подпись и Ф.И.О. лица, оформившего документ.

Субъекты могут создавать как полностью свои типовые бланки, так и на основе унифицированных форм, добавляя в них необходимые поля либо убирая лишние. Отсутствие вышеуказанных обязательных реквизитов в них не позволит принять такие документы к учету при налогообложении.

Основные требования к типовым формам, содержащим персональные данные

Под персональными данными подразумевается любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному физлицу (Ф.И.О., паспортные данные и пр.). Такое определение дано в п. 1 ст. 3 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». С обработкой персональных данных сталкивается практически каждая организация. Требования к типовым формам документов, включающим персональные данные, утверждены на законодательном уровне.

Типовые формы могут храниться в электронном формате или быть распечатанными на бумажных носителях. Бланки типовых форм могут изготавливаться при помощи средств вычислительной техники. Личные данные вносятся рукописным способом или с помощью компьютера. После внесения информации документы подлежат учету в специальном журнале с присвоением им учетного номера. При этом обязательно должны быть соблюдены основные требования к типовым формам документов, содержащим личные данные.

К типовым формам таких документов, в т.ч. относятся:

• анкеты, биографии;
• личная карточка № Т-2;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• подлинники и копии приказов по личному составу;
• документы об обучении, оценке, аттестации работников.

Основные требования к типовым формам документов, включающим личные данные, приведены в п. 7 Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687:

• Типовая форма или связанные документы должны содержать информацию о том, с какой целью собираются и обрабатываются личные данные. Также нужно указать:

• адрес организации или физлица, осуществляющего обработку информации;
• Ф.И.О. и адрес гражданина, чьи данные обрабатываются;
• источник, из которого была получена информация;
• сроки обработки сведений;
• какие действия будут производиться с данными;
• способы обработки информации.

• В документе должно быть поле, в котором гражданин сможет поставить отметку о своем согласии на обработку.
• Недопустимо, чтобы в документе были объединены поля, предназначенные для введения информации, цели обработки которой заведомо не совместимы.
• Документ необходимо составить таким образом, чтобы каждый гражданин смог ознакомиться со своими личными данными, не нарушая при этом интересы иных граждан, упоминаемых в документе.