Бланк графика отпусков

Обязательно ли разрабатывать график отпусков

О необходимости использования в работе графика отпусков говорится в ст. 123 ТК РФ. Составлять его должны все работодатели без исключения (ИП и организации), вне зависимости от организационно-правовой формы, системы налогообложения, численности сотрудников и режима труда и отдыха, действующего на предприятии (у ИП).

При проверке инспекторы Роструда всегда запрашивают отпускной график. Его отсутствие признается нарушением законодательства РФ. Размеры штрафов прописаны в ст. 5.27 КоАП РФ:

• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

При повторном нарушении закона сумма штрафа существенно возрастет.

Как составить график отпусков на 2025 год

График отпусков на предприятии утверждает его руководитель. Подписать документ он должен не позднее, чем за две недели до конца года, в котором утверждается график (ст. 123 ТК РФ). Это значит, что в 2024 году крайний срок для утверждения документа на 2025 год: 17 декабря 2024 г.

Приступить к разработке документа стоит заранее, чтобы к 17 декабря он был полностью готов и согласован не только с работниками, которые в предстоящем году воспользуются правом на отпуск, но и представителем профсоюза (если он есть на предприятии).

При составлении документа следует учитывать, что существуют категории работников, которым предоставляется приоритетное право выбора времени отпуска. К ним, в частности, относятся:

• мобилизованные - на протяжении 6 месяцев после возобновления трудового договора (ст. 351.7 ТК РФ);

• родители трех и более несовершеннолетних детей, самый младший из которых не достиг возраста 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• сотрудники, не достигшие совершеннолетия (ст. 267 ТК РФ);
• лица, имеющие статус почетных доноров России (пп. 1 п. 1 ст. 23 закона РФ от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, которые вправе уйти в отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 закона РФ от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
• лица, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (ч. 5 ст. 14 закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1-ФЗ);
• ветеран боевых действий (БД);
• военнослужащий, подвергшийся воздействию радиации из-за катастрофы на Чернобыльской АЭС, и лица, приравненным к данной категории граждан;
• военный, у которого ребенок - инвалид;
• одинокий военнослужащий, воспитывающий ребенка в возрасте до 14 лет;
• военный, награжденный знаком "Почетный донор России";
• военнослужащий, у которого трое и более детей в возрасте до 16 лет;
• совместители, которые могут уйти в отпуск в то же время, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Работники, относящиеся к перечисленным категориям, вправе уйти в отпуск тогда, когда захотят, даже если график отпусков уже утвержден. Для этого им нужно подать работодателю соответствующее заявление (см. письмо Минтруда РФ от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Какие нововведения учесть при составлении графика отпусков

Принципиальных изменений относительно графика отпусков в законодательстве РФ нет. Однако, важно учесть разъяснения Роструда:

1. В графике отпусков нужно указывать конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц. На это обратил внимание Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1. Такой подход позволит соблюсти двухнедельный срок на уведомление работника о его начале.
2. Включите в график всех сотрудников, включая тех, кто собирается увольняться, а также, дистанционщиков, работающих по трудовому договору и на постоянной основе.

По второму пункту Роструд обратил на это внимание в своих письмах от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1, от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1.

Можно ли не составлять график отпусков?

В соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен для обеих сторон трудовых отношений, поэтому избежать обязанности по его составлению не получится. Отсутствие на предприятии графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном неисполнении обязанности по составлению графика штраф увеличится для ИП и должностных лиц до 10 000 – 20 000 руб., а для юрлиц — до 50 000 – 70 000 руб. Кроме того, ответственное должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-3 года.

График отпусков на 2025 год: образец

Работодатель вправе разработать документ самостоятельно (но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен содержать:

• наименование предприятия (Ф. И. О. ИП);
• подписи начальника отдела кадров и руководителя предприятия + учет мнения профсоюза;
• название документа, его номер и дату составления (+ на который год составляется график);
• наименование структурных подразделений предприятия;
• наименование должностей работников;
• Ф. И. О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
• сведения о предстоящем отпуске — продолжительность, запланированная дата начала;
• графы для внесения дополнительной информации в течение года — о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха (с указанием документа - основания) и для примечаний.

Подготовленный график подписывает лицо, ответственное за его составление: сотрудник или руководитель кадровой службы. Оригинал документа хранится в отделе кадров, копии по запросу можно раздать руководителям структурных подразделений предприятия.

Образец графика отпусков подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу оформления документа.

Скачать образец графика отпусков в «КонсультантПлюс»

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков — это документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

• в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск;
• 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению);
• в графе 10 указываются дополнительные сведения — можно указать, например, сведения об отпусках, перенесенных с прошлого года, или, если отпуск был предоставлен работнику авансом.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством ? Законодательством РФ этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

• оформляют дополнение - приложение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график — с подписью кадровика и утверждением руководства;
• не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и др.

Как правильно ознакомить работников с графиком отпусков, читайте в Готовом решении от экспертов «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, то получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет, как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму, мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

• для должностных лиц и предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для предприятий — от 30 000 до 50 000 руб.

Итоги

График отпусков обязаны составлять все работодатели. Срок утверждения документа за 2 недели до окончания календарного года. В 2024 году это нужно сделать не позднее 17.12.2024. С графиком отпусков нужно ознакомить каждого сотрудника под роспись. В противном случае возможны штрафные санкции.

Распространенные вопросы

Отпуск вне очереди: кому положен

Определенным категориям работников отпуск по заявлениям предоставляется в любое удобное для них время. Если такой сотрудник решил идти в отпуск не по графику, работодатель не имеет права ему отказать. Но для этого работник должен предъявить подтверждающие документы. Это право предусмотрено трудовым законодательством, а также может быть регламентировано соглашениями, коллективным или трудовым договором, локальными нормативными актами, отраслевыми тарифными соглашениями.

ВАЖНО! Если работодатель нарушает утвержденный график отпусков или не предоставляет отпуск отдельным категориям работников - льготникам в удобное для них время, они могут обратиться в комиссию по трудовым спорам, в госинспекцию труда своего региона (в т.ч. через интернет-сайт инспекции) или в суд.

Далее представлены основные категории работников, которым по их заявлению ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в любое удобное для них время*.

*По обновленной версии ст. 262.2 ТК РФ, уйти в отпуск в любое время года могут работники, имеющие 3 и более детей в возрасте до 18 лет, но до достижения младшим из детей возраста 14 лет.

Насчет работниц, уходящих в отпуск по БиР - по общему правилу, электронный листок нетрудоспособности не надо предоставлять работодателю, потому что он отсылается в общую базу СФР, где его и так видит работодатель (бумажный листок предоставляют только отдельные категории работников: соблюдающие гостайну и др.). Но можно взять выписку из этого электронного листка в медучреждении.

Есть ли особенности выплаты отпускных при предоставлении ежегодного отпуска не по графику отпусков? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

В общем случае, отпуск вне очереди и порядок переноса его сроков по инициативе работников оформляется в следующем порядке:

1. Работник подает заявление о перенесении отпуска с указанием желаемых новых дат, а также предъявляет документ, подтверждающий льготу.
2. Издается приказ о перенесении ежегодного отпуска, с ним под подпись знакомят работника.
3. Новые даты отпуска вносятся в утвержденный график отпусков.

*В письмах Минфин ссылался на прежнюю версию ст. 262.2 ТК РФ. На данный момент такой льготой могут воспользоваться работники, имеющие 3 и более детей в возрасте до 18 лет, но до достижения младшим из детей возраста 14 лет.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после того, как работник отработает в организации 6 месяцев.

Но! Работодатель обязан предоставить отпуск вне очереди следующим категориям работников авансом, даже если они не отработали полгода:

1. Женщины перед отпуском по БиР или после него.
2. Сотрудники, возраст которых меньше 18 лет.
3. Работники, усыновившие детей (ребенка) в возрасте до 3 месяцев.

При переносе сроков отпусков у работников кадровой службы и бухгалтерии могут возникнуть вопросы:

* Нужно ли переделывать график отпусков при предоставлении сотрудникам отпуска вне очереди?

Нет. Не нужно. Изменение сроков целесообразно отразить в графике в графе «Примечание».

* Всем ли льготным категориям сотрудников необходимо предоставлять отпуск вне графика авансом, если они не наработали в организации шестимесячный стаж?

Отпуск авансом предоставляется сотрудникам, указанным в ч. 3 ст. 122 ТК РФ.

* Если сотрудник написал заявление на отпуск вне графика менее, чем за три дня до его начала, как быть с трехдневным сроком выплаты отпускных?

Чтобы компании избежать ответственности за несвоевременную выплату отпускных, работодателю и работнику целесообразно договориться, чтобы недостающие дни трехдневного срока работник оформил, как отпуск за свой счет, либо перенести на несколько дней начало отпуска.

* Если после отпуска авансом сотрудник решит уволиться из организации, можно ли удержать с него при окончательном расчете сумму отпускных на неотработанные дни?

Если сотрудник напишет в заявлении на отпуск авансом, что в добровольном порядке просит удержать при увольнении отпускные за неотработанные дни отпуска, работодатель вправе удержать долг без учета ограничения 20 процентов. Ведь, согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ, удержать отпускные за неотработанные дни отпуска можно лишь в пределах 20 процентов последних выплат.

Итоги:

1. Отпуск вне графика в любое время – это не обязанность, а право работника.
2. Работники должны сами подтверждать льготы и предоставлять их работодателю.
3. Работодатель должен предоставлять такие отпуска льготным категориям работников, но не обязан запрашивать эти льготы, если сотрудник не уведомил об их наличии.