Приказ об утверждении графика отпусков
Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?
Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.
Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы. Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года. Приказ об утверждении графика отпусков составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.
Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?
Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документом. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением. Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ. Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него
Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости. Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись. Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.
Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.
Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Что предшествует составлению приказа?
Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:
- направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
- составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
- согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
- получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
- утверждение приказа руководителем компании;
- регистрация документа в кадровом журнале;
- ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.
Как составить приказ?
Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.
Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:
- название юридического лица;
- дату составления и номер;
- суть распоряжения;
- подпись руководителя;
- подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.
Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.
Оформление документа
- Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица, номер и дату составления.
- Далее прописывают суть распоряжения.
- Документ должен содержать ссылку на основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».
После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:
- в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
- во 2-м пункте прописывают должность и ФИО лица, ответственного за ознакомление рабочего персонала с утвержденным графиком;
- в 3-м пункте перечисляют соответствующие указания в адрес бухгалтерии.
Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа.
Образец приказа об утверждении графика отпусков подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.
Скачать образец приказа в «КонсультантПлюс»
Итоги
Приказ об утверждении графика отпусков не обязателен и составляется добровольно. Его оформляют, если в графике отпусков отсутствует подпись руководителя под словом "Утверждаю".