Опросный лист для графика отпусков (образец)

Опросный лист для графика отпусков: что это такое?

Итак, график отпусков является обязательным документом, отсутствие или неверное оформление которого чревато санкциями. Необходимость составления данного акта прописана в ст. 123 ТК РФ. Форма графика регламентирована законодательно.

Перед тем как оформить график отпусков, рекомендуется узнать мнение сотрудников о том, в какие периоды им предпочтительнее взять дни законного отдыха. Это можно сделать в устной форме. Но куда целесообразнее составить документ, в котором будут отражены намерения работников организации. Это позволит избежать в будущем конфликтов и недопонимания.

Опросный лист для графика отпусков – акт, в котором по каждому сотруднику компании указываются предполагаемые даты начала и окончания его отпуска. Работодателю необязательно учитывать пожелания всех своих подчиненных (за исключением категорий граждан, которые имеют преимущественное право на использование отпуска в любое удобное для них время). Более того, часто на очередность отпусков влияет множество разных факторов: сезонность работ, режимы смен и т. д. Но все же такой опросник обычно служит основным ориентиром для работников отдела кадров при планировании отпусков на предстоящий год. Если предпочтения сотрудника можно учесть, их учитывают.

Какие категории работников имеют право на предоставление оплачиваемого отпуска в удобное время, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как выглядит опросный лист для графика отпусков

Форма опросника законодательством РФ не регламентирована. Более того, его оформление и вовсе не является обязательным этапом, если это не предусмотрено правилами внутреннего распорядка и документооборота компании. Потому опросный лист чаще всего составляется в произвольной форме.

Удобнее представлять данные в виде таблицы. В опроснике стоит указать следующую информацию:

• наименование организации (и структурного подразделения, если отдельные опросники составляются по каждому подразделению);
• наименование документа, отражающее его суть, – «Опросный лист об отпусках на 2025 год», «Ведомость опроса сотрудников об отпусках» и т. д.;
• по каждому сотруднику – должность, Ф. И. О. и название отдела;
• количество календарных дней отпуска (возможно, с разбивкой в соответствии с законодательством РФ);
• дата желаемого начала отпуска (каждой и его частей);
• подпись сотрудника;
• примечания – поле, в котором руководитель или работник отдела кадров может оставить замечание или комментарий по поводу отпуска каждого сотрудника;
• подпись руководителя.

Опросный лист для графика отпусков (образец) поможет понять, как примерно должен выглядеть опросник.

Скачать образец

Что следует учесть, составляя опросный лист

Данные, содержащие в опросном листе для графика отпусков, не должны противоречить действующим законодательным актам. Потому при составлении ведомости необходимо иметь в виду, что:

• В опросник включаются все работники компании, даже те, с которыми в наступающем году планируется расторжение договоров.
• Сотрудник вправе не брать весь отпуск целиком сразу, а разбить его на части, причем одна из этих частей обязательно должна быть не менее 14 дней.
• Существуют категории работников, имеющих право брать отпуск в любое удобное для них время: например, трудящиеся младше 18 лет, инвалиды и ветераны боевых действий, лица, перенесшие лучевую болезнь вследствие катастрофы на чернобыльской АЭС, и некоторые другие группы граждан.
• Работник может пойти в отпуск с любого дня – рабочего либо выходного.

В случае, если у сотрудника меняются планы по поводу желаемого начала отпуска и ему необходимо сдвинуть даты отдыха, это возможно по согласованию с начальством. От работника потребуется написать заявление на перенос отпуска, а от кадровиков или бухгалтеров – сделать необходимые корректировки в графике.

Для чего нужен опросный лист для графика отпусков

Лист опроса для графиков отпусков – документ необязательный, но при этом весьма функциональный. Он помогает правильно спланировать очередность отдыха сотрудников, избежав при этом множества проблем и эксцессов.

Особенно важно оформлять опросный лист на предприятиях, где отпуск одного сотрудника может сильно повлиять на работу и отдых других. Это, например, коллективы, в которых требуется постоянное присутствие специалистов определенного профиля.

Функциями опросника являются:

• сбор информации о планируемых датах отпуска сотрудников с целью учета их пожеланий;
• документальное подтверждение заявки на отпуск;
• определение доступности сотрудников в определенные периоды времени с целью планирования работы компании и предупреждения чрезмерных нагрузок;
• профилактика конфликтных ситуаций между сотрудниками, желающими взять отпуск в одно и то же время.

В целом опросный лист позволяет сделать процесс планирования работы и отдыха на предприятии более организованным, эффективным и прозрачным.

Итоги

Итак, опросный лист для графиков отпусков – это документ, в котором отражены пожелания сотрудников относительно дат их отдыха на предстоящий год. Оформление этого акта предваряет составление графика отпусков. Опросник не является обязательным документом, но его наличие позволяет минимизировать количество ошибок в графике отпусков и делает процесс планирования отдыха и работы на предприятии более прозрачным, эффективным и организованным.