Сколько хранится график отпусков в организации?
Суть графика отпусков
График отпусков - это документ, который разрабатывается работодателем и утверждается в соответствии с трудовым законодательством. Согласно ст. 114 гл. 19 ТК РФ, каждый работающий человек имеет право на отдых в течение 28 дней за каждый отработанный у работодателя год. Он содержит информацию о планируемых отпусках сотрудников на календарный год. График помогает организовать рабочий процесс и обеспечивает соблюдение прав работников на отдых, а также помогает учесть их пожелания по поводу времени отдыха.
Как заполнить график отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным как для организации, так и для сотрудника. Он должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала года. А вот сколько хранить график отпусков в организации и нужно ли это делать? Ведь с окончанием календарного года информация в нем становится неактуальной.
Статья по теме: Унифицированная форма Т-7 (график отпусков) Унифицированная форма Т-7 (график отпусков) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Рассмотрим, как правильно заполнить данный документ и в какие сроки его нужно утвердить, чтобы избежать претензий трудовой инспекции. ПодробнееВремя хранения графика отпусков
Срок хранения графиков отпусков закреплен в законе. Так, в п. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, указано, сколько лет хранить график отпусков. В компании указанный документ должен хранится три года.
Этот срок начинается с момента окончания действия графика, то есть с момента, когда все отпуска, указанные в графике, были использованы. Например, график отпусков на 2024 год можно будет уничтожить в январе 2028 года.
Статья по теме: Новые сроки хранения документов: таблица Организации обязаны хранить большинство документов, образующихся по ходу деятельности - в бумажном виде, а некоторые можно и в электронном. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения. ПодробнееУсловия хранения
График отпусков следует хранить в архиве организации в порядке, установленном для хранения трудовых документов. Это означает, что он должен быть доступен для проверки как со стороны работодателя, так и со стороны контролирующих органов.
Лучше для хранения выделить отдельную папку и помещать документы в нее. Такой способ поможет сохранить их в целости и не потребует долгого поиска нужного графика при проверке контролирующими организациями.
Срок хранения графика отпусков истек: что делать
После того как период архивного хранения графика отпусков в организации закончился, документ можно уничтожить. Однако просто выкинуть его нельзя. График отпусков содержит в себе персональные сведения сотрудников, и, если документ просто выбросить в мусорный бак, это будет нарушением закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. К тому же в дальнейшем организации может потребоваться подтверждение того, что график отпусков был ей составлен и хранился положенное количество лет.
В связи с этим перед уничтожением графика отпусков нужно соблюсти следующую процедуру:
- Создать экспертную комиссию для определения документов к уничтожению.
- Провести анализ ценности документов и срока их хранения.
- Составить акт об уничтожении отобранных документов, срок хранения которых истек.
- Передать отобранные документы на уничтожение.
- Оформить акт уничтожения.
Самый распространенный способ уничтожения документов в организации – измельчение вручную или с использованием шредера. Если у организации есть возможность сжечь документы, то можно использовать и этот способ с соблюдением техники безопасности. В акте об уничтожении нужно указать, какие документы были уничтожены и каким образом.
Если график отпусков велся с использованием ЭВМ, то его уничтожают специальными программами, не позволяющими в дальнейшем восстановить документ на носителе информации.
Статья по теме: Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ - акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье. ПодробнееОтветственность за нарушение сроков хранения
Ответственность за несоблюдение указанных в приказе Росархива сроков хранения документов по законодательству прописана в ст. 13.25 КоАП РФ. Так, за нарушение срока хранения графика отпусков должностное лицо, ответственное за архивирование документов, могут оштрафовать на сумму от 2 500 до 5 000 рублей. Для организации штраф гораздо существеннее – от 200 000 до 300 000 рублей.
ИТОГИ
- График отпусков - обязательный документ как для работодателя, так и для сотрудника.
- Законодательством определен период хранения для него - 3 года. Это обязательный срок, и уничтожить график раньше нельзя. Сколько хранится график отпусков в организации, руководство может решить самостоятельно. При необходимости время хранения можно увеличить.
- Графики отпусков с закончившимся сроком хранения, как и другие документы, должны быть уничтожены. Для этого создается комиссия и составляется акт об уничтожении. Чаще всего документы уничтожают измельчением.
- За уничтожение графиков отпусков раньше положенного срока на организацию и должностное лицо наложат штрафные санкции.
