Срок хранения документов в организации в 2022 гг.
Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Статья по теме: Срок хранения документов ИП ПодробнееНовые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Бланк по теме: Общая номенклатура дел на годСроки хранения бухгалтерских документов – таблица
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
Документ |
Срок хранения бухгалтерских документов в организации |
Основание |
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета |
Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) |
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней |
Годовая - постоянно Промежуточная – 5 лет (постоянно - при отсутствии годовой отчетности) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) |
5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года |
Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
Путевые листы |
5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет - законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003) |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) |
6 лет При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
|
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) |
5 лет |
|
Документы об инвентаризации активов и обязательств |
5 лет при условии проведения ревизии |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
|
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий |
Постоянно |
|
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
|
Документы к договорам, соглашениям, контрактам |
5 лет |
|
Учредительные договоры организации |
Постоянно |
|
Документы по проводимым валютным операциям в РФ |
Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора |
Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
О сроках хранения бухгалтерских документов подробнее вы можете прочитать в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Статья по теме: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения ПодробнееНалоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
Документ |
Срок хранения |
Основание |
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами |
Минимум 4 года |
НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам |
5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
Счета-фактуры |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) |
Минимум 4 года с даты последней записи |
Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22 |
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц |
5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) |
В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет |
НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) |
В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков |
|
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) |
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов |
6 лет |
НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
Расчеты по страховым взносам |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов |
6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты |
|
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении |
Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом |
Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Кадры: сроки хранения документов 2022 - таблица
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2022 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
Документ |
Срок хранения |
Основание |
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения |
50/75 лет |
Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
Личные дела, личные карточки руководителей и работников |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним |
50/75 лет |
|
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
Документы об обработке персональных данных |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
Согласие на обработку персональных данных |
3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) |
|
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) |
До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже |
50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
Штатное расписание |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
Графики отпусков |
3 года |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
Отчеты о командировках |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
Больничные листы и журналы их регистрации |
5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
Приказы, распоряжения и документы к ним |
По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним |
50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках - по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
Должностные инструкции (регламенты) |
Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев |
45 лет |
ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 год после замены новыми |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
Коллективные договоры |
Постоянно |
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2020 г. вступили поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Они ущественно ужесточили наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2022 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
- для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
- для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
- для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.