Новые сроки хранения документов: таблица

novye_sroki_hraneniya_dokumentov_tablica.jpg

фотобанк Лори

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

Документ	Срок хранения бухгалтерских документов в организации	Основание
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета	Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности	Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)	5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года	Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней	Годовая - постоянно Промежуточная – 5 лет (постоянно - при отсутствии годовой отчетности)	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)	5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года	Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277
Путевые листы	5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет - законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)	6 лет При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)	5 лет
Документы об инвентаризации активов и обязательств	5 лет при условии проведения ревизии	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий	Постоянно
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
Документы к договорам, соглашениям, контрактам	5 лет
Учредительные договоры организации	Постоянно
Документы по проводимым валютным операциям в РФ	Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора	Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Читайте также: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документ	Срок хранения	Основание
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами	Минимум 4 года	НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам	5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310
Счета-фактуры	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц	5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)	В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет	НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)	В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков	НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка	НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	6 лет	НК РФ, п. 3.4 ст. 23
Расчеты по страховым взносам	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов	6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении	Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом	Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Читайте также: Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Кадры: сроки хранения документов 2021 - таблица

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

Документ	Срок хранения	Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения	50/75 лет	Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним	50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных	3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)	До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним	По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним	50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках - по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты)	Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев	45 лет	ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
для организации – 5 – 10 тыс. руб.

Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Пробный доступ бесплатно на 2 дня.