Перейти к основному содержанию
Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Форма поиска

  • Главная
  • Новости
  • Статьи
  • Формы документов
  • Вопросы и ответы
  • Рубрики
  • Калькулятор НДС
  • Калькулятор пеней по налогам и взносам
  • Расчет фиксированного взноса ИП
  • COVID-19: все для работодателя и бухгалтера
  1. Главная
  2. Статьи
  3. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

]]>Читайте нас в Яндекс Дзен]]>

unichtozhenie_buhdokumentov.jpg

Copyright: 
Фотобанк Лори

Похожие публикации

Форма 0504425 «Записка-расчет об исчислении среднего заработка»

Накладная МХ-18: образец заполнения

Форма ОС-3

Доверенность на главного бухгалтера в налоговую: образец

Справка о чистых активах образец

Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры нужно не менее 5 лет (если законом не установлены более длительные сроки). По истечении срока хранения документы можно утилизировать. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения должно проводиться в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Просто выбросить документы или самовольно уничтожить их нельзя, в таком случае организация может стать субъектом административной или налоговой ответственности. Как происходит процедура уничтожения бумаг, чем она регулируется, установлены ли законом способы ликвидации документов - ответы на эти и другие вопросы в нашем материале.

Законодательная база

 Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения регламентируется, в частности:

  • Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
  • «Положением о документах и документообороте в бухучете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
  • Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 о перечне архивных документов и сроках их хранения.

Ответственность за несоблюдение порядка хранения документации предусмотрена в т.ч.:

  • статьями 13.20 (нарушение правил хранения и использования архивных документов) и 15.11 (отсутствие первичных бухгалтерских документов) КоАП РФ,
  • ст. 120 НК РФ (грубое нарушение учета, в т.ч. отсутствие «первички» и учетных регистров).

Сроки хранения документов бухгалтерии регулируются Налоговым кодексом РФ и законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также отраслевыми нормативными актами. Если сроки, указанные в разных документах, отличаются – следует руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный период хранения.

Исчисление сроков хранения документации начинают с 1 января того года, который наступил за годом окончания их делопроизводства. К тому же нужно учитывать, что созданные не позднее 2009 года документы утилизировать можно, если истек срок хранения, указанный в «Перечне типовых управленческих документов…», утв. Росархивом 06.10.2000. Что касается документов, оформленных после 2009 г., сроки их хранения определяют по Перечню, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Не стоит уничтожать бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения, но относящиеся к периоду, который еще не был проверен налоговиками.

Хранение документов организация может организовать самостоятельно, также можно передать документы в специализированный архив.

Правила уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение бухгалтерских документов происходит в несколько этапов:

  1. Создание экспертной комиссии на основании приказа руководителя компании. В приказе следует указать состав комиссии, цель, с которой она была сформирована. В комиссию должны входить представители разных подразделений фирмы, в т.ч. бухгалтерии. Именно члены комиссии определяют, насколько ценным является документ, и можно ли его уничтожить.
  2. Экспертиза ценности документов. На этом этапе устанавливают время хранения конкретной документации. Отбираются бумаги, которые продолжат храниться (в архиве или организации) и те, которые подлежат утилизации. Все действия заносятся в протокол. Экспертиза электронной документации проводится аналогично.
  3. Составление акта о выделении бухгалтерских документов к уничтожению (можно составить по форме приложения № 21 к Правилам хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015).
  4. Утилизация документов. Способ уничтожения должен быть определен в акте. Просто выбросить бумаги или электронные носители (например, вместе с бытовым мусором) нельзя, так как это может привести к попаданию важных сведений в руки злоумышленников.
  5. Оформление акта об уничтожении документов после их утилизации.

Документальное оформление процедуры

Экспертная комиссия составляет два акта:

  • о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;
  • об уничтожении документов.

Перечисленные документы должны подписать все члены комиссии и генеральный директор компании. Затем их заверяют печатью организации. Для того, чтобы впоследствии контролирующие органы не смогли предъявить претензии к составленным актам, в них должны содержаться следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации, от имени которой он составлен;
  • дата составления;
  • подписи ответственных лиц с расшифровкой Ф.И.О. и должности.

Также в акте о выделении документов к уничтожению должен содержаться полный перечень документов, которые планируется утилизировать. В нем указывают название документа (или группы документов), крайние даты и сроки хранения. Если экспертиза бухгалтерской документации происходит в обособленном подразделении организации (филиале и т.п.) – в акте указывают название этого подразделения.

В акте об уничтожении документов необходимо отобразить наименование группы документов (к примеру, банковские выписки, квартальные отчеты), год, в котором они были составлены, причину и способ ликвидации.

Способы утилизации документов

Законодательством не установлены способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. На практике обычно используются:

  • механическое измельчение (шредирование);
  • сжигание (подходит для ликвидации большого объема документов);
  • химическая обработка (этот способ подойдет для утилизации конфиденциальной и секретной документации);
  • документы на электронных носителях уничтожают удалением файлов или самих носителей (дискет, СD-дисков и т.п.).

Наименее затратным способом является механическое измельчение. Дороже всего обойдется химическая обработка документов. Если бухгалтерская документация отправляется на переработку в специализированную организацию, факт передачи необходимо зафиксировать накладной или приемо-сдаточным актом. При этом в спецорганизацию придется отправить одного из сотрудников, который проконтролирует процедуру уничтожения документов.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Полный доступ бесплатно на 2 дня.

Рубрики: 
Первичные документы
Tags: 
  • уничтожение документов

Читайте также

Первичные документы
Журнал регистрации хозяйственных операций

Первичные документы | 17:21 21 августа 2017
Минфин напомнил, сколько хранить первичные учетные документы

Типовая форма МБ-7

Первичные документы
Типовая форма МБ-7

Транспортная железнодорожная накладная

Первичные документы
Транспортная железнодорожная накладная

Счет-фактура или универсальный передаточный документ

Первичные документы
Счет-фактура или универсальный передаточный документ

Первичные документы | 14:58 13 февраля 2018
Сокращения в адресе продавца и покупателя в счете-фактуре не являются нарушением

Первичные документы
Акт установки оборудования

Первичные документы
Журнал складского учета

Первичные документы
Перечисление по договору займа: назначение платежа

Первичные документы
Коды единицы измерения в счете-фактуре

Первичные документы | 11:44 29 октября 2018
Как оформлять путевые листы

Первичные документы
Акт приемки законченного строительства КС-11

Первичные документы
Приказ о применении УПД в организации (образец)

Первичные документы
Счет-фактура по агентскому договору: образец

Первичные документы
Возвратная накладная: образец и бланк

Популярное

Статистическая отчетность
Форма 1-предприниматель за 2020 год: бланк и образец заполнения

Статистическая отчетность
Форма МП-сп за 2020: бланк и образец заполнения

Экономика и бизнес
Продление маркировки одежды: последние новости

Бухгалтерский учет
Путевой лист для ИП 2021

Пенсионеры
Индексация ЕДВ в 2021 году: последние новости

НДС
Контрольные соотношения по НДС в 2021 году

Регистрация налогоплательщиков
Новая форма Р13014: бланк и образец заполнения

Налоги и взносы
Страховые взносы в 2021 году: ставки (таблица)

Списание долгов | 11:30 3 марта 2021
Не взысканные долги признаются безнадежными

Банки
Поля платежного поручения в 2021 году: образец

ПСН
ПСН: страховые взносы 2021

Пенсионеры
Индексация пенсий детям-инвалидам в 2021

Бухгалтерский учет, Кадровое делопроизводство
Новые сроки хранения документов: таблица

Как узнать номер СНИЛС

Страховые взносы ПФР
Как узнать номер СНИЛС

Статистическая отчетность
Статистическая отчетность

Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Мы в социальных сетях

© 2006 — 2021
Все права защищены.
При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

  • Рубрики
    • УСН
    • ЕНВД
    • ПСН
    • НДС
    • Налог на прибыль
    • Другие рубрики
  • Основные разделы
    • Новости
    • Статьи
    • Формы документов
    • Ответы на вопросы
  • О сайте
  • Контакты
  • Политика по обработке персональных данных
]]>]]> ]]> Рейтинг@Mail.ru]]> ]]> Яндекс цитирования]]>