В 2015 году был обновлен целый ряд бюджетных учетных документов. Один из них – форма 0504425. Для каких целей она применяется, как ее заполнять – рассмотрим на примере.
Для каких организаций действует
Записка-расчет об исчислении среднего заработка разработана для применения организациями госсектора:
-
органами власти;
-
местным самоуправлением;
-
внебюджетными фондами;
-
другими получателями бюджетных средств.
Это первичный документ, служащий бухгалтерским регистром по заработной плате (отпускным и другим выплатам) для госучреждений – по его итогам бухгалтерия вносит записи по дебету и кредиту соответствующих счетов учета.
Несмотря на то, что форма, утвержденная Приказом Минфина 30.03.2015 № 52н, относительно новая, руководствоваться при ее заполнении следует, в том числе, Постановлением Правительства об исчислении средней зарплаты № 922 от 24.12.2007 – это подтверждает письмо Минфина от 27.10.2017 № 02-06-10/70870.
Когда используется
Форма 0504425 предназначена для начисления:
-
отпускных, в том числе основного и дополнительного отпусков;
-
в других случаях, когда сохраняется средний заработок.
Может применяться, например, для следующих расчетов:
-
компенсации за дополнительный отпуск, использованный не полностью;
-
выходного пособия по сокращению штатов или ликвидации организации;
Как заполнить форму 0504425
Состоит форма из 3 частей:
-
В первой (заголовочной) указываются наименование организации и ее принадлежность, персональные данные работника.
-
Вторая часть (содержательная): раздел 1 содержит информацию, служащую основанием для дальнейших расчетов - количество дней, начисленные суммы, расчетный период и так далее; раздел 2 - сам расчет среднего заработка и выведение итоговой суммы для выплаты сотруднику.
-
Третья (оформляющая) – обязательно ставятся подписи ответственных лиц; в этой форме так оформляется не только последний лист документа, но и приведенные данные раздела 1 второй части (так как именно по ним будут рассчитываться причитающиеся к выплате работнику денежные средства).
Правила оформления записки-расчета о среднем заработке
Заполняется документ на основании соответствующего приказа, причем номера распоряжения об отпуске и записки-расчета должны совпадать. Данные, указанные в распорядительном документе (о датах отпуска, увольнения, периоде, за который применяется отпуск и т.д.), взятые на основании кадровых документов, переносятся в форму. Так как в Приложении 5 к Приказу Минфина № 52н говорится только об обязательном совпадении номеров приказа и записки-расчета при предоставлении отпуска, то для других случаев кадровой службе учреждения целесообразно установить свой порядок нумерации.
Основанием для заполнения строк (таблиц) расчета по заработной плате служит «Карточка-справка о заработной плате» (форма 0504417). Если для расчета установлен период – 12 месяцев, то цифры приводятся в таблице 1 («Заработок по месяцам»); если расчетный период составляет 3 месяца, то они вносятся в таблицу 2 («Начислено») по строкам 01, 02, 03.
Необходимо помнить, что в расчетный период не входят периоды, когда за работником сохранялась средняя зарплата, например:
-
больничные;
-
отпуск по беременности и родам;
-
командировки;
-
простои из-за вины работодателя.
А в суммы заработка включаются все доходы, связанные с системой оплаты труда – не только зарплата, но и премии (пропорционально периоду), надбавки за классность, выслугу и прочие (п.2 Положения, утв. Постановлением № 922 от 24.12.2007). Не входят в него социальные выплаты (например, детские пособия, больничные), также не учитываются прочие, не связанные с трудовой деятельностью выплаты (п.3 Положения, утв. Постановлением 922).
Для расчета используется среднемесячное количество календарных дней - 29,3. Если месяц отработан не весь, то придется рассчитывать среднемесячное количество дней такого месяца – разделив 29,3 на общее число дней месяца и умножив затем на число отработанных.
Для наглядности приведем пример заполнения:
Колесова Мария Ивановна идет в отпуск с 14.01.2019 в соответствии с графиком отпусков на 28 календарных дней. Оклад вместе со всеми надбавками – 20000 рублей в месяц. В марте 2018 Мария Ивановна пробыла 5 дней на больничном, начислено за март 2018 года - 14968,55 рублей. Остальные месяцы отработаны полностью.
Среднемесячное количество дней в марте: 29,3/31 х (31-5) = 24,57, где 29,3 – установленное законодательством среднемесячное количество дней; 31 – количество календарных дней в марте; 5 – дни болезни.
За 3 рабочих дня января 2019 (с 09.01.2019 по 11.01.2019) начисленная заработная плата составит
20000/136 х (3 х 8) = 3529,41 руб., где 20000 руб. – оклад, 136 час. – норма времени по производственному календарю за январь, 3 – рабочие дни до отпуска, 8 час. – количество часов в рабочую смену.
Из начисленных сумм удерживается налог на доходы 13 %.
Рассчитаем отпускные и заполним форму.
Форма 0504425 (образец заполнения):
После заполнения верность указанных цифр заверяется подписями лиц, отвечающих за начисление и проверку, с расшифровкой их должностей и фамилий. Ставится дата заполнения. Завершающими этапами становятся выплаты причитающихся сумм сотруднику и занесение итогов в бухгалтерские регистры.
