Для каких организаций действует
Записка-расчет об исчислении среднего заработка разработана для применения организациями госсектора:
-
органами госвласти;
-
местным самоуправлением;
-
органами управления внебюджетными госфондами;
-
другими получателями бюджетных средств.
Это первичный документ, служащий бухгалтерским регистром по заработной плате (отпускным и другим выплатам) для госучреждений – по его итогам бухгалтерия вносит записи по соответствующим счетам учета.
Несмотря на то, что форма утверждена приказом Минфина 30.03.2015 № 52н, руководствоваться при ее заполнении следует в том числе и постановлением Правительства "Об особенностях порядка исчислении средней заработной платы" № 540 от 24.04.2025 (действующем с 01.09.2025).
Когда используется
Форма 0504425 предназначена для начисления:
-
отпускных, в том числе основного и дополнительного отпусков;
-
в других случаях, когда сохраняется средний заработок.
Может применяться, например, для следующих расчетов:
-
компенсации за дополнительный отпуск, использованный не полностью;
-
выходного пособия по сокращению штатов или ликвидации организации;
Как заполнить форму 0504425
Состоит форма из 3 частей:
-
В первой (заголовочной) указываются наименование учреждения, данные по работнику (его Ф. И. О., период и вид отпуска, основание и др.) и тд.
Номер записки-расчета должен соответствовать номеру приказа учреждения о предоставлении отпуска сотруднику.
-
Вторая часть (основная):
- раздел 1 содержит информацию, служащую основанием для дальнейших расчетов – количество дней, начисленные суммы, расчетный период и так далее;
- раздел 2 – это сам расчет среднего заработка и выведение итоговой суммы для выплаты сотруднику;
- раздел 3 – в частности, сколько удержано из заработка, а под таблицей – сумму к выплате.
-
Третья (оформляющая) – обязательно ставятся подписи ответственных лиц; в этой форме так оформляется не только последний лист документа, но и приведенные данные раздела 1 второй части (так как именно по ним будут рассчитываться причитающиеся к выплате работнику денежные средства).
Каковы сроки направления и обработки записки-расчета? Ответ дали в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.
Правила оформления записки-расчета о среднем заработке
Заполняется документ на основании соответствующего приказа. Еще раз отметим, что номера распоряжения об отпуске и записки-расчета должны совпадать. Данные, указанные в распорядительном документе (о датах отпуска, увольнения, периоде, за который применяется отпуск и т.д.), взятые на основании кадровых документов, переносятся в форму. Так как в Приложении 5 к Приказу Минфина № 52н говорится только об обязательном совпадении номеров приказа и записки-расчета при предоставлении отпуска, то для других случаев кадровой службе учреждения целесообразно установить свой порядок нумерации.
Основанием для заполнения строк (таблиц) расчета по заработной плате служит «Карточка-справка о заработной плате» (форма 0504417). Если для расчета установлен период в:
- 12 месяцев, то цифры приводятся в таблице 1 («Заработная плата по месяцам»);
- 3 месяца, то они вносятся в таблицу 2 («Начислено») по строкам 01, 02, 03.
Показатель "Средний дневной заработок" по стр. 06 определяется путем деления суммы по стр. 04 на количество дней по стр. 04 соответствующих граф. Показатели по гр. 9 "Всего" устанавливают путем суммирования граф 4, 6, 8 по каждой строке (01 - 11).
Сумма НДФЛ (графы 3 - 5) определяют при умножении суммы со страницы 2 по строке 11 "Всего начислено" за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника. Сумма к выплате определяется как разность графы 9 по стр. 11 на странице 2 "Всего начислено" и графы 11 по стр. 01 на странице 3 "Удержания".
Необходимо помнить, что в расчетный период не входят периоды, когда за работником сохранялась средняя зарплата, например:
-
больничные;
-
отпуск по беременности и родам;
-
командировки;
-
простои по вине работодателя.
А в суммы заработка включаются все доходы, связанные с системой оплаты труда – не только зарплата, но и премии (пропорционально периоду), надбавки за классность, выслугу и прочие (п. 2 Положения, утв. постановлением № 540 от 24.04.2025). Не входят в него социальные выплаты (например, детские пособия, больничные), а также не учитываются прочие, не связанные с трудовой деятельностью выплаты (п. 3 Положения, утв. постановлением № 540).
Для расчета используется среднемесячное количество календарных дней - 29,3. Если месяц отработан не весь, то придется рассчитывать среднемесячное количество дней такого месяца – разделив 29,3 на общее число дней месяца и умножив затем на число календарных отработанных.
Пример заполнения записки-расчета
Для наглядности приведем пример заполнения:
Колесова Мария Ивановна идет в отпуск с 08.07.2025 в соответствии с графиком отпусков на 14 календарных дней. Оклад вместе со всеми надбавками – 30 000 рублей в месяц.
В августе 2024 Мария Ивановна пробыла 5 дней на больничном. В ноябре и декабре, с 11.11.2024 по 08.12.2024, она была в очередном отпуске.
Остальные 9 месяцев расчетного периода (то есть кроме августа, ноября и декабря 2024 г.) отработаны полностью.
Среднемесячное количество дней:
- в августе 2024 г.: 29,3/31 х (31-5) = 24,57, где 29,3 – установленное законодательством среднемесячное количество дней, 31 – количество календарных дней в августе, 5 – дни болезни;
- в ноябре 2024 г. – 9,77 дн. (29,3 / 30 x (30 - 20));
- в декабре 2024 г. – 21,74 дн. (29,3 / 31 x (31 - 8)).
Таким образом, количество календарных дней для исчисления среднего заработка = 319,78 дн. (29,3 дн. x 9 мес. + 24,57 дн. + 9,77 дн. + 21,74 дн.).
За расчетный период (с 01.07.2024 по 30.06.2025) начислено 325 974,02 руб.
Средний дневной заработок = 325 974,02 руб. / 319,78 дн. = 1019,37 руб.
Итого за 14 дней отпуска в июле 2025 г. положено = 14 271,18 руб. (1019,37 руб. х 14).
Из начисленных сумм удерживается НДФЛ в размере 13 %.
Рассчитаем отпускные и заполним форму.
Форма 0504425 (образец заполнения):
.jpg)
После заполнения верность указанных цифр заверяется подписями лиц, отвечающих за начисление и проверку, с расшифровкой их должностей и фамилий. Ставится дата заполнения. Завершающими этапами становятся выплаты причитающихся сумм сотруднику и занесение итогов в бухгалтерские регистры.
Итоги
В 2025 году применяют бюджетную учетную документацию, в том числе и форму 0504425. Для каких целей она используется и как ее заполнять, рассказано выше в статье.
