УПД на выполненные работы (образец заполнения)

Что такое УПД на выполнение работ и для чего нужен

Сегодня бизнес старается упростить документооборот и сократить количество бумаг. Один из инструментов для этого – УПД на выполненные работы. 

Универсальный передаточный документ – это форма, которая совмещает в себе функции сразу двух документов: счета-фактуры и акта выполненных работ.

Главная цель УПД – подтвердить факт оказания услуг или выполнения работ, а также отразить их стоимость для налогового и бухгалтерского учета. Этот документ используется при взаимодействии исполнителя и заказчика, чтобы зафиксировать, что работы действительно выполнены, а заказчик их принял без претензий.

Раньше компании оформляли отдельно акт и счет-фактуру, что занимало больше времени. Теперь достаточно одного документа.

Чем отличается от акта выполненных работ

На первый взгляд УПД и акт выполненных работ похожи: оба подтверждают факт оказания услуги или выполнения работы. Однако у них есть ключевые различия. Рассмотрим их подробнее: 

1. Назначение. Акт фиксирует только факт выполнения и приемки работ, а УПД одновременно подтверждает выполнение и выполняет роль налогового документа.
2. Количество бумаг. При использовании акта требуется еще и счет-фактура, если компания является плательщиком НДС. А вот УПД заменяет оба документа.
3. Форма. Акт составляется в произвольной форме, а для УПД на работы образец утвержден на законодательном уровне.

Таким образом, использование УПД позволяет экономить время и избавляет бухгалтерию от дублирования информации.

УПД на выполненные работы: образец заполнения и актуальная форма

Рекомендуемая форма этого документа прикреплена к Письму ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21 октября 2013 года. Она состоит из двух частей:

1. Счет-фактура – выделен на бланке черной рамкой, данные этого раздела нельзя менять.
2. Акт выполненных работ (оказанных услуг) – отдельный блок, где обе стороны ставят подписи и вписывают другие данные, подтверждающие факт приема работы (услуги). Содержание этой части носит рекомендательный характер. При необходимости организации могут его менять, исходя из своих целей. 

Для обеспечения правомерности первичного учетного документа, как того требует ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, в официальную форму включен исчерпывающий перечень обязательных элементов, включая данные, подтверждающие факт приемки-передачи товаров, услуг или результатов работ, и идентификацию сотрудника, ответственного за надлежащее документальное оформление указанной операции.

Итак, разберем основные блоки данных, которые представлены в официально утвержденном образце УПД на работы: 

• реквизиты сторон – указываются полные наименования исполнителя и заказчика, ИНН, КПП, адреса и контактные данные;
• сведения о видах проделанных работ (оказанных услуг);
• сумма и НДС – указывается стоимость работ, ставка и сумма НДС;
• основание договора – прописывается номер и дата договора, по которому выполнялись работы;
• сведения и подписи обеих сторон – заказчика и исполнителя. 

При заполнении документа также важно поставить правильное значение в поле «Статус». Цифра «1» показывает, что УПД используется вместо акта и счета-фактуры одновременно. Если же документ нужен только для подтверждения факта выполнения работы, без функции счета-фактуры, то ставится «2».

Образец заполнения УПД на выполненные работы подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Скачать образец заполнения УПД

Можно ли использовать образец УПД вместо акта выполненных работ

Да, можно. Если вы корректно заполнили УПД на выполненные работы, он полностью заменяет акт. ФНС официально разрешает использовать этот документ как универсальный первичный источник. Однако перед переходом на УПД необходимо выполнить следующие действия:

1. Универсальный передаточный документ, будучи разновидностью первичного учетного документа, подлежит обязательному утверждению руководителем организации. Возможность его применения должна быть закреплена в ее учетной политике, включая актуальный бланк, используемый в конкретной компании,
2. Важно заранее согласовать использование УПД с партнерами. Это связано с тем, что содержание форм приемочных и расчетных документов часто детально прописываются в текстах договоров. Следовательно, если в действующем договоре фигурируют отдельные акты и счета-фактуры, для перехода на УПД сторонам необходимо подписать дополнительное соглашение, в котором будет зафиксирована договоренность о замене этих документов на универсальный.

Заключение

Для УПД на работы образец и рекомендации по заполнению представлены в Письме ФНС РФ № ММВ-20-3/96@. Этот документ может заменить сразу два документа: акт и счет-фактуру. Главное – помнить, что документ должен содержать все обязательные реквизиты, быть подписан обеими сторонами (в бумажной или электронной форме) и иметь корректный статус. Только в этом случае этот документ будет юридически полноценным доказательством выполненных обязательств и надежной защитой в случае проверки.