Как правильно составить график отпусков?

Question

Accepted Answer

Нужно ли учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков?

Учитывать пожелания сотрудников при составлении графика отпусков нужно только в отношении льготных категорий работников. График отпусков необходим для предоставления права на ежегодный отдых всем работникам, при этом работодателю важно соблюсти баланс, чтобы предприятие не простаивало. Следовательно, пожелания работников по периоду отдыха могут учитываться, если при этом рабочий процесс не пострадает (см. письмо Минтруда от 9 декабря 2020 года № 14-2/ООГ-17854).

Однако есть льготные категории работников, пожелания которых игнорировать нельзя. Они могут уйти в отпуск в любое удобное для них время.

К таким категориям, в частности, относятся:

сотрудники, имеющие на воспитании ребенка с инвалидностью в возрасте до 18 лет;
многодетные родители, если младшему из детей не исполнилось 14 лет;
мужья в период нахождения беременных жен в отпуске по беременности и родам;
сотрудники, которые пострадали от радиационных или технологических катастроф;
жены (мужья) военнослужащих;
почетные доноры РФ;
ветераны военных действий;
работники, не достигшие совершеннолетнего возраста;
сотрудники, которых ранее вызвали из очередного оплачиваемого отпуска в связи с производственной необходимостью;
граждане, удостоенные высших государственных наград.

Вправе ли работодатель при отсутствии профсоюза составить график отпусков, не согласовав его с работниками? Ответ дали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Как правильно составить график отпусков?

Чтобы правильно составить график отпусков, нужно ориентироваться на общепринятые нормы, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ. ТК РФ не содержит четких инструкций по формированию графика отпусков, следовательно, организация разрабатывает его самостоятельно. Рассмотрим несколько спорных моментов в части составления локального нормативного акта.

Дата начала отпуска

В качестве даты начала отпуска, по мнению Минтруда, достаточно указать только месяц, однако Роструд с такой позицией не согласен. Неопределенность даты начала отдыха может вызвать недопонимание между работником и работодателем и, как следствие, путаницу. Поэтому в графике отпусков безопаснее указывать именно конкретную дату начала отпуска, а не только месяц. Кроме того, зная точную дату начала очередного отпуска каждого сотрудника, легче отсчитывать 2 недели назад. Так, именно за 14 дней необходимо предупредить работника о начале отдыха (согласно статье 123 ТК РФ).

Кого из работников включать в график?

Из работников включать в график отпусков по общему правилу необходимо всех. К примеру, срочные трудовые соглашения могут быть автоматически перезаключены на бессрочной основе, поэтому игнорирование сотрудников, работающих по срочному договору, не рекомендуется. Аналогично работница, находящаяся в декретном отпуске, может вернуться на работу в любой момент.

Если новый сотрудник принят на работу после того, как график отпусков был утвержден, его отпуск добавляется в график отдельным приложением. Заявление от работника в этом случае не требуется – основанием для внесения изменений является приказ, изданный работодателем.

Как составить график отпусков, если отдых делится на части?

Чтобы составить график отпусков, если отдых делится на части (только по соглашению обеих сторон), необходимо учесть, что одна из частей ежегодного отпуска не должна быть менее 14 дней. Для того чтобы внести в график отпусков разделенные периоды отдыха, необходимо иметь письменное соглашение наемного работника на момент утверждения нормативного акта. Если такого документа нет, отпуск вписывается в график одним периодом, без дробления на части.

Помощь кадровику - как правильно составить график отпусков, если в нем есть разделение периодов отдыха? Оформление такого отпуска возможно либо при заключении дополнительного соглашения с сотрудником, либо при получении заявления о дроблении отпуска. В графе «Примечание» необходимо сделать ссылку на составленный с работником документ.

Нужно ли включать в график задолженности по отпускам?

Следует включать в график задолженности по отпускам. Но это решает сам работодатель, так как задолженности по дням отпуска − это всегда нарушение трудового законодательства. В идеале их быть не должно.

Если задолженность образовалась, включать ее или нет в график отпусков на следующий год – должен решать работодатель. Оба варианта несут в себе негативные последствия в виде административной ответственности за нарушение ТК РФ и налоговых рисков, так как включение до увольнения работника суммы компенсации за эти неиспользованные отпуска в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, будет оспорено налоговой инспекцией.

Утверждение графика

Утверждать документ должен руководитель организации соответствующим приказом. При этом необходимо получить резолюцию профсоюза (если он предусмотрен). Мнение профсоюза учитывается независимо от количества состоящих в нем членов.

Утвержденный график отпусков подлежит корректировке лишь при наличии веских причин и с разрешения руководства. Сотрудники не имеют права переносить даты отдыха по своему усмотрению.

Внесение изменений допускается в следующих случаях:

если отпуск переносится из-за производственной необходимости или по взаимной договоренности сторон;
при включении в график отпуска нового сотрудника, принятого на работу после утверждения первоначального документа;
в случае предоставления работнику дополнительного отпуска, право на который возникло после утверждения графика.

После утверждения графика отпусков с ним нужно ознакомить сотрудников под подпись. Для этого обычно предусматривают отдельную графу. В ТК РФ не прописаны сроки ознакомления работников с периодом отпусков, поэтому работодатель выбирает их на свое усмотрение. Чаще всего это конец декабря. Если сотрудник не хочет знакомиться с документом, кадровая служба составляет акт об отказе.

Итоги

Не позднее 17 декабря 2025 года необходимо утвердить график отпусков на 2026 год. В документ следует включить всех работников, включая тех, кто работает по совместительству, удаленно, а также временных сотрудников. Перед тем как составить график отпусков на 2026 год, необходимо уточнить даты только с теми сотрудниками, кто имеет приоритетное право выбора периода отпуска. Если отпуск планируется разделить на части, необходимо получить письменное согласие работника на дробление отдыха. Утвердить документ должен руководитель с учетом мнения членов профсоюза организации (при наличии).