Справочно про кассовый ордер
РКО — это первичный документ, который разрешает выдачу денег из кассы и при этом является основанием для учета выданных денег. Стандартно его используют для:
- выплаты зарплаты, командировочных расходов, матпомощи;
- выдачи подотчетных средств;
- передачи наличных из кассы на банковский счет и в иных законных целях.
Таким образом, выдача наличных из кассы всегда сопровождается оформлением РКО. Допускается составление ордера на бумажном носителе (вручную) или в электронном виде.
Выписывает его в одном экземпляре работник бухгалтерии, а подписывает — глава организации и главбух (уполномоченное лицо при их отсутствии).
При электронном документообороте уполномоченные лица проставляют ЭП. Каждый ордер подлежит регистрации в учетном журнале (форма № КО-3, ОКУД 0310003) и отображается в кассовой книге (для последующей сверки с кассовыми документами).
Если на прилагаемых к РКО документах есть разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна!
Ответственное лицо (получатель денег) расписывается в ордере (проставляет ЭП на электронном документе) о получении выданных денег.
Расходный кассовый ордер, составленный для ИП, вправе подписать только сам ИП!
Допускаются ли исправления в РКО, оформленных в электронном виде ? Ответ на этот вопрос есть в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, то получите пробный демодоступ бесплатно.
Типовой бланк
Для РКО определен типовой бланк (по форме № КО-2, ОКУД 0310002), утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000). Поскольку здесь речь идет о кассовом документе, то установленная для него форма применяется в обязательном порядке: 
Скачать бланк формы РКО
Соответственно, организации, предприятия любой формы собственности обязаны использовать данный типовой бланк каждый раз при оформлении расходного кассового ордера. Однако, ИП не обязан оформлять РКО. Расходовать наличные ИП может на что угодно: на личные нужды, оплату товаров и услуг, выплату зарплаты (п. п. 2, 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Как заполнить бланк
Заполняют бланк РКО строго на дату фактической выдачи наличных денег согласно соответствующим Указаниям по применению и заполнению, утв. Постановлением № 88. Ответственное за формирование РКО лицо, организация определяет и фиксирует в правилах работы с кассовой документацией.
Нюансы заполнения:
- по стр. «Основание» прописывают соответствующее содержание хозяйственной операции, — например, «заработная плата за вторую половину сентября 2024 г.», «выдано под отчет на командировочные расходы»;
- в стр. «Приложение» перечисляют прилагаемые к РКО документы и их реквизиты (номера и даты оформления).
Если в ордере РКО сделана ошибка, то его нужно аннулировать, а взамен заполнить другой, с правильными данными, без ошибок и исправлений!
Хранят ордера как минимум 5 лет (отсчет ведется от года, в котором их оформляли). Если по ордеру есть споры, то хранить его следует до того момента, когда по делу примут решение (минимум 5 лет). Электронный РКО можно хранить в электронном виде. Однако, если этого потребуют госорганы, то его нужно будет распечатать.
Некоторые особенности оформления РКО
В зависимости от ситуации заполнение РКО может различаться. Например, когда подотчетному лицу выдают деньги из кассы, РКО оформляют при наличии соответствующего распоряжения главы организации либо заявления от подотчетного лица о выдаче денег, подписанного руководителем компании. Разберем еще пару наиболее распространенных случаев.
При расчете с поставщиком
Если вместо поставщика действует его представитель, то уполномоченному лицу организации нужно:
- Запросить у него доверенность, удостоверяющего его право на получение конкретной суммы по договору, заключенному с организацией. Доверенность с реквизитами прописывается в стр. «Приложение».
- Указать в РКО Ф. И. О., паспортные данные представителя поставщика.
- По стр. «Основание» прописать реквизиты договора (пример: «Оплата по договору №…от… за товары по накладной №… от…»).
В пределах одного договора передавать больше 100 тыс. руб. наличными не разрешается!
При выдаче зарплаты
Обычно РКО оформляют при выдаче зарплаты одному работнику (без оформления платежных ведомостей). Например, такое возможно, если сотрудник получает заработную плату при увольнении, отпускные или сумму ранее депонированной зарплаты.
Также, РКО составляют, причем на всю выдаваемую сумму, при выдаче зарплаты сотрудникам по ведомости, указывая по стр. «Приложение» дату и номер ведомости. Данные получателя и его подпись здесь не требуются.
Образец РКО с условными данными при выдаче денег под отчет на оплату товаров по договору поставки
Допустим, из кассы ООО «Ласточка» под отчет на оплату товаров по договору поставки работнице Трофимовой Анне Леонидовне должны выдать 94 400 руб. Основание: заявление подотчетного лица от 20.03.2024.
При выдаче оформлен расходный кассовый ордер № 15 от 20.03.2024. Документ подписан главбухом Петровой К. Л., директором ООО «Ласточка» Красновским Н. М.
Сумма 94 400 руб. выдана кассиром Борисенко Т. Д. О получении данной суммы имеется соответствующая запись, подписанная получателем Трофимовой А. Л.
.jpg)
Скачать образец заполнения РКО
Итоги
РКО (расходный кассовый ордер) — это документ, требуемый при выдаче наличных из кассы компании. Выше в материале приведены нюансы его оформления, заполнения.
