Первичные документы можно сравнить с фундаментом, на основе которого строится бухучет в организации. Также они играют важную роль в налоговом учете, ведь формировать отчетность можно только на основе данных, которые подтверждены первичной документацией. Статья 9 ФЗ 402 «Первичные учетные документы» определяет их суть и формы, в этой же статье перечислены реквизиты, которые обязательно нужно включать в первичку.
Первичные документы
Подробно рассмотрим, что прописано в ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В соответствии с п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичные документы необходимо оформлять при совершении всех хозопераций. Запрещено принимать к учету первичку, отображающую операции, которые на самом деле не имели места в хозяйственной жизни. Это относится и к мнимым и притворным сделкам.
Обязательные реквизиты первичного учетного документа в ФЗ 402 перечислены в пункте 2 статьи 9. Этот пункт будет подробнее рассмотрен ниже.
В пункте 3 указано, что первичку необходимо составлять в момент совершения каждого отдельного факта хозяйственной жизни. Но если у фирмы нет такой возможности, оформить документ нужно сразу после завершения хозяйственной операции. За достоверность сведений, отображенных в первичном документе, отвечает сотрудник, оформивший и подписавший его.
Пункт 4 ст. 9 регламентирует, что руководитель организации имеет право решать, какие формы первички будут использоваться. Законодательством допускается применение унифицированных форм и самостоятельно разработанных бланков (при условии, что в них включены все реквизиты, перечисленные в пункте 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Если организация самостоятельно разрабатывает бланки, за основу можно взять унифицированные формы и скорректировать их с учетом специфики деятельности.
Пункт 5 ст. 9 «Первичные учетные документы» 402-ФЗ предусматривает, что первичку можно формировать на бумажных носителях и в электронном формате (потребуется заверение электронной подписью).
Таким образом, первичными учетными документами являются созданные в письменном или электронном формате документы, содержащие данные о произведенных хозоперациях. Под хозяйственной операцией подразумевается действие или событие, в результате которого изменилась структура активов, обязательств и собственного капитала. Хозоперации отображаются в бухучете путем их сплошного и непрерывного документирования.
Что относится к обязательным реквизитам
Еще раз напомним, что обязательные реквизиты первичных документов в 402-ФЗ можно найти в пункте 2 статьи 9. К ним относится:
-
наименование самого документа;
-
дата его оформления;
-
наименование юридического лица или ИП;
-
содержание хозоперации;
-
величина (в натуральном или денежном измерении) и единицы измерения;
-
должность сотрудника (или нескольких сотрудников), совершившего хозоперацию и ответственного за оформление документа;
-
Ф.И.О. и подписи ответственных лиц, или иные данные, позволяющие их идентифицировать.
Следует отметить, что перечисленные в ст. 9 закона № 402-ФЗ обязательные реквизиты должны присутствовать во всех без исключения первичных документах. Организации имеют право добавлять в первичку другие реквизиты, но исключать обязательные реквизиты недопустимо.
Какие документы относятся к первичке
Первичные документы классифицируются в зависимости от их назначения. На законодательном уровне не утвержден перечень обязательных для всех организаций и ИП первичных учетных документов. Каждый субъект имеет право самостоятельно определять список документов, которые будут оформляться при осуществлении деятельности, закрепив его в своей учетной политике.
С 2013 года не являются обязательными к применению унифицированные учетные бланки, содержащиеся в альбомах таких форм. Но это не касается первичных кассовых документов – они оформляются строго по утвержденным унифицированным формам (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88; Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Сведения из первички в обязательном порядке переносятся в учетные регистры.
Далее перечислим некоторые наиболее распространенные формы унифицированных первичных документов и сферы их применения.
Кассовые операции:
-
КО-1(Приходный кассовый ордер);
-
КО-2 (Расходный кассовый ордер);
-
КО-4 (Кассовая книга);
-
АО-1 (Авансовый отчет).
Учет торговых операций:
-
ТОРГ-1 (Акт о приемке товара);
-
ТОРГ-11 (Товарный ярлык);
-
ТОРГ-12 (Товарная накладная);
-
ТОРГ-16 (Акт списания товаров на складе);
-
универсальный передаточный документ (УПД) – включает реквизиты первичного документа и счета-фактуры.
Учет основных средств:
-
ОС-1 (Акт приема-передачи объектов ОС);
-
ОС-4 (Акт списания ОС);
-
ОС-6 (Инвентарная карточка учета ОС);
-
ОС-14 (Акт приема оборудования) и др.
Учет и оплата труда:
Общие требования к первичке
Чтобы первичный документ был признан действительным, необходимо соблюдать требования, предъявляемые к первичке:
-
составление документа в бумажной или электронной форме;
-
наличие обязательных реквизитов первичного документа по 402-ФЗ (п. 2 ст. 9);
-
отображение достоверных фактов хозяйственной деятельности;
-
отсутствие ошибок, из-за которых документ могут признать недействительным (любые исправления должны заверяться подписью ответственных лиц);
-
наличие подписей ответственных лиц с расшифровкой.
Оформленная в соответствии с требованиями закона первичка обеспечит правильное и достоверное ведение бухучета в организации. Формировать бухгалтерские проводки без наличия подтверждающих документов запрещено. Также недопустимо использовать в учете копии или сканы первичных документов вместо оригиналов, иначе сотрудники налоговой службы могут признать операцию недействительной.
Отсутствие или ненадлежащее оформление первички является грубым нарушением, за которое предусмотрена ответственность. Нарушителям придется платить штрафы, размер которых установлен в ст. 120 НК РФ (от 10 тыс. руб. до 20% от налога, неуплаченного в связи с нарушением, но не менее 40 тыс. руб.).