Как заполнить расходный кассовый ордер-2024

25.01.2024
0
РКО (расходный кассовый ордер) – документ, требуемый при выдаче наличных денег из кассы организации. Разберем ряд ключевых особенностей его оформления, заполнения.

Справочно про кассовый ордер

РКО – это первичный документ, который разрешает выдачу денег из кассы и при этом является основанием для учета выданных денег. Стандартно его используют для:

  • выплаты зарплаты, командировочных расходов, матпомощи;
  • выдачи подотчетных средств;
  • передачи наличных из кассы на банковский счет и в иных законных целях.

Таким образом, выдача наличных из кассы всегда сопровождается оформлением РКО. Допускается составление ордера на бумажном носителе (вручную) и в электронном виде.

Выписывает его в одном экземпляре работник бухгалтерии, а подписывает – глава организации и главбух (уполномоченное лицо при их отсутствии).

При электронном документообороте уполномоченные лица проставляют ЭП. Каждый ордер подлежит регистрации в учетном журнале (форма № КО-3, ОКУД 0310003) и отображается в кассовой книге (для последующей сверки с кассовыми документами).

Если на прилагаемых к РКО документах есть разрешительная подпись главы организации, подписывать его не обязательно!

Ответственное лицо (получатель денег) расписывается в ордере (проставляет ЭП на электронном документе) о получении выданных денег.

Расходный кассовый ордер, составленный для ИП, вправе подписать только сам ИП!

Кто уполномочен подписывать кассовые документы? Ответ на этот вопрос есть в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Типовой бланк

Для РКО определен типовой бланк (по форме № КО-2, ОКУД 0310002), утв. Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 (послед ред. - 03.05.2000) . Поскольку здесь речь идет о кассовом документе, его установленная для него форма применяется в обязательном порядке: Скачать бланк формы РКО

Соответственно, ИП, организации, предприятия любой формы собственности обязаны использовать данный типовой бланк каждый раз при оформлении расходного кассового ордера.

Как заполнить бланк

Заполняют бланк РКО строго на дату фактической выдачи наличных денег согласно соответствующим Указаниям по применению и заполнению, утв. Постановлением № 88. Исправления, ошибки в документе не допускаются! Ответственное за формирование РКО лицо, организация определяет и фиксирует в правилах работы с кассовой документацией.

Нюансы заполнения:

  • по стр. «Основание» прописывают соответствующее содержание хозяйственной операции, например, «зарплата за вторую половину сентября 2024 г.»;
  • в стр.»Приложение» перечисляют прилагаемые документы и их реквизиты.

Если в ордере сделана ошибка, его нужно аннулировать, а взамен заполнить другой, с правильными данными, без ошибок и исправлений!

Хранят ордера как минимум 5 лет (отсчет ведется от года, в котором их оформляли). Если по ордеру есть споры, хранить его следует до того момента, когда по делу примут решение (минимум 5 лет). Электронный РКО можно хранить в электронном виде, но если этого потребуют госорганы, его нужно будет распечатать.

Некоторые особенности оформления РКО

В зависимости от ситуации заполнение РКО может отличаться. Например, когда подотчетному лицу выдают деньги из кассы, РКО оформляют при наличии соответствующего распоряжения главы организации либо заявления от подотчетного лица о выдаче денег, подписанного главой. Разберем еще пару наиболее распространенных случаев.

При расчете с поставщиком

Если вместо поставщика действует его представитель, уполномоченному лицу организации нужно:

  1. Запросить у него доверенность, удостоверяющего его право на получение конкретной суммы по договору, заключенному с организацией. Доверенность с реквизитами записать в стр. «Приложение».
  2. Указать в РКО ФИО, паспортные данные представителя поставщика.
  3. По стр. «Основание» прописать реквизиты договора (пример: «Оплата по договору №…от… за товары по накладной №… от…»).

В пределах одного договора передавать больше 100 тыс. руб. не разрешается!

При выдаче зарплаты

Обычно РКО оформляют при выдаче зарплаты 1-2 работникам. Также этот документ составляют, причем на всю выдаваемую сумму, при выдаче зарплаты сотрудникам по ведомости, указывая по стр. «Приложение» реквизиты ведомости. Данные получателя и его подпись здесь не требуются.

Образец РКО с условными данными при выдаче денег на хознужды

Допустим, из кассы ООО «Ласточка» на хознужды работнице Трофимовой Анне Леонидовне должны выдать 5 000 руб. Основание – служебная записка начальника планового отдела Колосовой И. Н. от 01.09.2024.

При выдаче оформлен расходный кассовый ордер № 15 от 02.09.2024. Документ подписан главбухом Петрович К. Л., директором ООО «Ласточка» Красновским Н. М.

Сумма 5 000 руб. выдана кассиром Борисенко Т. Д. О получении данной суммы имеется соответствующая запись, подписанная получателем – Трофимовой А. Л.

Скачать образец заполнения РКО

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Вы — юрист или бухгалтер?
Можете разместить интересную статью под своим авторством на нашем сайте!
Укажем вас в качестве автора и добавим в пул экспертов сайта
Пишите на почту: zabota@spmag.ru
Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Первичные документы
Оставить комментарий