Документирование хозяйственных операций — процесс первичной регистрации свершившихся фактов деятельности организации и начальный этап ведения бухгалтерского учета. В переводе с латинского «документ» означает: доказательство, свидетельство. Любая хозяйственная операция оформляется документом — письменным свидетельством, подтверждающим ее совершение и делающую ее юридически законной и обоснованной. Благодаря составленному документу фиксируется дата, время, место хозоперации, учтенный факт деятельности и ответственные за него лица.
Как ведется документирование хозяйственных операций организации
Первичным бухгалтерским документов является любой носитель информации, при помощи которого зарегистрирована хозяйственная операция. По установленным требованиям документ оформляется во время совершения операции или сразу после него: дата документа не может быть хронологически раньше момента фактического совершения факта хозяйственной жизни. Документирование — это неотъемлемая часть бухгалтерского учета, где любые записи осуществляются только на основании правильно составленных и подписанных первичных документов.
Для документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета используют как типовые формы Госкомстата, отраслевые ведомственные бланки, так и самостоятельно разработанные формы, утвержденные приказом по учетной политике предприятия. Важное требование — первичные документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.:
-
наименование и дата составления первичного документа;
-
название организации, которая составила бланк;
-
описание хозяйственной операции, ее краткое содержание;
-
количественные и денежно-суммовые измерители операции;
-
должности лиц, совершивших операцию, несущих ответственность за ее оформление, их подписи с обязательной расшифровкой.
Кроме обязательных реквизитов разрешено дополнять первичные документы дополнительными параметрами, поясняющими факт хозяйственной деятельности.
Бланки документов составляются на бумаге, при этом чаще всего для их оформления используются программные средства. При электронном составлении документа, одновременно подготавливается и его бумажная копия для подписания. Машинные носители информации должны обеспечивать возможность распечатки бланков в любой момент времени. Бухгалтерские документы заполняются разборчиво и аккуратно, денежные суммы прописывают всегда цифрами и прописью во избежание ошибок. Зачастую на распечатанном документе не запрещено дописывать от руки какие-либо показатели, т. к. в любом случае документ заверяется подписями ответственных за его составление лиц, круг которых утверждается руководителем по предварительному согласованию с главным бухгалтером.
Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете в России, составление бухгалтерских регистров и отчетности происходит на русском языке. При иностранном участии в корпорациях допустимо оформлять документацию и на иностранном языке, но в этом случае на документе обязательно должен присутствовать подстрочный перевод на русский.
Исправления в кассовые и банковские документы вносить не разрешено. В остальные бухгалтерские документы допустимо вносить поправки при наличии надписи, подтверждающей исправление. Неверную запись перечеркивают, сверху записывают верное значение и подтверждают исправление подписью лица, ответственного за оформление операции.
Документооборот и хранение документов в компании
Процесс движения документов через все инстанции от момента их выписки до передачи на хранение в архив называется документооборотом. В организации должен быть разработан график документооборота, позволяющий отслеживать хронологическое движение документов. График разрабатывается и контролируется главным бухгалтером, утверждается директором компании. Как правило он выглядит в виде схемы, таблицы или списка отделов с указанием сроков прохождения документов через них. Каждому участнику документооборота вручается выписка из графика и перечисляются документы, относящиеся к его зоне ответственности.
Все поступившие документы в компанию тщательно проверяются на наличие:
-
обязательных реквизитов (по закону № 402-ФЗ);
-
читаемости и четкости заполнения;
-
подписей ответственных сотрудников;
-
правильности арифметических подсчетов;
-
законности совершенной операции.
Впоследствии все документы подвергаются бухгалтерской обработке, включающей в себя:
-
таксировку: по каждому бланку должна быть указана денежная оценка совершенной операции;
-
группировку: бланки группируются по участкам учета, однородные документы подбираются с целью внесения записей общим итогом;
-
разметку: проставляются счета и их корреспонденции по каждой операции для отражения на синтетических и аналитических счетах бухгалтерского учета.
Все бухгалтерские документы необходимо хранить в компании в течение установленного законодательством времени. В законах и приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 прописаны основные сроки хранения всех документов, возникающих в процессе ведения деятельности компаниями. Первичные регистры и отчетность хранят не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Столько же хранятся доверенности, выданные филиалам, и таможенные декларации. Кадровые документы до 2003 года хранят в фирме более 75 лет, составленные после 01.01.2003 года — 50 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Налоговый кодекс в пп. 8 п.1ст.23 предписывает сохранять документы, необходимые для проверки правильности исчисления налогов в течение 4 лет, но при убыточной деятельности и официально декларируемом убытке компании хранят документы в течение срока погашения заявленного убытка. Акты приема-передачи земли, недвижимости, документы по лизингу хранятся бессрочно.
Читайте также: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
Для чего необходима документация хозяйственных операций
Документация хозяйственных операций в бухгалтерском учете производится сплошным и непрерывным методом. Именно таким способом обеспечивается достоверный учет всех активов компании и источников их обеспечения, а также текущих обязательств фирмы, необходимый для:
-
оперативного и эффективного руководства компанией;
-
контроля за сохранностью каждого имеющегося объекта собственности и подтверждения материальной ответственности сотрудников;
-
контроля законности совершаемых операций.
