Оформление первичных документов
Первичными учетными документами оформляют факты хозяйственной жизни. Формы первички приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике. Их утверждает руководитель организации (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 02.11.2023 № 03-03-06/1/104759).
Формы первички, разработанные Госкомстатом РФ и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению. Однако, определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012, письмо Минфина от 16.11.2018 № 03-03-06/1/82673):
- кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, платежная ведомость и др.);
- транспортная накладная, подтверждающая оформление договора перевозки, если стороны в договоре не согласовали другую форму;
- бланки строгой отчетности (ст. 1.1 закона РФ "О ККТ" от 22.05.2003 № 54-ФЗ), утвержденные соответствующими министерствами РФ (например, билеты на проезд, квитанции на оплату юридических услуг и др.);
-
формы первичных документов, утверждаемые уполномоченными госорганами (например, ЦБ РФ).
Какие формы документов, утвержденных ЦБ РФ, относятся к первичным, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя первичка составляется внутри организации (авансовые отчеты, платежные ведомости и др.), а внешняя поступает в компанию извне (например, от контрагентов, банков, поставщиков).
Какие реквизиты первичного документа обязательны
Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и в самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование первичного документа («Акт приемки выполненных работ», «Авансовый отчет» и др.);
- дата его составления;
- наименование компании, которая составила первичный документ;
- содержание факта хозяйственной жизни, то есть хозоперации, сделки, события (например, оплата за выполненные работы по акту, погашение задолженности, отгрузка товара в адрес покупателя и др.);
- его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также, указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара);
- должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица, либо должность лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой (с указанием их фамилий и инициалов). Ответственных лиц, имеющих право подписи первички, своим приказом назначает руководитель организации.
Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать. Однако, если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).
Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для ведения бухгалтерского и налогового учета хозопераций. В этом плане закон 402-ФЗ не содержит никаких ограничений.
Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные (например, связанные с отраслевыми особенностями). Так, это может быть первичка, применяемая госорганами, органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями.
При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными законодательством РФ для унифицированных форм (если используются типовые бланки), либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы первички разработаны компанией самостоятельно.
Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»
При проверке первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, если в указанном документе нет даты его оформления, то это не позволит отнести его к определенному налоговому периоду. Кроме того, в частности, отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате с налогоплательщика-правонарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени либо выписан штраф (ст. 120, 122 НК РФ).
Итоги
В первичных документах отражаются все факты хоздеятельности организации. Форма первички может быть утверждена законодательством РФ или разработана компанией самостоятельно. Однако, в первичном документе должны быть указаны обязательные реквизиты первичного учетного документа, приведенные выше в материале.
