Заполнение 6-НДФЛ при увольнении сотрудника зачастую вызывает множество вопросов. Разберемся, как сформировать отчет и внести в него корректную информацию, отражающую произведенные выплаты, а также сумму налога и временные рамки его перечисления.
Выплаты увольняющемуся сотруднику
Трудовым законодательством установлены правила осуществления всех полагающихся увольняемому сотруднику выплат (з/платы, компенсации за отпуск, выходного пособия (ВП)). Их следует выплатить в день увольнения, а если работник не появлялся в этот день, то выдачу расчета производят на следующий день после подачи им соответствующего заявления.
Вместо компенсации за отпуск сотрудник имеет право отгулять отпуск и сразу по его завершении уволиться. В подобных случаях днем увольнения будет считаться последний день отпуска (ст.127 ТК РФ), а полный расчет с сотрудником необходимо произвести в последний день перед отпуском. Отпускные же должны быть начислены и выданы за 3 дня до его начала.
Кроме налогооблагаемых выплат, увольняемым по сокращению работникам выплачивают необлагаемые НДФЛ выходные пособия. Суммы ВП вместе с суммами среднемесячного заработка за второй и третий месяцы, отпущенными для поиска работы, при увольнении по сокращению не облагаются НДФЛ, но лишь в части не превышающей размер трех среднемесячных заработков (для северных местностей – шести). Облагаемые суммы выходных пособий, т. е. превышающие расчетный лимит, также отражаются в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника.
Как отразить в 6-НДФЛ выплаты уволенному работнику
Законодатель не разъяснил принципиальной разницы в отражении сумм, полагающихся при увольнении, поэтому, заполняя форму, будем руководствоваться общими положениями, продиктованными Порядком, утвержденным ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, и узнаем, как отразить в 6-НДФЛ расчет при увольнении. На основе требований НК РФ составим таблицу последовательности действий бухгалтера при выплате дохода и перечислении НДФЛ при увольнении:
Доход |
Дата получения дохода |
Сроки перечисления НДФЛ |
отпускные |
День выплаты |
Не позже последнего дня месяца, в котором доход получен |
больничные |
||
зарплата |
Последний день работы |
На следующий день после выплаты |
другие доходы (компенсация и т.п.) |
День выплаты |
Каждый вид выплат и перечислений налога фиксируют в отдельных блоках 2-го раздела, группируя их по срокам фактической выплаты и перечисления налога. Т.е. заполняя 6-НДФЛ при увольнении, отражают выплату (стр. 130):
- зарплаты;
- ВП, превышающих расчетный лимит;
- компенсации за отпуск и прочих выплат при увольнении.
Затем в отчете фиксируется сумма налога (стр. 140), сроки начисления, удержания и перечисления налога по каждой из этих выплат (стр. 100,110,120).
Рассмотрим, как отразить увольнение в 6-НДФЛ на практике.
Заполнение 6-НДФЛ при увольнении сотрудника: примеры
Пример 1
Оператор ПК оформил отпуск с 15.05.2018 по 21.05.2018, при этом с 22.05.2018 увольняется по сокращению штата. Бухгалтер рассчитала полагающиеся выплаты:
– отпускные – 22 000 руб.;
– зарплату с 1-го по 14 мая – 15 000 руб.;
– облагаемая часть ВП – 28 000 руб.
С начисленных выплат необходимо удержать 13% НДФЛ в сумме 8450 руб. (22 000 х 13% + 15 000 х 13% + 28 000 х 13%).
Отпускные получены сотрудником 10.05.2018, НДФЛ перечислен в бюджет 11.05.2018. Расчет должен быть произведен в последний день перед отпуском, поэтому зарплата и выходное пособие ему выданы 14.05.2018, налог с них перечислен 14.05.2018. В 6-НДФЛ эти сведения отразятся так:
выплата
Строки
130
140
100
110
120
отпускные
22 000
2860
10.05.2018
10.05.2018
31.05.2018
зарплата
15 000
1950
14.05.2018
14.05.2018
15.05.2018
облагаемая часть выходного пособия
28 000
3640
14.05.2018
14.05.2018
15.05.2018
В строке 120 фиксируется дата, не позднее наступления которой работодателем должна быть перечислена сумма налога (а не дата реального перечисления). В нашем примере НДФЛ по отпускным может быть перечислен вплоть до 31.05.2018 включительно. Это разрешено ст. 226 НК РФ, но подобная норма распространяется только на отпускные (и больничные), исключая компенсацию отпуска при увольнении в 6-НДФЛ. По всем иным выплатам налог перечисляется на следующий день после получения дохода.
Пример 2
По заявлению сотрудника день увольнения – 24.05.2018, до этого дня он работал на 40-часовой рабочей неделе. По расчету бухгалтера ему полагается выплатить:
– зарплату в сумме 15 000 руб.;
– компенсацию за неиспользованный отпуск – 12 000 руб.;
– удержать и перечислить НДФЛ 13% с означенных выплат – 3510 руб. (15 000 х 13% + 12 000 х 13%).
Полный расчет произведен в день увольнения – 24.05.2018. В 6-НДФЛ будет зафиксирована следующая информация:
Строки
Выплата
130
140
100
110
120
зарплата
15 000
1950
24.05.2018
24.05.2018
25.05.2018
компенсация за отпуск
12 000
1560
24.05.2018
24.05.2018
25.05.2018
В этом примере 6-НДФЛ при увольнении отражает единовременную выплату причитающихся сумм и перечисление НДФЛ на следующий день.