6-НДФЛ: отпускные и больничные

Даты получения дохода и удержания НДФЛ

Как и по зарплате, днем фактического получения дохода для которой считается день выплаты дохода, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 календарных дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то:

1. Работодатель начисляет их на основании больничного листа (за первые три дня болезни) — выплачивая в ближайший «зарплатный» день.
2. СФР выплачивает их за остальные дни больничного — на протяжении 10 рабочих дней со дня представления ему сведений (документов), необходимых для назначения и выплаты пособия.

Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• не позднее 28-го числа текущего месяца — по НДФЛ, исчисленному и удержанному за период с 1-го по 22-е число текущего месяца;
• до 5-го числа следующего — по подоходному налогу, удержанному за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца;
• не позднее последнего рабочего дня текущего года — по НДФЛ, удержанному за период с 23 по 31 декабря.

При этом, нужно учитывать перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ, подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Особенности отражения отпускных в 6-НДФЛ

Заполняя формы 6-НДФЛ, суммы отпускных показывают совокупно с другими доходами физлиц.

Например, организация в выплатила сотрудникам:

• зарплату за март 3 апреля 2024 г. — 100 000 руб., в т.ч. НДФЛ 13 000 руб.;
• отпускные двоим сотрудникам — 12 апреля 2024 г. — 10 000 руб. (НДФЛ 1 300 руб.), а 26 апреля 2024 г. — 8 000 руб. (НДФЛ 1 040 руб.).

Вот как эти суммы распределятся в 6-НДФЛ за полугодие:

• стр. 020 — 15 340 руб. (13 000 руб. + 1 300 руб. + 1 040 руб.). Эта сумма войдет в итоговую сумму начислений НДФЛ с начала года. Пример показан условный;
• стр. 021 — 14 300 руб. (13 000 руб. + 1 300 руб.);
• стр. 022 —1 040 руб.

Срок перечисления НДФЛ с заработной платы: 02.05.2024, а не 28.04.2024. Срок перечисления НДФЛ с отпускных:

• 02.05.2024, а не 28.04.2024 — с отпускных, выплаченных 12 апреля (НДФЛ 1 300 руб.);
• 06.05.2024, а не 05.05.2024 — с отпускных, перечисленных работнику 26 апреля (НДФЛ 1 040 руб.).

Дело в том, что в 2024 г. 28 апреля и 5 мая выпадают на воскресенье. Первые рабочие дни — это 02.05.2024 и 06.05.2024 соответственно. Следовательно перечислить суммы НДФЛ с зарплаты , отпускных  нужно не позднее этих дат.

Во 2 разделе суммы будут такие:

• в стр. 120 — в общий показатель с начала года будет включена сумма выплат в 118 000 руб. (100 000 руб. + 10 000 руб. + 8 000 руб.);
• в стр. 131 — 118 000 руб.;
• в стр. 140 — 15 340 руб. (НДФЛ в 13% от 118 000 руб.);
• в стр. 160 — 15 340 руб.;
• в стр. 161 — 14 300 руб.;
• в стр. 162 — 1 040 руб.

Как отразить в 6-НДФЛ «переходящие» отпускные

Ситуации с так называемыми «переходящими» отпускными возникают, когда отпуск начинается в одном месяце, а закачивается в другом. В этом случае отпускные в расчете 6-НДФЛ отражают так же, как и обычные отпускные, потому что доход работника по отпускным возникает только тогда, когда их выплачивают (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

При оформлении расчета 6-НДФЛ за год начисленная по переходящему отпуску сумма отпускных отражается в Приложении к справке о доходах и суммах НДФЛ физлица в поле того месяца, в котором она фактически выплачена сотруднику. В частности, если работник находился в отпуске с 23 мая по 17 июня и отпускные выплачены в мае, то в Приложении к справке такие отпускные указываются с номером "05" в графе "Месяц".

НДФЛ с отпускных уплачивается в вышеуказанные сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ). При этом не имеет значения, когда начался и закончился сам отпуск.

Перерасчет отпускных: 6-НДФЛ

Нередко на практике возникают ситуации, когда выплаченные в предыдущем периоде отпускные приходится пересчитывать по различным причинам, причем как в большую сторону, так и в меньшую. Как в этом случае отражать отпускные в 6-НДФЛ:

• если при перерасчете необходимо доплатить отпускные, то в разд. 2 отразите итоговые суммы с учетом доплаты отпускных. Иными словами, правила заполнения раздела такие же, как и по обычным отпускным. Отразите доплату в отчетном периоде, в котором она выплачена (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226 НК РФ);

• излишне выплаченные отпускные в расчете 6-НДФЛ отражаются так же, как и излишне выплаченная зарплата.

Отражаем больничные в 6-НДФЛ

НДФЛ облагаются все виды больничных пособий. Датой фактического получения дохода по больничному считается дата выплаты пособия по временной нетрудоспособности (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

В расчете 6-НДФЛ указывают только выплаченное пособие по временной нетрудоспособности.

Пособие по временной нетрудоспособности, исчисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете в периоде его выплаты. В частности, если работник болел в декабре 2023 г., а больничный вы оплатили ему в январе 2024 г., то сумма пособия отражается в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 г.

В разд. 1 расчета отражается НДФЛ, удержанный (в том числе с больничного) в отчетном (налоговом) периоде, и подоходный налог, возвращенный в данном периоде, в общем порядке. В разд. 2 сведения о выплаченном пособии и НДФЛ с него указывается в составе обобщенных показателей.

В годовом расчете 6-НДФЛ сведения о больничных и соответствующем НДФЛ отражаются также в справке о доходах и суммах налога физлица. В Приложении к этой справке указывается код дохода по больничному листу "2300" в графе "Код дохода/Код вычета" (если к пособиям делается доплата до фактического среднего заработка — код "4800").

6-НДФЛ с примером больничного и отпуска

Компания в апреле выплатила 4 сотрудникам:

• 05.04.2024 зарплату за март — 100 000 руб. (НДФЛ 13 000 руб.);
• 05.04.2024 больничный — 5 000 руб. (НДФЛ 650 руб.);
• 05.04.2024 отпускные — 10 000 руб. (НДФЛ 1 300 руб.),

В 6-НДФЛ за полугодие эти суммы будут показаны как совокупно по строке 020 раздела 1, так и отдельно — в строке 021, а в разделе 2 отразятся:

• по строкам 140, 160 — как часть в составе суммы НДФЛ, исчисленной и удержанной с начала года;
• отдельно в стр. 161 — как сумма НДФЛ (14 950 руб. = 13 000 руб. + 650 руб. + 1 300 руб.), удержанная в период с 1-го по 22-е число первого месяца последнего квартала, то есть 05.04.2024.

Итоги

Срок перечисления НДФЛ с больничных и отпускных: до 28-го числа текущего или до 5-го числа следующего месяца, в зависимости от периода удержания налога с них. В форме 6-НДФЛ эти выплаты отражаются так, как приведено выше в материале.