Кто обязан сдавать 6-НДФЛ
Любой работодатель, выплачивающий зарплату работникам, выступает налоговым агентом по НДФЛ. С каждой выплаты физическому лицу он удерживает НДФЛ и не позднее следующего дня перечисляет его в бюджет. А затем ежеквартально отчитывается в налоговую об удержанных и перечисленных суммах.
Для предоставления сведений разработан унифицированный бланк — форма 6-НДФЛ. Порядок его заполнения и подачи в инспекцию закреплен приказом ФНС 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее — Порядок по заполнению).
Отчет может быть представлен на бумаге или электронно. Формат зависит от численности работников. Если она составила 10 и менее человек, то работодатель вправе выбирать — бумажный или электронный вариант. Однако если работников больше 10, то следует представлять сведения только в электронном виде (абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Как проверить 6-НДФЛ на ошибки, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Изучите Готовое решение, получив пробный демо-доступ к справочно-правовой системе «КонсультантПлюс», бесплатно.
Как заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал 2022 года
При составлении отчета требуется соблюдать требования, перечисленные в пунктах 1.1 — 1.12 Порядка по заполнению. Сведения вносятся заглавными буквами. Строки бланка заполняются слева направо, начиная с первой клетки. Каждая клетка предназначена только для одного символа. В полях, по которым нет показателей, ставьте 0. Если поле указания чисел остаются пустые клетки, поставьте в них прочерки.
Бланк состоит из 5 страниц:
- титульный лист;
- раздел 1 — Данные об обязательствах налогового агента;
- раздел 2 — Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ;
- приложение 1 — Справка о доходах и суммах налога физического лица (заполняется в расчете за год).
Нумерация страниц формы начинается с титульного листа (стр. 001) и продолжается в сквозном порядке. На каждом листе указывается ИНН и КПП организации, а также дата составления и подпись уполномоченного (на составление) лица.
На титульном листе укажите данные работодателя — название организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, коды ИНН, КПП, ОКТМО, календарный год. В поле «Отчетный период» указывается двузначный код, соответствующий периоду (приложение № 1 к Порядку по заполнению). В отчете за третий квартал (9 месяцев) указывают код 33.
В строке «Представляется в налоговый орган» указывается код инспекции, состоящий из четырех цифр — 7201, 7720 и т. д. В поле «По месту нахождения» проставляют код места, по которому предоставляется отчет (приложение № 2 к Порядку по заполнению). Если отчитываетесь по месту нахождения организации, то укажите код 214.
В блоке «Достоверность и полноту сведений подтверждаю» поставьте код лица, предоставляющего отчет. Если подает сама организация (налоговый агент), то ставят цифру 1. Ниже полностью прописывается фамилия, имя и отчество уполномоченного лица, например, директора.
Для заполнения разделов 1 и 2 понадобятся данные бухучета:
- о выданных суммах в пользу работников за последние 3 месяца;
- о наличии права работников на вычет;
- об удержанных суммах НДФЛ.
Обратите внимание, что в отчет попадут не все начисленные суммы. При подготовке расчета за 3 квартал, мы анализируем только 3 месяца — июль, август, сентябрь. Зарплата за сентябрь будет выплачена в октябре, когда наступит другой отчетный период (4 квартал). Зарплата за сентябрь будет начислена в 3 квартале, но выплачена в 4 квартале. Соответственно, и налог будет удержан только в 4 квартале. Поэтому в отчете за 3 квартал мы показываем только начисления за сентябрь (в разделе 2 строки 120, 140). Удержанный же налог будет показан в следующем квартале, т.е. расчете за год. Авансы по зарплате отдельно не выделяются, потому как с них не удерживают налог. НДФЛ считается по итогу месяца.
Рассмотрим алгоритм заполнения отчета 6-НДФЛ за 3 квартал 2022 года на следующем примере. В организации трудятся 10 человек, оклад каждого фиксирован — 50 000 руб. На вычет прав ни у кого нет. Зарплата выдается дважды в месяц: аванс 15-го числа, окончательный расчет — 30-е число.
Форму будем заполнять со второго раздела. Показатели вносятся с начала года, нарастающим итогом. Это значит, что если мы составляет отчет за 3 квартал, то собираем данные за 9 месяцев — с января по сентябрь.
Доход всех работников за месяц: 50 000 руб. х 10 чел. = 500 000 руб.
Доход всех работников за 9 месяцев: 500 000 руб. х 9 мес. = 4 500 000 руб.
По строке 110 покажем сумму дохода работников за 9 месяцев. Ниже, в строках 111-115, отражают выплаченные дивиденды, заработок по трудовым договорам и ГПД, отдельно выделены высококвалифицированные специалисты. У нас трудятся только по трудовым договорам, поэтому сумму 4 500 000 руб. отразим в строке 112.
В поле 120 указывается количество работников, получивших доход, в строке 130 — сумма вычетов. В строке 140 отражается начисленная сумма налога: 4 500 000 руб. х 13% = 585 000 руб. В нашем случае эта сумма равна удержанной, потому что мы успели удержать НДФЛ еще в сентябре. Поэтому в строке 160 тоже показываем 585 000 руб.
В разделе 1 показываем суммы удержанного НДФЛ. В строке 020 отражается общая сумма налога, удержанного с дохода всех работников за последние 3 месяца отчетного квартала: 1 500 000 руб. х 13% = 195 000 руб.
Далее по строкам 021 и 022 следует отразить дату перечисления и сумму налога. Для этого нужно знать, в какие даты выплачивались деньги.
На протяжение 3-го квартала работникам поступала оплата:
- аванс — 15.07.2022;
- зарплата — 29.07.2022;
- аванс — 15.08.2022;
- зарплата — 30.07.2022.
- аванс — 15.09.2022;
- зарплата — 30.09.2022.
Как помним авансы отдельно не отражается, поэтому объединим их с зарплатой. Срок перечисления налога — следующий день после перечисления зарплаты. Если зарплата за июль была выдана 29.07.2022 (сдвиг даты, потому что день окончательного расчета выпал на субботу). Налог мы заплатили в тот же день, поэтому путаницы не возникает. Если у вас переносы дат из-за выходных, то указывайте тот день, в который фактически отправили деньги.
К примеру, сумма удержанного налога за июль составит: 500 000 руб. х 13% = 65 000 руб. В строке 021 укажем дату перечисления 29.07.2022 и сумму 65 000 руб.
Отметим, что для упрощения примера мы сделали даты аванса и зарплаты на один месяц. В большинстве организаций аванс платят в 20-х числах месяца, а окончательный расчет — с 5 по 10 следующего месяца. В таких случаях в отчет по 3 кварталу попадет еще и выплата за последний месяц второго квартала (июнь).
