Начисление отпуска: проводки

Расчет отпускных в 2025 году

Опираясь на Положение № 540 от 24.04.2025, бухгалтер при расчете отпускных определяет:

• расчетный период, т.е. 12 месяцев перед месяцем начала отпуска;
• суммированную величину всех учитываемых выплат за этот период (зарплата, премии, денежные поощрения, входящие в систему оплаты труда, доплаты и т.п.).

Важно! С 01.09.2025 года постановление № 540 вступает в силу. Отметим, что принципиально новых правил в части расчета отпуска новый норматив не содержит. Но учитывать ряд нововведений все же необходимо. Подробнее — здесь.

На основе указанных показателей (актуальных в том числе и с точки зрения нового норматива) рассчитывают средний дневной заработок. Формула расчета отпускных различна для ситуаций:

• когда предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отработаны:

СЗ = З_рп / 12 мес / 29,3 дня, где

З_рп – общий учитываемый заработок в расчетном периоде,

29,3 дня – среднемесячное число дней в календарном месяце;

• когда имели место не полностью отработанные месяцы или были исключаемые периоды в расчетном 12-месячном интервале:

СЗ = З_рп / ((К_п х 29,3) + К_нм), где

К_п – число полных месяцев,

К_нм – количество учитываемых дней в неполностью отработанных месяцах.

Рассчитав размер среднедневной зарплаты, несложно определить сумму отпускных, перемножив этот показатель с количеством календарных дней в причитающемся отпуске.

Пример

Оклад стропальщика, уходящего в отпуск на 28 календарных дней с 01.09.2025, составляет 52 000 руб. в месяц. Если он полностью отработал расчетный период (с 01.09.2024 по 31.08.2025), и больше никаких дополнительных выплат не получал, то его зарплата в учетном периоде составит – 624 000 руб. (52 000 х 12 мес.), а среднедневной заработок – 1 774,74 руб. (624 000 / 12 / 29,3). Сумма отпускных составит 49 692,72 руб. (1 774,74 х 28).

Согласно произведенным расчетам бухгалтер отразит в учете начисление отпускных, а с этой суммы начислит страховые взносы и НДФЛ. Затем выведет сумму к выплате работнику и по факту выплаты сформирует проводку.

Начисление отпуска: проводки

Начисление сумм отпускных, а также компенсаций за неиспользованный отпуск, фиксируют в учете записями, идентичными с начислением зарплаты, применяя по дебету счета затрат сообразно ситуации:

• 20 – при начислении отпускных персоналу, занятому на основном производстве;
• 23 – работникам во вспомогательных хозяйствах;
• 08 – сотрудникам осуществляющим изготовление, возведение ОС;
• 25 – работникам в офисе;
• 29 - работникам обслуживающих производств;
• 44 – персоналу отделов продаж (в розничной торговле);
• 26 – управленцам, администрации фирмы;
• 96 – при начислении отпускных из резерва отпусков.

Как рассчитать и отразить в учете учебный отпуск, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Типовой ситуации.

Выплата отпускных отражается по дебету счета учета расчетов с персоналом (70). В зависимости от способа осуществления выплата отпускных проводится по кредиту счета кассы (50) или расчетного счета (51).

Отпускные облагаются страхвзносами и НДФЛ.

Пример

Вернемся к нашему примеру. Произведем начисление отпускных стропальщику в бухучете. С начисленной суммы отпускных необходимо удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы (по единому тарифу и на травматизм):

Проводки по оценочным обязательствам по отпускам

Существуют различия в алгоритме учета отпускных компаниями, применяющими упрощенные способы ведения учета (как представлено выше), и предприятиями, относящимися к крупному и среднему бизнесу и обязанными вести полноценный бухучет.

Проявляется разница в том, что отпускные являются оценочными обязательствами (письмо Минфина РФ № 07-02-06/107 от 14.06.2011), и компании, осуществляющие полный учет, обязаны создавать специальные резервы на оплату отпусков (РО). При упрощенном бухучете предприятия вправе списывать начисляемые отпускные на издержки сразу без создания резерва, что нужно прописать в учетной политике (пп. 3, 8 ПБУ 8/2010).

Начисление РО осуществляется по кредиту сч. 96. В этом случае «отпускные» проводки выглядят так:

Таким образом, проводки по отпуску при использовании резерва отпусков содержат счет 96, применение которого дополнительно гарантирует исполнение обязанности работодателя по оплате отпусков. При этом оплата отпуска (проводка Дт 70 Кт 50, 51) отражается традиционно, не задевая счет 96.

Объем резерва снижается по мере начисления отпускных. Пополняют РО ежемесячно или поквартально, либо только на 31 декабря — в зависимости от того, какой алгоритм закреплен в учетной политике компании.

Удержание за неотработанные дни отпуска: проводки

Трудовое законодательство разрешает удерживать из зарплаты работника суммы для погашения задолженности работодателю, возникшей, если работник увольняется до завершения рабочего года, в счет которого он уже получил оплачиваемый отпуск (ст. 137 ТК РФ).

Подобные удержания из зарплаты оформляются сторнировочными проводками, сопровождающими начисление отпускных. Т.е. при операции «Начислен отпуск» проводка Дт 20 (96) Кт 70 фиксируется в учете обычной записью, а при необходимости удержания излишне выплаченных сумм ту же проводку отражают как СТОРНО на сумму, которую необходимо удержать.

Пример

Возвращаясь к нашему примеру, допустим, что стропальщик увольняется прежде, чем окончен его рабочий год, за который ему уже оплачен отпуск. В составе отпускных авансом ему были оплачены 3 дня. При увольнении работнику начислена зарплата с учетом премии и иных выплат в сумме 80 000 руб. (Дт 20 Кт 70). Бухгалтеру предстоит удержать оплату отпуска за неотработанные 3 дня — 5 324,22 руб. (1 774,74 х 3), зафиксировав записью СТОРНО начисленный отпуск.

Проводки:

Итоги

При начислении и выплате отпускных используют проводки, идентичные с начислением зарплаты. Если отпуск выплачивался авансом и рабочий год не отработан, то бухгалтер прибегает к сторнированию записей.