6-НДФЛ нулевой: сдавать или нет?

Нужно ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ – ответ на этот вопрос зависит от причин отсутствия у налогового агента числовых данных, подлежащих отражению в отчете. НК РФ оговаривает, что расчетную форму по подоходному налогу обязаны сдавать все работодатели-налоговые агенты. 6-НДФЛ нулевая в общем случае не сдается, об этом свидетельствуют разъяснения налоговиков, но в некоторых ситуациях такой отчет может подаваться в контролирующий орган.

6-НДФЛ нулевая – нужно ли сдавать

Нулевые отчетные формы по налогу характерны для ситуаций, когда ИП или фирма в отчетном периоде не являлись налоговыми агентами, то есть, не выплачивали физлицам никаких облагаемых НДФЛ доходов.

Расчет 6-НДФЛ нулевой – сдавать или нет:

• расчет можно не сдавать, или сдать с нулевыми показателями, если начисления в пользу наемного персонала или иных физлиц не производились на протяжении всего года;
• расчет с заполненными показателями (не нулевой) нужно сдавать, если хотя бы в одном месяце отчетного года был начислен доход физлицам.

Решив в целом вопрос о том, надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ или обычный, работодатель должен определиться с количеством подаваемых расчетов в течение налогового года. Этот показатель зависит от того, в каком интервале прошли начисления и выплаты доходов. Если зарплата или другие поступления были отражены в учете в 4 квартале, то достаточно подачи годовой формы. Если заработок был начислен только в 1 квартале – последующие квартальные интервалы в разделе 2 будут пустыми, а в разделе 1 надо показать данные с начала года.

Если доход физлицам не начислялся, обязанностей налогового агента у компании или ИП не возникает, а значит вопрос, нулевой 6-НДФЛ сдавать или нет, отпадает – отчет подавать не обязательно. В то же время, налоговики обязаны принять расчет, если он подается с нулевыми показателями. Это подтверждается письменными разъяснениями ФНС от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928. Сдавать ли нулевой 6-НДФЛ, решает работодатель.

Особенность расчета по подоходному налогу в том, что он предполагает накопительное отражение данных в разделе 1, а раздел 2 содержит лишь данные последнего квартала. В течение года могут возникать такие ситуации:

1. Зарплата и прочие облагаемые выплаты физлицам не выплачивались вовсе на протяжении всего налогового года: ответ на вопрос, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, будет отрицательным – не сдается.
2. Выплата зафиксирована только в последнем квартале – подается только годовой расчет 6-НДФЛ.
3. Выплата была только в 3 квартале и не повторялась до конца года – составляется расчет за 9 месяцев, также его данные войдут в раздел 1 годовой формы 6-НДФЛ. Если нет заработной платы, сдавать расчет все равно надо в сроки, которые предусмотрены Налоговым кодексом.
4. При появлении выплат физлицам лишь во 2 квартале, первым отчетом будет отчет за полугодие, а далее нужно отражать данные в разделе 1 в последующих периодах до конца года.
5. Если доход отражен только в начале года, то полноценным будет отчет за 1 квартал. В нулевой 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год в раздел 1 будут занесены данные первого квартала, а строки Раздела 2 останутся пустыми. Т.е. расчет необходимо будет сдавать ежеквартально в течение года.

Пояснение в ИФНС

При продолжительном отсутствии объекта налогообложения,нулевой отчет 6-НДФЛ может быть заменен письменным уведомлением. Уведомительное письмо составляется в произвольной форме. Цели его направления в налоговый орган:

• сообщить, что в текущем периоде у предприятия по форме 6-НДФЛ – нулевая отчетность;
• выделить причины, по которым у налогового агента не возникли обязательства по исчислению и удержанию налога (отсутствие персонала, деятельности и т.п.);
• обозначить границы периода, в котором 6-НДФЛ – «нулевка».

6-НДФЛ нулевая: образец заполнения в нестандартных ситуациях

Например, предприятие ежемесячно начисляло заработную плату работникам, но выплата дохода была произведена с существенной задержкой:

Подавать нулевой 6-НДФЛ в 2018 году при задержке выплаты начисленной зарплаты предприятие не может. Начисления дохода и НДФЛ необходимо отражать в разделе 1 в строках 020 и 040 в обычном порядке (письмо ФНС РФ от 24.05.2016 № БС-4-11/9194). Как заполнить нулевую 6-НДФЛ в первом квартале:

• строка 010 – 13%;
• строка 020 – 396 000 руб. (122 000 + 142 000 + 132 000);
• строка 030 – 0;
• строка 040 – 51 480 руб. (15 860 + 18 460 + 17 160);
• остальные строки раздела 1 будут нулевыми;
• пустым остается и раздел 2.

Читайте также: Дата фактического получения дохода в 6-НДФЛ

Заполнение нулевой 6-НДФЛ при отсутствии начислений отличается от предложенного варианта тем, что пустыми являются и строки раздела 1. По условиям примера за полугодие у предприятия также будет обычная, а не нулевая 6-НДФЛ, пример заполнения:

• строка 010 – 13%;
• ячейка 020 – 821 300 руб. (итог за полгода);
• графа 030 – 0;
• графа 040 – 106 769 руб. (исчислен НДФЛ за полгода);
• строка 070 – объем удержанного налога соответствует сумме НДФЛ с доходов за 5 месяцев, за которые были произведены выплаты – 88 465 руб.

В разделе 2 выплаты каждого месяца отражают отдельным блоком:

• ячейка 100 будет содержать даты фактического получения дохода за каждый месяц с января по май – 31.01.2018; 28.02.2018; 31.03.2018; 30.04.2018, 31.05.2018;
• в строках 110 по зарплате с января по март будет стоять дата удержания налога – 14.05.2018;
• в строках 110 по зарплате с апреля по май проставляется дата удержания налога – 09.06.2018;
• в строках 120 с января по март срок уплаты НДФЛ – 15.05.2018;
• в строки 120 за период апрель-май срок уплаты – 13.06.2018.

Суммовые данные (сумма дохода и удержанного НДФЛ) по каждому месяцу вписывают в графы 130 и 140.

Расчет не будет нулевым и в ситуациях, когда в течение года происходят лишь единичные выплаты дохода. К примеру, как заполнить нулевой отчет 6-НДФЛ, если в отчетном году была только разовая выплата по договору ГПХ? В расчетной форме в квартале, в котором произведена выплата вознаграждения, будут отражены данные по ней и удержанному налогу в разделах 1 и 2 соответственно, а в последующих периодах до конца года будет заполняться только раздел 1.