6-НДФЛ нулевая — нужно ли сдавать
Согласно п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. 09.01.2024), расчет заполняется на основании данных учета доходов, полученных физлицами от налоговых агентов, предоставленных налоговых вычетов, начисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.
Соответственно, нулевые отчетные формы по налогу характерны для ситуаций, когда ИП или фирма не являлись налоговыми агентами, то есть, не выплачивали физлицам никаких облагаемых НДФЛ доходов, не предоставляли налоговые вычеты, не начисляли и не удерживали НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ нулевой — сдавать или нет:
- расчет можно не сдавать, или сдать с нулевыми показателями, если начисления в пользу наемного персонала или иных физлиц не производились на протяжении всего года;
- расчет с заполненными показателями (не нулевой) нужно сдавать, если хотя бы в одном месяце отчетного года был начислен доход физлицам.
Решив в целом вопрос о том, надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ или нет, работодатель должен определиться с количеством подаваемых расчетов в течение отчетного года (налогового периода). Этот показатель зависит от того, в каком интервале прошли начисления и выплаты доходов.
Особенность расчета по подоходному налогу в том, что он предполагает накопительное отражение данных в разделе 1 и 2. В течение отчетного года могут возникать такие ситуации:
- Зарплата и прочие облагаемые выплаты физлицам не выплачивались вовсе на протяжении всего отчетного года (налогового периода): ответ на вопрос, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, будет отрицательным — не сдается.
- Выплата зафиксирована только в последнем 4 квартале — подается только годовой расчет 6-НДФЛ.
- Выплата была только в 3 квартале и не повторялась в 4 квартале — составляется расчет за 9 месяцев. Кроме того, его данные войдут в раздел 1 и 2 годовой формы 6-НДФЛ.
- Выплата была в 3 квартале, а затем в 4 квартале — составляется расчет за 9 месяцев. Также, его данные и сведения из 4 квартала войдут в раздел 1 и 2 годовой формы 6-НДФЛ.
- При появлении выплат физлицам лишь во 2 квартале первым расчетом будет отчет за полугодие, а далее нужно отражать данные в разделе 1 и 2 расчета за 9 месяцев и за год.
- Если доход отражен только в начале года, то полноценным будет отчет за 1 квартал. В нулевой 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год в раздел 1 и 2 будут занесены данные первого квартала. Т.е. расчет необходимо будет сдавать на протяжении отчетного года и за год.
Сдавать расчет 6-НДФЛ все равно надо в сроки, которые предусмотрены Налоговым кодексом РФ.
Если доход физлицам не начислялся на протяжении всего отчетного года, обязанностей налогового агента у компании или ИП не возникает, а значит вопрос, нулевой 6-НДФЛ сдавать или нет, отпадает: отчет подавать не обязательно.
В то же время, налоговики обязаны принять расчет 6-НДФЛ, если он подается с нулевыми показателями. Это подтверждается разъяснениями ФНС в письмах от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. Сдавать ли нулевой 6-НДФЛ, решает сам работодатель.
Пояснение в ИФНС
При продолжительном отсутствии объекта налогообложения, работников (исполнителей по ГПД на выполнение работ, оказание услуг) нулевой отчет 6-НДФЛ может быть заменен письменным уведомлением. Уведомительное письмо составляется в произвольной форме. Цели его направления в налоговый орган:
- сообщить, что в текущем периоде у предприятия по форме 6-НДФЛ — нулевая отчетность;
- выделить причины, по которым у налогового агента не возникли обязательства по исчислению и удержанию налога (отсутствие персонала, деятельности и др.);
- обозначить границы периода, в котором 6-НДФЛ — «нулевка».
Что будет, если не подать данное письменное уведомление в ИФНС, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
6-НДФЛ нулевая: заполнение в нестандартных ситуациях
Если предприятие ежемесячно начисляло заработную плату работникам, но выплата дохода была произведена с задержкой, то форма 6-НДФЛ все равно подается в ИФНС. Однако, в расчете отражаются только начисления зарплаты, выплаченные физлицам.
Расчет не будет нулевым и в ситуациях, когда в течение года происходят лишь единичные выплаты дохода. Например, как заполнить нулевой отчет 6-НДФЛ, если в отчетном году была только разовая выплата по договору ГПХ на выполнение работ (оказание услуг) ? В расчетной форме в квартале, в котором произведена выплата вознаграждения, будут отражены данные по ней и удержанному налогу в разделах 1 и 2 соответственно. В последующих периодах до конца года будет заполняться раздел 1 и 2.
Нужно ли сдавать форму 6-НДФЛ, если у вас нет работников
Не надо подавать в ИФНС форму 6-НДФЛ, если у работодателя нет работников (у заказчика — нет исполнителей по договору ГПХ на выполнение работ, оказание услуг) и он не выплачивал вознаграждения, не дарил подарки, не выплачивал дивиденды или иные облагаемые НДФЛ доходы (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Эти разъяснения даны в период действия прежней формы 6-НДФЛ, однако, они по-прежнему актуальны.
Итоги
Нужно ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ ? По общему правилу, этого не надо делать, если компания (ИП) не начисляет в пользу физлиц доходы, то есть она не является налоговым агентом. Об этом свидетельствуют разъяснения налоговиков, но вместо нулевого расчета лучше направить в ИФНС соответствующее уведомление, чтобы избежать проблем с налоговой.
