Как заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2023 года

Общие сведения

Расчет 6-НДФЛ содержит сведения о начисленных суммах доходов, НДФЛ и налоговых вычетах. Отчет за 4 квартал 2023 года заполняйте на бланке, утвержденном приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

С 1 января 2024 года приказ ЕД-7-11/753@ утрачивает силу в связи с изданием приказа ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. В указанном приказе утверждены новые формы, порядок и формат, применяющиеся начиная с представления формы 6-НДФЛ за I квартал 2024 года.

Скачать бланк формы 6-НДФЛ можно бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Расчет 6-НДФЛ может быть представлен в ИФНС в двух вариантах:

1. В электронном виде по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи — такой формат обязателен для организаций (ИП), в которых за отчетный период выплаты производились 11 и более лицам.
2. На бумажном носителе — если налоговый агент отчитывается по 10 и менее сотрудникам.

Сдать форму 6-НДФЛ за 2023 год необходимо до 25.02.2024. Так как это выходной, то крайний срок сдачи отчета смещен на ближайший понедельник, то есть, на 26.02.2024.

Несоблюдение указанного срока сдачи формы грозит штрафом в размер:

• 1 000 руб. — в отношении организации (ИП) за каждый полный или неполный месяц задержки (ст. 126 НК РФ);
• 300–500 руб. — для должностного лица (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, в соответствии со ст. 76 НК РФ, налоговая вправе приостановить операции на банковских счетах субъекта хозяйствования за несвоевременное предоставление отчета.

Вот основные общие правила заполнения формы:

• сумма НДФЛ менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля;
• суммы доходов указываются с копейками;
• для каждого показателя отчета предусмотрено соответствующее поле;
• суммовые значения указываются в документе, даже если их значение равно нулю — в этом случае проставляется значение «0»;
• в незаполненных знакоместах в правой части поля ставятся прочерки;
• при подготовке формы 6-НДФЛ с использованием ПО при распечатке на принтере допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16 - 18 пп.;
• количество страниц формы не ограничено;
• в разделе 1 указываются суммы НДФЛ за последние три месяца соответствующего отчетного периода (квартала), а в разделе 2 — нарастающим итогом с начала года (налогового периода).

Заполняем титульный лист

Первым делом в соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации (ИП графу с КПП не заполняют). Затем, проставляется номер корректировки: 0 — для первичного отчета, 1, 2 3 и др. — для соответствующих корректировочных форм.

В поле «Код отчетного периода» для годового документа вносится значение "34".

Затем, в форме указывается год, за который подаются сведения. В соседнее поле вписывается четырехзначный код налоговой инспекции. Юрлица подают сведения в ИФНС по месту нахождения организации, а ИП — в налоговую по месту жительства.

Далее, идут поля для указания полного или сокращенного наименования организации или Ф. И. О. ИП (полностью). Также, в соответствующие строки вписываются код по ОКТМО и номер контактного телефона налогового агента-организации (ИП).

Далее, указывается количество листов отчета 6-НДФЛ и проставляется код лица, удостоверяющего достоверность указанной в расчете информации:

• "1" — если это сам налоговый агент;
• "2" — если это его представитель.

Затем, указываются Ф. И. О. директора организации (ИП) или его уполномоченного представителя и проставляется подпись этого лица. Здесь же указывается дата составления формы 6-НДФЛ.

Раздел I — особенности заполнения и образец

В форме 6-НДФЛ за год в первом разделе прописываются суммы налога, удержанные и возвращенные сотрудникам за 4 квартал, то есть, в октябре, ноябре и декабре.

В таблице ниже можно посмотреть, как заполняется эта часть отчета построчно.

В соответствии с НК РФ, НДФЛ перечисляется в бюджет:

1. За период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца — не позднее 28-го числа текущего месяца.
2. За период с 1 по 22 января — не позднее 28 января.
3. За период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года.

В 4 квартале 2023 года НДФЛ, удержанный:

• с 23 сентября по 22 октября 2023 г. — уплачивается в бюджет до 30.10.2023 (28.10.2023 — это выходной);
• с 23 октября по 22 ноября 2023 г. — перечисляется в бюджет до 28.11.2023;
• с 23 ноября по 22 декабря 2023 г. — до 28.12.2023
• с 23 по 31 декабря 2023 г. — до 29.12.2023.

Образец заполненного раздела I поможет лучше понять правила его оформления.

Раздел II — особенности заполнения и образец

Во втором разделе указываются следующие сведения:

• суммы начисленного и фактически полученного работниками (исполнителями по ГПД) дохода;
• суммы рассчитанного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

По строке 100 указывается ставка НДФЛ. В большинстве случаев она равна 13 % с дохода работника (исполнителя по ГПД). Но возможны и иные варианты. Например, с 2021 года для доходов более 5 млн руб. в год действует ставка 15 % с суммы дохода, превышюащей 5 млн руб. По каждой ставке раздел 2 заполняется отдельно.

Как заполнять второй раздел отчета, подскажет таблица.

Суммы по строкам 140 и 160 не всегда совпадают. Например, это касается суммы НДФЛ с подарка человеку, не получавшему от вас денежных доходов. Соответственно, эта сумма будет указана по строке 170, и на нее будут отличаться величины НДФЛ, указанные в строках 140 и 160.

Образец заполнения раздела 2 поможет лучше понять правила оформления отчета.

Как заполнять справку к расчету 6-НДФЛ — правила и образец

Приложение № 1 к форме представляет собой справку о доходах и сумме налогах физлиц. По своей сути она идентична утратившей силу форме 2-НДФЛ. В ней указываются сведения по каждому сотруднику (исполнителю по ГПД)-получателю дохода. Заполняется справка только при сдаче годового отчета, нарастающим итогом и с начала года. Квартальные формы 6-НДФЛ подаются без этого раздела.

В поле «Номер справки» указывается ее порядковый номер. В окошке «Код корректировки» могут стоять следующие значения:

• "00" — если это первичная справка;
• "01", "02", "03" и др. — если это корректирующий документ (соответственно, указывается порядковый номер корректировки);
• "99" — если составляется взамен ранее предоставленной аннулирующая справка.

Приложение к отчету 6-НДФЛ включает в себя несколько разделов.

В первый раздел справки заносятся данные о физлице, являющемся получателем дохода (ИНН, Ф. И. О., дата рождения, гражданство, паспортные данные). В поле «Статус налогоплательщика» проставляется соответствующий код. С 2021 года появился новый код "7". Он применяется по лицам, попадающим в категорию «высококвалифицированные специалисты».

Во втором разделе справки по каждому физлицу указываются следующие данные:

• ставка НДФЛ;
• КБК по НДФЛ;
• общая сумма дохода сотрудника без учета вычетов;
• база по налогу, представляющая собой разницу между общей суммой дохода и размером вычетов, указанном в следующем (третьем) разделе справки;
• общая исчисленная сумма налога;
• общая удержанная сумма НДФЛ;
• величина фиксированных авансовых платежей, которые уменьшают сумму начисленного НДФЛ;
• сумма перечисленного в бюджет НДФЛ;
• сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом (организацией, ИП), а также, сумма переплаты налога, возникшаяся при изменении налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде.

В третьем разделе справки содержится информация о вычетах НДФЛ по соответствующему физлицу. В специальном поле указывается код вычета, а в следующем «окне» — его сумма. Если сотрудник имеет право на несколько вычетов, то заполняется соответствующее количество строк.

В поле «Код вида уведомления» возможны следующие варианты шифров:

• "1" — уведомление, подтверждающее право на имущественный вычет;
• "2" — уведомление, подтверждающее право на социальный вычет;
• "3" — уведомление, подтверждающее право плательщика на уменьшение НДФЛ за счет фиксированных авансовых платежей.

Если уведомлений нет, то эти строки просто не заполняются.

В четвертом разделе справки показывается сумма дохода работника (исполнителя по ГПД), с которой не удержан налог. Тут же отражается и сумма неудержанного НДФЛ.

В приложении к справке по каждому получателю дохода прописываются суммы доходов и соответствующие вычеты по всем 12 месяцам года.

Пример:

В ООО "Дельта" трудятся три работника. Размер ежемесячной зарплаты каждого из них:

• у А. А. Сидорова — 200 000 руб.;
• у Т. Кинга — 100 000 руб.;
• у И. И. Петрова — 80 000 руб.

Кинг является высококвалифицированным специалистом. Все работники — это налоговые резиденты РФ.

На протяжении 2023 года работники ООО "Дельта" находились в отпусках:

• Кинг, Петров — в июле 2023 года;
• Сидоров — в сентябре 2023 года.

В 2023 году НДФЛ с доходов работников удержан в следующие сроки и в таких суммах (условных):

• 20.01.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину января 2023 года;
• 03.02.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину января;
• 20.02.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину февраля;
• 03.03.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину февраля;
• 20.03.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину марта;
• 03.04.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину марта;
• 20.04.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину апреля;
• 04.05.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину апреля;
• 19.05.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину мая;
• 02.06.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину мая;
• 20.06.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину июня;
• 26.06.2023 — 25 480 руб. с отпускных Кинга и Петрова, выплаченных к июльским отпускам. Общая сумма отпускных — 196 000 руб. (112 000 руб. + 84 000 руб.);
• 04.07.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину июня;
• 20.07.2023 — 13 000 руб. с зарплаты за первую половину июля (у Сидорова — 100 000 руб.);
• 03.08.2023 — 14 114 руб. с зарплаты за вторую половину июля. Она составила: у Сидорова — 100 000 руб., у Кинга — 4 761,90 руб., у Петрова — 3 809,52 руб.;
• 21.08.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину августа;
• 25.08.2023 — 26 520 руб. с отпускных Сидорова, выплаченных к сентябрьскому отпуску. Сумма отпускных — 204 000 руб.;
• 04.09.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину августа;
• 20.09.2023 — 11 700 руб. с зарплаты за первую половину сентября. Она составила: у Кинга — 50 000 руб., у Петрова — 40 000 руб.;
• 04.10.2023 — 12 938 руб. с зарплаты за вторую половину сентября. Она составила: у Сидорова — 9 523,81 руб., у Кинга — 50 000 руб., у Петрова — 40 000 руб.;
• 20.10.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину октября;
• 03.11.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину октября;
• 20.11.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину ноября;
• 04.12.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину ноября;
• 20.12.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за первую половину декабря;
• 28.12.2023 — 24 700 руб. с зарплаты за вторую половину декабря 2023 года.

Зарплата за декабрь 2022 г. была выплачена в том же месяце, когда начислена. Поэтому этот доход и удержанный с него НДФЛ в расчете 6-НДФЛ за 2023 г. не указывается.

Налоговые вычеты работникам ООО "Дельта" на протяжении 2023 года не предоставлялись.

Образец заполнения расчета 6-НДФЛ за 2023 год (с данными по 4 кварталу 2023 года) можно скачать здесь. Указанный отчет оформлен рукописным способом и представлен в инспекцию ФНС 22.01.2024. Бланк формы за 2023 год можно взять отсюда.

Как заполнить форму 6-НДФЛ, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Итоги

Итак, особенностью оформления расчета 6-НДФЛ является то, что в ней не только присутствует информация по 4 кварталу отчетного года, но и указываются данные нарастающим итогом с начала года. Также, к отчету за 2023 год обязательно нужно приложить справку о доходах и налогах физических лиц. Будьте внимательны и следите за сроками сдачи годовой декларации (для 6-НДФЛ за 2023 год это 26.02.2024). Опоздания чреваты серьезными последствиями вплоть до вынесения штрафов и блокировки счетов.