Как правильно учесть переходящий отпуск в налоговом учете
Чтобы правильно учесть переходящий отпуск в налоговом учете, по мнению Минфина РФ, в целях расчета налога на прибыль необходимо делить отпускные выплаты пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый отчетный период (письмо от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147).
Пример: Менеджер по продажам Артеменко А.Ю. ушел в отпуск с 22 июня на 28 календарных дней. Отпускные полностью выплачены в июне. Сумма отпускных составила 50 000 руб. Согласно разъяснениям Минфина в расходы 2 квартала необходимо включить затраты на оплату отпуска за 9 дней июня. То есть во втором квартале бухгалтер учел 16 071,43 руб. (50 000 : 28 дн. × 9 дн.).
Налоговики считают несколько иначе. В письме от 06.03.2015 № 7-3-04/614@ ФНС разрешила учитывать затраты отпуск одновременно в том месяце, когда начислены отпускные. Но на сайте ФНС указано, что данное письмо не согласовано с Министерством финансов. А согласно п. 1 ст. 272 НК РФ затраты нужно учитывать в том периоде, к которому они относятся.
Статья по теме: Расчет отпускных в 2025 году: примеры расчета Любой сотрудник, работающий в организации или у ИП по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность такого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней. Некоторые категории работников (инвалиды, лица, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда и др.) имеют право на дополнительные отпуска. Задача работодателя: не только предоставить работнику возможность отдыха, но и оплатить его в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ. ПодробнееСтраховые взносы
Иначе обстоит дело со страховыми взносами и НДФЛ. Даже если отпуск начался в одном квартале, а закончился в другом, определять страховые взносы нужно единовременно в месяце их начисления. В этом же месяце взносы учитываются в расходах по налогу на прибыль (письмо Минфина от 09.06.2014 № 03-03-Р3/27643).
Исключением являются случаи, когда затраты определяются кассовым методом. В этом случае налогооблагаемую прибыль уменьшают на всю сумму страховых расходов в том месяце, когда был уплачен взнос.
НДФЛ
НДФЛ рассчитывается с отпускных в месяце их выплаты. В этом же месяце отпускные признаются доходом работника. Этот момент важно учитывать при предоставлении детских вычетов. Напомним: если доходы работника превышают 450 000 руб. с начала расчетного года, стандартные вычеты не применяются.
Пример: у менеджера Артеменко есть двое детей, на которых ему предоставляется вычет в размере 4 200 руб. в месяц (1 400 руб. на первого ребенка + 2 800 руб. на второго). Заработная плата Артеменко = 70 000 руб. За июнь он заработал 52 000 руб. Сумма отпускных составила 67 000 руб. В отпуск он решил уйти с 22.06.
Фирма посчитала НДФЛ следующим образом: 70 000 × 5 мес. + 52 000 + (67 000 : 28 × 9) = 423 535,71 руб. – величина дохода Артеменко с начала года. Сумма не превышает лимит (в 450 000 руб.), поэтому бухгалтер предоставила Артеменко вычеты на детей. Сумма НДФЛ за июнь составила 9 013,64 руб. = (Зарплата за июнь 52 000 + 21 535,71 (отпускные за 9 из 28 дней) – Детский вычет 4 200) × 13%.
Данный подход не верен. Согласно определению Верховного суда РФ от 18.05.2021 № 301-ЭС21-5899 нельзя делить переходящий отпуск для целей НДФЛ. То есть правильно определяем доход следующим образом: (70 000 × 5 + 52 000 + 67 000) = 469 000 руб. Лимит (в 450 000 руб.) превышен. Это значит, что за июнь детский вычет уже не положен.
Какая предусмотрена ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.
К каким расходам относятся отпускные при подсчете налога на прибыль
При подсчете налога на прибыль отпускные относятся к прямым расходам, по общему правилу. Если бухгалтер увеличивает за счет отпускных косвенные затраты, то суды, как правило, одобряют доначисление налога на прибыль (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа 12.11.2015 № А27-19327/2014). Чтобы не спорить с налоговиками, составьте правильно учетную политику. Если в учетной политике прописано, что к затратам относятся расходы на оплату труда сотрудников занятых на производстве, то отпускные автоматически учитываться в прямых расходах (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Если же в учетной политике указано, что зарплата производственных работников рассчитывается по сдельным расценкам либо зарплата таких сотрудников начислена за отработанное время, то такие расходы можно включить в косвенные. Отпускные назначены за период отдыха и в этом случае они не признаются исчисленными по сдельным расценкам или выплатами за отработанное время. Также нельзя сказать, что отпускные непосредственно относятся к производству определенной продукции. К такому мнению пришел Арбитражный суд Уральского округа (постановление от 24.01.2018 № А76-30561/2016).
На заметку! Если принято решение о включении отпускных в косвенные расходы, в учетной политике можно прописать следующее: «К прямым расходам относится зарплата работников, непосредственно занятых в производстве продукции, начисленная за отработанное время либо за количество произведенной продукции».
Узнайте больше о правилах отражения отпускных в бухгалтерском учете из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к ней бесплатно.
Может ли работник в отпуске подписывать первичные документы
Работник в отпуске может подписывать первичные документы. Однако, при этом нужно учитывать определенные риски. Например, если работник находится в отпуске и подпишет первичные документы на оприходование товара, то при проверке налоговики могут не признать НДС к вычету и затраты на закупку. На это указал Арбитражный суд Западно-сибирского округа в постановлении от 11.12.2019 № А67-7693/2018.
В рассматриваемом деле приходные документы подписаны складским работником. А это значит, что товары были приняты. Но налоговики выяснили, что приходные документы подписаны работником, который был в отпуске. Документов, подтверждающих вызов сотрудника на работу в этот день, у организации нет. Значит, документы подписал не кладовщик. Неопознанная подпись может быть использована против фирмы в спорных обстоятельствах.
На заметку! Чтобы избежать спорных моментов, создайте приказ об отзыве и получите письменное согласие сотрудника. Либо закрепите право подписи замещающего сотрудника в доверенности или в приказе. Аналогично, отпуск руководителя компании для подписания финансовых документов должен быть официально прекращен (письмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).
Можно ли учитывать социальные выплаты и премии при расчете среднего заработка для отпускных
Социальные выплаты нельзя учитывать при расчете среднего заработка для отпускных, а премии, входящие в систему оплаты труда, – можно. Отпускные нужно рассчитывать исходя из среднего заработка работника. Согласно пункту 3 положения, утвержденного постановлением правительства от 24.04.2025 № 540 (применяется с 01.09.2025. подробнее — здесь), социальные выплаты (в том числе материальная помощь, оплата коммунальных услуг либо питание сотрудника и др.) не учитываются при расчете среднего заработка.
Также при подсчете среднего заработка нельзя учитывать отдельные выплаты, которые не относятся к составляющей оплаты труда (письмо Министерства труда РФ от 05.07.2021 № 14-3/ООГ-6234).
Если компания учтет их в среднем заработке, она завысит отпускные, а следовательно, и затраты по налогу на прибыль. Налоговики при проверке могут признать превышение необоснованными расходами и исключить их из затрат по налогу на прибыль. Кроме того, нельзя учесть более 1 премии за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода (п. 15 положения № 540).
Пример: работнику в течение 1 месяца начислено 2 премии за выполнение объемов продаж. При подсчете среднего заработка учесть можно только одну. Чтобы учесть обе премии, нужно ввести разные основания для премирования. Например, за достижение объема продаж и за отсутствие рекламаций. Вот в этом случае обе премии можно учесть в расчете среднего заработка для отпускных.
Статья по теме: Какими налогами облагаются отпускные Облагаются ли налогом отпускные? На этот вопрос два ответа: одни отпускные облагаются подоходным налогом, а другие — нет. Причина разницы кроется в источнике выплат. Что это за источники доходов и почему НДФЛ с одинаковой суммы отпускных может не совпадать? Ответы найдете ниже в статье. ПодробнееМожно ли включать материальную помощь к отпуску в расчет среднего заработка
Материальную помощь к отпуску в расчет среднего заработка влючать нельзя, по общему правилу. Согласно п. 23 ст. 270 НК РФ налогоплательщикам запрещено увеличивать затраты по налогу на прибыль на материальную помощь. Материальной помощи, выданной к отпуску, в данной статье нет.
Но такие выплаты можно учесть в затратах по налогу на прибыль, только если выполнены 3 условия:
- Данная выплата утверждена в трудовом либо коллективном договоре.
- В этих же документах указано, что помощь зависит от величины заработной платы, например, выдается в сумме оклада.
- Подтверждена зависимость выплаты от соблюдения трудовой дисциплины, например, при наличии выговоров за последние 6 месяцев матпомощь к отпуску не выплачивается.
Соблюдение данных условий покажет, что выданные суммы являются элементами системы оплаты труда и не признаются матпомощью по смыслу ст. 270 НК РФ, а следовательно, уменьшают налог на прибыль на основании ст. 255 НК. Это подтвердил и Минфин в письме от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912.
Обратите внимание! Если в формулировке указано, что помощь выдается в связи с финансовыми трудностями работника либо выдана для лечения, то суды могут отнести такую доплату к социальным и исключат ее из затрат по налогу на прибыль.
Компенсация за использование личного имущества во время отпуска опасна
Работнику, который использует в служебных целях личное имущество, например, автомобиль, как правило, назначают компенсацию. Эти суммы уменьшают налог на прибыль (письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (письма от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 30.09.2021 № 03-04-05/79075).
Согласно ст. 188 ТК РФ компенсация выплачивается, если имущество использует сам сотрудник. Если он ушел в отпуск, то он не может использовать данное имущество для работы. Следовательно, компенсация ему не положена. Если же она по каким-то причинам выплачена, такие выплаты нельзя учитывать в затратах при налогообложении прибыли (письмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). Ее также нельзя считать законодательно установленной. В итоге, с нее необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Размер возмещения расходов работника определяется соглашением, выраженным в письменной форме (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). При этом у работодателя должны быть:
- копии документов, подтверждающих право собственности работника на авт;
- расчеты компенсаций;
- документы, подтверждающие фактическое использование авто в интересах нанимателя;
- документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя – путевые листы, авансовый отчет и др.
Итоги
При предоставлении отпуска можно допустить много ошибок, которые приведут к спорам с налоговиками. В нашем материале вы можете изучить судебные споры, а также разъяснения чиновников, чтобы правильно учесть те или иные выплаты.
