Налоговые последствия ошибок при расчете отпускных

Как правильно учесть переходящий отпуск в налоговом учете

По мнению Минфина в целях расчета налога на прибыль необходимо делить отпускные выплаты пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый отчетный период (письмо от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147).

Рассмотрим на примере. Менеджер по продажам Артеменко А.Ю. ушел в отпуск с 21 июня на 28 календарных дней. Отпускные полностью выплачены в июне. Сумма отпускных составила 50 000 руб. Согласно разъяснениям Минфина в расходы 2 квартала необходимо включить затраты на оплату отпуска за 9 дней июня. То есть во втором квартале бухгалтер учел 16 071,43 руб. (50 000 : 28 дн. × 9 дн.).

Налоговики считают несколько иначе. В письме от 06.03.2015 № 7-3-0 4/614@ ФНС разрешила учитывать затраты отпуск в том месяце, когда начислены отпускные. Но на сайте ФНС указано, что данное письмо не согласовано с Министерством финансов. А согласно п. 1 ст. 272 НК РФ затраты нужно учитывать в том периоде, к которому они относятся.

Страховые взносы

Иначе обстоит дело со страховыми взносами и НДФЛ. Даже если отпуск начался в одном квартале, а закончился в другом, определять страховые взносы нужно единовременно в месяце их начисления. В этом же месяце взносы учитываются в расходах по налогу на прибыль (письмо Минфина от 09.06.2014 №03-03-Р3/27643). Исключением являются случаи, когда затраты определяются кассовым методом. В этом случае страховые взносы увеличивают расходы после их уплаты.

НДФЛ

НДФЛ рассчитывается с отпускных в месяце их выплаты. В этом же месяце отпускные признаются доходом работника. Этот момент важно учитывать при предоставлении детских вычетов. Напомним если доходы превышают 350 000 руб. с начала расчетного года, стандартные вычеты не применяются.

Например: у менеджера Артеменко есть двое детей, на которых ему предоставляется вычет в размере 2 800 руб. в месяц. Заработная плата Артеменко 56 000 руб. За июнь он заработал 32 000 руб. Сумма отпускных составила 53 000 руб. В отпуск он решил уйти с 21.06.

Фирма посчитала НДФЛ следующим образом: 56 000 × 5 мес. + 32 000 + (53000 : 28 × 9) = 329 035,71 руб. – величина дохода Артеменко с начала года. Сумма не превышает лимит, поэтому бухгалтер предоставила Артеменко вычеты на детей. Сумма НДФЛ за июнь составила 6 010,65 (49 035,71 – 2 800) × 13%.

Данный подход не верен. Согласно определению Верховного суда от 18.05.2021 № 301-ЭС21-5899, нельзя делить при переходящий отпуск для целей НДФЛ. То есть правильно определяем доход следующим образом 365 000 (56 000 × 5 + 32 000 + 53000). Лимит превышен. Это значит, что за июнь вычет не положен.

Какая предусмотрена ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.

К каким расходам относятся отпускные при подсчете налога на прибыль

В общем случае отпускные сотрудников признаются прямыми расходами. Если бухгалтер увеличивает за счет отпускных косвенные затраты, то суды, как правило, одобряют доначисление налога на прибыль (постановление Арбитражного суда западно-сибирского округа 12.11.2015 № А27-19327/2014). Чтобы не спорить с налоговиками, составьте правильно учетную политику. Если в учетной политике прописано, что к затратам относятся расходы на оплату труда сотрудников занятых на производстве, то отпускные автоматически учитываться в прямых расходах (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Если же в учетной политике указано, что зарплата производственных работников рассчитывается по сдельным расценкам либо зарплата таких сотрудников начислена за отработанное время, то такие расходы можно включить в косвенные. Отпускные назначены за период отдыха и в этом случае они не признаются исчисленными по сдельным расценкам или выплатами за отработанное время. Также нельзя сказать, что отпускные относятся к производству определенной продукции. К такому мнению пришел Арбитражный суд Уральского округа (постановление от 24.02 2018 №А76-30561/2016).

Может ли работник в отпуске подписывать первичные документы

Если работник находится в отпуске и подпишет первичные документы на оприходование товара, то при проверке налоговики могут не признать НДС к вычету и затраты на закупку. На это указал Арбитражный суд Западно-сибирского округа в постановлении от 11.12.2019 № А67-7693/2018. В рассматриваемом деле приходные документы подписаны складским работником. А это значит, что товары были приняты. Но налоговики выяснили, что приходные документы подписаны работником, который был в отпуске. Документов, подтверждающих вызов сотрудника на работу в этот день, у организации нет. Значит документы подписал не кладовщик. Неопознанная подпись может быть использована против фирмы в спорных обстоятельствах.

На заметку! Чтобы избежать спорных моментов, создайте приказ об отзыве и получите письменное согласие сотрудника. Либо закрепите право подписи замещающего сотрудника в доверенности или в приказе.

Можно ли учитывать социальные выплаты и премии при расчете среднего заработка для отпускных

Отпускные нужно рассчитывать исходя из среднего заработка работника. Согласно пункту 3 положения, утвержденного постановлением правительства от 24.12.2007 №922, социальные выплаты (в том числе материальная помощь, оплата коммунальных услуг либо питание сотрудника и т.п.) не учитываются при расчете среднего заработка. Также при подсчете среднего заработка нельзя учитывать отдельные выплаты, которые не относятся к составляющей оплаты труда (письмо Министерства труда от 05.07.2021 № 14-3/ООГ-6234).

Если компания учтет их в среднем заработке, она завысит отпускные, а следовательно и затраты по налогу на прибыль. Налоговики при проверке могут признать превышение необоснованными расходами и исключить их из затрат по налогу на прибыль. Кроме того, нельзя учесть более 1 премии за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода (п. 15 положения № 922).

Например: работнику в течение 1 месяца начислено 2 премии за выполнение объемов продаж. При подсчете среднего заработка учесть можно только одну. Чтобы учесть обе премии, нужно ввести разные основания для премирования. Например, за достижение объема продаж и отсутствие рекламаций. В этом случае обе премии можно учесть в расчете отпускных.

Можно ли включать материальную помощь к отпуску в расчет среднего заработка

Согласно п. 23 ст. 270 НК РФ налогоплательщикам запрещено увеличивать затраты по налогу на прибыль на материальную помощь (оказанную начиная с 01.01.2022 года). Материальной помощи, выданной к отпуску, в данной статье нет. Но такие выплаты можно учесть в затратах по налогу на прибыль, только если выполнены 3 условия:

1. Данная выплата утверждена в трудовом либо коллективном договоре.
2. В этих же документах указано, что помощь зависит от величины заработной платы, например, выдается в сумме оклада.
3. Подтверждена зависимость выплаты от соблюдения трудовой дисциплины, например, при наличии выговоров за последние 6 месяцев, матпомощь к отпуску не выплачивается.

Соблюдение данных условий покажет, что выданные суммы являются элементами системы оплаты труда, а следовательно уменьшают налог на прибыль на основании ст. 255 НК. Это подтвердил и Минфин в письме от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912.

Обратите внимание! Если в формулировке указано, что помощь выдается в связи с финансовыми трудностями работника либо выдана для лечения, то судьи могут отнести такую доплату к социальным, и исключить ее из затрат по налогу на прибыль.

Компенсация за использование личного имущества во время отпуска опасна

Работнику, который использует в служебных целях личное имущество, например, автомобиль, как правило назначают компенсацию. Эти суммы уменьшают налог на прибыль (письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (письма от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 30.09.2021 № 03-04-05/79075).

Согласно ст. 188 ТК РФ компенсация выплачивается, если имущество использует сам сотрудник. Если он ушел в отпуск, то он не может использовать данное имущество для работы. Следовательно, компенсация ему не положена. Если же она по каким-то причинам выплачена, такие выплаты нельзя учитывать в затратах при налогообложении прибыли (письмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). Ее также нельзя считать законодательно установленной. А значит с нее необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Размер возмещения расходов работника определяется соглашением, выраженным в письменной форме (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Расходы могут быть подтверждены (в случае использования автомобиля) путевыми листами, авансовыми отчетами и иными документами.

Итоги

При предоставлении отпуска можно допустить много ошибок, которые приведут к спорам с налоговиками. В нашем материале вы можете изучить судебные споры, а также разъяснения чиновников, чтобы правильно учесть те либо иные выплаты.