Инвентаризация: методические указания и причины для ее проведения
Детальные указания на то, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, содержат «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные вышеуказанным приказом.
ВНИМАНИЕ! С 1 апреля 2025 года станет обязательным к применению новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начать применение стандарта можно и раньше, утвердив новые положения в учетной политике.
Как организации перейти на проведение инвентаризации по ФСБУ 28/2023, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
В Указаниях содержатся требования к процедуре начала и проведения инвентаризационных мероприятий, а также конкретные причины, которые могут являться основанием для ее проведения. К таким причинам относятся:
- Плановая инвентаризация (в четвертом квартале отчетного года — перед составлением годовой бухотчетности).
- Реорганизация, проводимая на предприятии, либо ликвидация организации.
- Смена материально ответственного лица.
- Установление факта кражи либо порчи имущества, а также его утрата в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (пожар, стихийные бедствия и др.).
- Передача имущества предприятия в аренду, его продажа, выкуп.
Как правильно оформить инвентаризацию документально
Документальное оформление инвентаризации — одна из обязательных составляющих проверки.
Используемые в ходе проверочных мероприятий документы можно составить самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ, или применить унифицированные формы, утвержденные постановлениями Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26 (все формы содержат аббревиатуру «ИНВ»).
Для оформления инвентаризационных документов предусмотрен ряд правил:
- сформированный акт проверки не должен содержать незаполненных граф. Если требуемая информация отсутствует, то в поле для заполнения ставится прочерк;
- многостраничные описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа — пронумерованы;
- при заполнении актов используются общепринятые в бухгалтерском учете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
- все исправления, допущенные при заполнении документа, должны быть оговорены и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально ответственных лиц. Исправление ошибок осуществляется во всех экземплярах описей (актов) путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей;
- документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.
Документы по инвентаризации: «стартовый» пакет
Перед началом мероприятий необходимо подготовить документы для проведения инвентаризации:
- разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
- сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
- издать приказ о проведении инвентаризации;
- получить от материально ответственных лиц расписки установленной формы.
Плановые инвентаризации проводятся с цикличностью, устанавливаемой предприятием. Периодичность проведения проверок активов и обязательств компании устанавливается собственником самостоятельно, и должна быть отражена в локальных актах — Положении о бухгалтерии, Учетной политике предприятия, утвержденных и введенных в действие соответствующим образом.
Как отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете ? Ответ на этот вопрос есть в Типовой ситуации от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.
Приказ на инвентаризацию: основные аспекты
Бланк по теме: Приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22Приказ о проведении инвентаризации можно издать по унифицированной форме (№ ИНВ-22) или разработать самостоятельно, но указать обязательные реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ.
В приказе указываются:
- данные о назначении и составе инвентаризационной комиссии — состав проверяющей группы указывается с разделением на председателя комиссии и ее членов, с указанием занимаемых должностей;
- период проведения инвентаризации с указанием точных дат начала и окончания работы комиссии, а также сроков предоставления отчетных документов по проведенной проверке;
- причины проверки — причина инвентаризации в приказе должна быть отражена в точных формулировках (плановая проверка, смена материально ответственных лиц и др.).
После подписания руководителем и регистрации приказа о проведении инвентаризации в специальном журнале (форма № ИНВ-23) комиссия вправе начать процедуру проверки. Заполняя инвентаризационные документы, в каждом из них комиссией указываются регистрационные данные приказа.
Инвентаризация: формы документов, заполняемых по результатам проверки
Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в двух экземплярах (для бухгалтерии и для материально ответственного лица), а при ведении на предприятии электронной формы учета — и в электронном виде.
Оформление инвентаризации проводится в два основных этапа:
- при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов оформляются и в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия предварительные результаты проверки;
- после сверки данных о фактическим наличии с данными бухучета оформляется окончательный результат инвентаризационной проверки — инвентаризационный акт.
В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы -
- инвентаризационные описи и акты:
- по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а);
- по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответств. хранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6);
- по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9);
- по незаконченным ремонтам ОС (№ ИНВ-10);
- по расходам будущих периодов (№ ИНВ-11);
- по количеству наличных средств у компании (№ ИНВ-15);
- по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16);
- по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями (№ ИНВ-17);
- при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:
В сличительные ведомости вносится информация об излишках и недостачах, обнаруженных при инвентаризации. Кроме этого, у материально ответственных лиц обязательно запрашиваются соответствующие объяснения.
При выявлении излишков (недостач) оформляется ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26), которая отражает полную информацию о проведенной ревизии. В этом сводном документе отражают суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, куда будут отнесены убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).
По итогам инвентаризации издается приказ об утверждении ее результатов.
Приведение в соответствие учетных данных
По результатам инвентаризации при наличии расхождений между фактическим наличием и учетными данными (п. 5.1 Методических указаний):
- имущество в излишке — должно быть оприходовано и отнесено на результат хоздеятельности предприятия, с последующим выявлением виновных и причин образования излишков;
- убыль в пределах допустимых норм — списывается на издержки обращения на основании приказа руководителя;
- недостачи сверх допустимых пределов естественной убыли, либо порча имущества — относятся на виновное ответственное лицо (а если таковое не установлено или суд отказал в возмещении убытка с виновного — списываются на издержки).
Результат проведенной инвентаризации должен быть отражен в бухучете и отчетности того месяца, в котором завершилась проверка, а по годовой инвентаризации — в годовом отчете.
Итоги
Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия в сроки, установленные руководителем организации. Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационных описях (актах), а выявленные расхождения с учетными данными — в сличительных ведомостях либо непосредственно в актах (описях). По итогам проведенной инвентаризации издается соответствующий приказ руководителя компании.