Обязанность нести ответственность за сохранность вверенных ценностей – важный аспект работы материально-ответственного лица (МОЛ). Периодически проводимые инвентаризации всех видов имущества в компании являются залогом осуществления нормального рабочего процесса и элементом контроля. Поэтому инвентаризация при смене материально-ответственного лица признана законодателем обязательной процедурой (п. 27 ПБУ № 34). Поговорим об особенностях инвентаризации при смене МОЛ.
Порядок осуществления инвентаризации
Проверку ценностей проводят в день передачи дел от одного МОЛ другому. Этапы подготовки к операции не отличаются от подготовительных процессов для любого вида инвентаризаций, т. е.:
- Издается приказ руководителя с указанием конкретных дат и укомплектованной комиссии;
- Бухгалтер учитывает все представленные приходно-расходные документы и выводит остатки по позициям имущества, за которые ответственен сдающий дела кладовщик, формируя инвентаризационную опись в части документально подтвержденных остатков;
- Комиссией проводится инвентаризация путем сплошного пересчета, взвешивания и измерения имеющихся ценностей (МЦ). Если сплошным порядком измерить объем передаваемых материалов нельзя, пересчитывают выборочно. Так бывает, например, когда происходит смена мастера в строительстве, при передаче незавершенных объектов, где произвести сплошной подсчет невозможно в силу больших объемов производства;
- По окончании инвентаризации в опись вносится информация о действительном наличии МЦ, и сличаются итоги.
Участие в инвентаризации
Участвовать в проведении инвентаризации (имеется в виду – пересчитывать МЦ) могут лишь члены комиссии. Обязательно присутствует при этом ответственное лицо, под отчетом которого находятся ценности, но в состав комиссии оно не входит, поскольку проверяется его работа. Кладовщик дает расписку о том, что все приходно-расходные документы им отданы бухгалтеру, а в процессе осуществления проверочных мероприятий дает необходимые пояснения.
На вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию, отвечаем: может в тех случаях, когда проводимая инвентаризация не касается сферы его ответственности. Например, работник кладовой спецодежды может быть включен в инвентаризационную комиссию при смене сотрудника склада запчастей.
Инвентаризация при смене материально ответственного лица: оформление результатов
Итоги инвентаризации оформляются описями – типовыми формами, либо разработанными в компании с соблюдением требований закона «О бухучете». Счетным работником подсчитываются результаты инвентаризации, а при выявлении расхождений между записанными остатками и фактическим наличием составляется сличительная ведомость, где указывается разница по каждой позиции.
Как правило, излишки приходуются по рыночным ценам, которые устанавливают, руководствуясь существующей ситуацией на рынке или рекомендациями оценщика.
При выявлении недостачи администрация компании решает признать ее естественной убылью (если укладывается в нормы), взыскать с виновника, либо списать на убытки.
Инвентаризация после увольнения материально-ответственного лица
Увольнение материально ответственного лица без проведения инвентаризации не предусматривается трудовым законодательством. Закон «О бухучете» обязывает проводить инвентаризацию при смене МОЛ. И, хотя ТК РФ не установлен обязательный порядок, предполагается, что инвентаризация (рассматриваемая, кстати, и как проверка работы МОЛ) должна осуществляться до увольнения сотрудника, поскольку принудить уволившегося работника к передаче дел будет уже неправомерным.
Кроме того, итоги инвентаризации могут быть самыми неожиданными, и вовремя проведенная проверка позволит работодателю взыскать ущерб с МОЛ при выявлении недостачи. Таким образом, смена МОЛ должна фиксироваться инвентаризацией до увольнения передающего МЦ лица.