Оформление результатов инвентаризации

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов: пример пошагового алгоритма действий

Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов каждая фирма устанавливает в своих локальных актах. Основу для разработки собственного алгоритма действий берут из норм приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49 и Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. Систематизированные итоги всех процедур проверки имущества предприятия документально оформляются комиссией и утверждаются руководителем. После этого данные инвентаризации отражаются в учете.

Схематично все инвентаризационные мероприятия и их последовательность можно очертить так:

1. Принятие решения о необходимости проведения инвентаризации, определение активов, подлежащих сверке.
2. Оформление итогов инвентаризации невозможно без прохождения всех этапов инвентаризационных мероприятий, одним из ключевых является создание комиссии и документальное ее утверждение руководителем.
3. Пересчет и обмер активов.
4. Внесение полученных данных в описи.
5. Сравнение фактического наличия с учетными сведениями.
6. Систематизация излишков и недостач.
7. Составляется отчет по инвентаризации.
8. Сводные документы с итогами инвентаризационных мероприятий подаются руководителю на рассмотрение.
9. Директор своим приказом признает итоги проверки и создает план дальнейших действий.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Важность оформления всех результатов проверки в первичных инвентаризационных документах подчеркивается необходимостью представления этих бланков при решении споров с выявленными виновными лицами, признанными нарушителями правил хранения активов. Оформление результатов инвентаризации в локальной документации предприятия позволяет привлечь к ответственности материально ответственное лицо, обосновать требование о возмещении ущерба.

Данные по итогам пересчета ценностей вносятся членами комиссии в описи. Материально ответственные лица подтверждают правильность содержащихся в описях сведений своей подписью. Итоги инвентаризации подводятся после сличения полученной информации с нормативными показателями учета, выявления отклонений. Если расхождения между учетными и фактическими значениями были обнаружены, заполняются сличительные ведомости.

Результаты инвентаризации обсуждаются на заседании членов комиссии и выносятся в протокол. Протокольный документ должен содержать блок с информацией о предложениях участников проверки по урегулированию обнаруженных несоответствий. Итоговая документация передается руководству компании для ознакомления, утверждения и принятия решения о дальнейших действиях для устранения недочетов.

Приказ об утверждении результатов инвентаризации: образец

Директор после завершения комплекса инвентаризационных действий просматривает содержание документации, подводящей итоги проверки, которая была получена им от комиссии. После анализа всего спектра информации руководство издает приказ по результатам инвентаризации, образец которого составляется в произвольной форме. В форме приказа должны присутствовать обязательные реквизиты:

• указывают организационную форму учреждения и его название;
• дата издания локального акта;
• аргументация решения руководителя – в этом блоке перечисляются документы, которые послужили основанием для формирования мнения у директора;
• указание на ответственного исполнителя, который должен проконтролировать исполнение распорядительной части приказа;
• образец приказа об итогах инвентаризации должен содержать подробный алгоритм действий по устранению выявленных недостатков.

Положения приказа приобретают юридическую силу после проставления в нем подписи руководителя. Главный бухгалтер или лицо, ответственное за организацию бухгалтерского учета, визирует документ для подтверждения факта ознакомления с его содержанием. Результаты инвентаризации оформляются в приказах, которые обязательны для исполнения всеми службами в касающейся их части.

Бухгалтерия, руководствуясь приказом, осуществляет операции по списанию недоимок на убытки организации, при необходимости отражает приходование ресурсов по фиксированным ценам. Как оформить результаты инвентаризации? Образец приказа должен составляться с учетом таких требований:

• каждое его положение должно быть выполнено;
• приказ по итогам инвентаризации нужен руководителю для выражения своего требования о приведении учетных данных в соответствие с фактическим наличием;
• при урегулировании расхождений каждая товарная позиция должна соотноситься со сведениями, отображенными в инвентаризационной документации (ее полный перечень подлежит перечислению в начале приказа);
• приказ об утверждении результатов инвентаризации приводит схему устранения выявленных недочетов;
• для каждого типа мероприятий по исправлению ошибочных данных в учете назначается руководителем конкретный сотрудник – ответственность возлагаться может на бухгалтерского работника, кладовщика или другое лицо, имеющее отношение к учету активов;
• приказ по результатам инвентаризации определяет должностное лицо или несколько сотрудников, которым поручается производить мониторинг исполнения всех этапов устранения ошибок в учете – в роли надзирателей могут быть начальники отделов, рядовые сотрудники или директор предприятия.

Образец заполнения такого приказа об утверждении результатов инвентаризации подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу.

Скачать образец приказа в «КонсультантПлюс» бесплатно.