ИНВ-18 – унифицированная типовая форма документа, необходимая для подтверждения обнаруженных инвентаризацией расхождений между реальным наличием основных фондов и данными бухучета. О специфических особенностях этого документа пойдет речь в публикации.
Когда составляется форма ИНВ-18
Ревизия наличия ОС, периодически проводимая в компании, преследует цели наблюдения за сохранностью фондов, обнаружения излишних, недостающих, неучтенных единиц. Инвентаризируют все виды имущества, которыми владеет фирма, а также не принадлежащие, но учитываемые в ней. Например: активы, принятые на ответхранение по заключенному соглашению, объекты в аренде и т.п.
Если по итогам проведенной проверки имеются расхождения между наличием ОФ по учету и по факту, составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, где перечисляются все объекты с обнаруженными несоответствиями, квалифицирующиеся как недостачи или излишки с указанием количества и стоимости по каждой позиции.
Что представляет собой сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств
Форма ИНВ-18 введена в документооборот постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Как любой сличительный документ, ведомость выстроена в классических традициях табличного варианта, куда заносятся следующие сведения:
- название и краткая характеристика объекта, по которому выявлены несоответствия с учетными данными;
- если объект арендованный - сведения о сроке аренды и владельце актива;
- год приобретения или выпуска актива;
- учетные реквизиты объекта – номера инвентарный, заводской, паспортный/ регистрационный;
- излишки либо недостачи, зафиксированные инвентаризацией в количестве и суммовом выражении.
ИНВ-18 бланк: особенности составления
ИНВ-18 оформляют в 2-х экземплярах, один из которых передается в финансовую службу компании, второй остается у МОЛ. Оба документа должны быть подписаны исполнителем – счетным работником и материально-ответственным лицом.
Предлагаем форму ИНВ-18 – образец заполнения:
Оформление в учете выявленных несоответствий
Обнаруженные излишки в бухучете относят на прочие доходы, приходуя их по цене, которую определяют на базе действующих рыночных цен. В налоговом учете подобные доходы признаются внереализационными.
При выявлении недостачи ОС, ответственный сотрудник дает письменные объяснения по этому поводу. На их основании руководитель фирмы выносит решение о списании актива и отнесении ущерба:
- на виновника при его установлении;
- на убытки фирмы при неустановлении виновного (к примеру, при хищении). В этом случае сумма ущерба отражается в бухучете на прочих расходах, а в налоговом – во внереализационных, если факты хищения подтверждены решениями следственных органов.
По окончании документального оформления итогов проверки бухгалтер отражает операции в учете:
Операция |
Корреспонденция |
|
Д/т |
К/т |
|
При обнаружении излишков |
||
Оприходование стоимости излишков ОС |
08 |
91/1 |
Ввод в состав ОФ обнаруженных излишков |
01 |
08 |
При обнаружении недостачи |
||
Списание износа по недостающим объектам ОФ |
02 |
01 |
Списана остаточная стоимость по недостающим активам |
94 |
01 |
На виновника недостачи отнесен ущерб |
73/2 |
01 |
Сумма ущерба внесена в кассу, на расчетный счет, удержана из зарплаты сотрудника |
50,51,70 |
73/2 |
Списан ущерб на убытки при неустановлении виновника |
91/2 |
94 |