Что такое инвентаризация объектов основных средств
Инвентаризация — это процесс сверки учетных данных с наличием в компании объектов имущества. Ее целью является сохранность активов, выявление потерь, недостач или неучтенных позиций. Проверке подлежат все виды ОС: имеющиеся в компании (в том числе бездействующие и находящиеся на консервации), а также арендованные и принятые на хранение.
Проведение инвентаризации ОС регулируется:
- Законом РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация".
- ПБУ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.
В последние годы радикальных изменений в установившихся правилах проведения проверки наличия активов не произошло. Поэтому инвентаризация ОС и в 2025 году осуществляется по тому же алгоритму. На предприятии порядок и сроки проведения данной процедуры определяет и закрепляет в учетной политике руководитель организации.
Периодичность проведения инвентаризации ОС — как минимум один раз в 3 года (сверки библиотечного фонда — один раз в 5 лет, п. 15 ФСБУ 28/2023). На практике, предприятия подвергают активы ревизии ежегодно, поскольку перед составлением годовой бухотчетности инвентаризация проводится в обязательном порядке (п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ). Годовую проверку ОС назначают на 4-й квартал отчетного года.
Также существует еще ряд обстоятельств, когда необходимы внеплановые проверки наличия ОС. Это:
- Назначение нового руководителя или материально ответственного лица (МОЛ), отвечающего за сохранность объектов.
- Продажа или передача активов компании в аренду, безвозмедное пользование, управление (за исключением обычной деятельности организации), их возврат.
- Ликвидация или реорганизация фирмы (кроме преобразования).
- Обнаружение хищения, повреждения или порчи, утраты ОС.
- Возникновение чрезвычайных ситуаций (например, стихийного бедствия), которые могут частично или полностью уничтожить имущество организации.
Иногда инвентаризация ОС инициируется руководством при массовом внедрении новых технологий на производстве и в управлении.
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Этапы проведения инвентаризации ОС и оформления ее итогов описаны в ФСБУ 28/2023.
Первый этап
На первом из них распоряжением (приказом) руководителя организации назначается инвентаризационная комиссия. В ее состав входят сотрудники техотделов и бухгалтерии, а председательствует обычно заместитель руководителя организации или главный бухгалтер. В этом же приказе устанавливаются причины, даты начала и завершения инвентаризации, виды инвентаризируемых объектов ОС.
Обязательным условием для проведения инвентаризации ОС является присутствие как минимум 80% членов комиссии. Отсутствие 20% членов комиссии и более является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Также необходимо и участие лица, ответственного за сохранность ОС. Перед началом процедуры он заверяет своей подписью расписку о том, что все документы переданы им в бухгалтерию, а объекты ОС, за которые он отвечает, оприходованы (выбывшие — списаны в расход).
Однако, в случаях из п. 22 ФСБУ 28/2023 инвентаризацию можно провести и без создания инвентаризационной комиссии.
Второй этап
На втором этапе инвентаризации в оговоренные сроки проводится проверка имеющихся объектов ОС. Данные о наличии ОС фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1) в количественном и стоимостном выражении. Каждому объекту ОС в описи отведена отдельная строка (с порядковым номером записи) и его:
- наименование;
- назначение;
- год выпуска;
- краткая характеристика;
- номер (инвентарный, заводской, паспорта, документа о регистрации);
- фактическое наличие;
- наличие по данным бухучета;
- документ, подтверждающий принятие объекта ОС на ответственное хранение (аренду).
Если на момент проверки какие-либо объекты (например, автотранспорт) отсутствуют в месте дислокации по причине нахождения в рабочем процессе, то их инвентаризируют до выезда на линию или по иной причине.
В акте по форме ИНВ–10 указываются объекты ОС, находящиеся на дату инвентаризации в незаконченном ремонте. В эту опись в том числе вносят сведения о стоимости ремонта этих активов. Результатом инвентаризации таких ОС может быть перерасход или экономия.
Какие еще нюансы нужно учесть при инвентаризации ОС, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Для арендованных объектов ОС и находящихся на хранении формируют обособленную опись, в которой указываются документы, подтверждающие право аренды/хранения. Отдельно проверяют объекты, не используемые в работе фирмы из-за невозможности их восстановления. В инвентаризационной описи необходимо указать даты ввода этих объектов ОС в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться такими активами уже нельзя.
Опись по инвентаризации ОС, проводимой перед формированием годовой бухотчетности, составляется в двух экземплярах, а при проведении проверки в связи с чрезвычайными ситуациями либо при смене МОЛ — в трех (при необходимости — в большем количестве экземпляров).
Полученные итоги сверяются с данными бухучета. При отклонении фактического наличия определенных объектов ОС от данных бухучета результаты фиксируются в сличительной ведомости (форма ИНВ-18). Она формируется в 2-х экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и МОЛ. Ответственные лица обязаны представить комиссии объяснительную записку с изложением причин обнаруженных несоответствий.
Результаты инвентаризации ОС могут отражаться и в ведомости формы ИНВ-26, где отражаются все установленные излишки и недостачи.
Документы, фиксирующие проведение и итоги инвентаризации, компания может разработать самостоятельно, но с указанием реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ. Такие формы нужно закрепить в учетной политике. Дело в том, что с 01.01.2013 типовые формы первичных документов (кроме кассовой документации) перестали быть обязательными к применению.
После того, как итоги проверки сформированы, руководитель издает приказ об утверждении квалификации (результатов) инвентаризации ОС и привлечении виновных к ответственности (при наличии). Это распоряжение становится основанием для фиксации итогов проверки в учете.
Отражение результатов инвентаризации в бухучете
В ходе инвентаризации ОС могут быть выявлены неучтенные объекты ОС (излишки) либо недостача. На их основе формируются бухгалтерские записи.
Излишки ОС необходимо оприходовать (способ указывается в учетной политике компании):.
- по их справедливой стоимости;
- либо по их балансовой стоимости;
- либо по балансовой стоимости аналогичных активов.
Соответствующая сумма излишка зачисляется на финансовые результаты у коммерческой компании или увеличение доходов у НКО.
Недостачу ОС, выявленную при инвентаризации, учитывают по балансовой стоимости ОС и рассматривают в двух плоскостях:
- В пределах норм естественной убыли — ее списывают на затраты или на издержки производства.
- Сверх норм естественной убыли — в этой ситуации устанавливают виновных работников и обязывают их возместить сумму недостачи. Если же установить конкретного виновника невозможно или суд отказал во взыскании убытка, то убытки от недостачи ОС списываются на финансовые результаты у коммерческой компании или увеличение расходов у НКО.
Подробнее о том, как учитывают результаты инвентаризации ОС, читайте в нашем материале.
Итоги
Инвентаризация ОС — это одна из форм проверки состояния имущества организации. Итогом этой проверки является установление наличия ОС и соответствия данным бухучета. В каком порядке проводится инвентаризация ОС, чем руководствуются и как оформляются ее итоги, рассказано выше в статье.
