Инвентаризация при смене руководителя

Руководитель организации, как и любой другой нанятый сотрудник, имеет право уволиться с работы по собственному желанию. Но сама процедура увольнения высшего руководства имеет ряд особенностей, ведь директор несет полную материальную ответственность, и обязан передать все дела своему правопреемнику (новому руководителю). Инвентаризация при смене генерального директора - обязательное мероприятие, которое должно быть проведено в соответствии со всеми требованиями законодательства.

Цели инвентаризации

Основные задачи инвентаризации при смене руководителя:

• проверка реального наличия материальных активов;

• определение состояния всех финансовых обязательств;

• проверка достоверности и полноты сведений бухгалтерского учета.

При инвентаризации нужно руководствоваться следующими документами:

• Ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ – приведены обобщенные требования к инвентаризации;

• Положение по ведению бухучета (утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н);

• «Методические указания по инвентаризации» (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);

• Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26, утвердившие унифицированные формы инвентаризационных документов (можно применять самостоятельно разработанные формы, соответствующие требованиям законодательства).

Результаты инвентаризации должны быть задокументированы. Для проведения проверки формируют инвентаризационную комиссию, состоящую из группы уполномоченных лиц. Если по результатам ревизии будет выявлено нанесение материального ущерба по вине главы организации – ему придется возместить ущерб в полном размере по требованию учредителей (ст. 277 ТК РФ).

В какие сроки проводится инвентаризация

Обязательная инвентаризация при смене директора должна быть завершена в день приема-передачи дел. Конкретные сроки утверждаются приказом по организации. Проверку проводят полным составом комиссии в присутствии материально-ответственного лица (увольняющегося руководителя).

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Какие документы нужны?

Инвентаризация при смене руководителя проводится после издания соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об инвентаризации надо указать: место проведения проверки, конкретные сроки, основание для инвентаризационного контроля, состав комиссии.

В ходе проверки члены комиссии составляют ряд документов, в т.ч.:

• Инвентаризационные описи по ОС (№ ИНВ-1), НМА (№ ИНВ-1а), ТМЦ (№ ИНВ-3) и др.,

• Акты инвентаризации расчетов (№ ИНВ-17),

• При обнаружении расхождений реального состояния с данными учета, составляют сличительные ведомости (например, № ИНВ-18 по НМА, № ИНВ-19 по ТМЦ).

Итоговым документом является «Ведомость учета результатов инвентаризации», которую можно заполнить по форме № ИНВ-26.

Акт приема-передачи дел

Процедура передачи дел новому руководителю производится, в том числе, на основании результатов инвентаризации. Акт передачи оставляется в произвольном виде, так как унифицированная форма не утверждена на законодательном уровне. В этом документе перечисляют всю бухгалтерскую, учредительную и иную правоустанавливающую документацию, которую прежний руководитель обязуется передать своему преемнику. Также в нем фиксируют факт передачи ценных вещей, оргтехники, ключей от помещений, сейфов, печатей компании и ключей ЭЦП и т.д.

Оформляют два экземпляра акта (по одному каждой стороне). Передача осуществляется в присутствии всех членов созданной комиссии. Если при проведении проверки или при передаче дел были обнаружены нарушения – это обстоятельство обязательно надо зафиксировать в акте. Данный документ будет выступать важным доказательством если со стороны нового директора возникнут претензии к лицу, ранее занимавшему эту должность.

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:

• Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.

• Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.

• Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.

• Оформление результатов инвентаризации (документальное).

Далее следует составление и подписание акта приема-передачи дел.

В правильном проведении инвентаризационной комиссии и оформлении ее результатов заинтересованы как увольняющийся директор, так и человек, вступающий в эту должность.