Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении: как зафиксировать выдачу
По ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудовых правоотношений работодатель обязан отдать увольняемому работнику бумажную трудовую книжкуили предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК) у него с занесением в электронную трудовую книжку. Когда сотрудник в последний рабочий день пребывает на работе, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую. Факт ее получения ввиду увольнения подтверждает подпись увольняемого в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Статья по теме: Как выглядит электронная трудовая книжка С 2020 года предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде. Работник вправе оставить ведение бумажного варианта документа или отказаться от него, перейдя на электронную ТК. Независимо от выбора сотрудника в базу СФР (ранее - ПФР) поступают сведения, формирующие его электронную трудовую книжку с 2020 г. Как выглядит документ, где его можно увидеть и получить – расскажем об этом в нашем материале. ПодробнееЕсли увольняемый работник не хочет или по какой-то причине не может забрать трудовую, кадровику следует составить акт о невозможности ее вручения и письменно оповестить гражданина о необходимости явки в целях получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее почтовую отправку.
Если за документом так никто и не явится, а письменное предложение проигнорируют, трудовую придется хранить на предприятии.
Держать ее надлежит отдельно от трудовых книжек действующего персонала: максимально в пределах последующих 50 лет (п. 449 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019).
При этом, работодатель обязан передать хранящуюся у него трудовую уволенному сотруднику не позже трех рабочих дней с момента получения соответствующего заявления.
Еще больше информации о порядке выдачи трудовой книжки - в ";КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.
Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении
Трудовую книжку передают увольняемому сотруднику непосредственно в его последний рабочий день на этом предприятии.
Днем прекращения трудовых взаимоотношений выступает последний день работы человека, кроме случаев, когда он фактически не трудился, но за ним были сохранены должность, место работы (отпуск, больничный и пр.).
Если в последний рабочий день выдать трудовую невозможно, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на ее почтовую пересылку. По рекомендациям Роструда, делается это безотлагательно после составления соответствующего акта.
Бланки по теме Образец акта о невозможности вручения трудовой книжки Образец уведомления работника о необходимости получить трудовую книжкуЕсли трудовая книжка электронная
Статья по теме: Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись Как получить УКЭП в 2023 году ИП, гражданам и организациям; может ли физлицо, и юрлицо оформить усиленную квалифицированную электронную почту через Госуслуги. На эти и другие вопросы ищите ответы в нашей статье. ПодробнееПри увольнении руководство компании обязано передать увольняемому гражданину информацию о его трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (с 2020 г. ведение электронного учета стало обязательным, с 2021 г. впервые трудоустраивающимся оформляют только электронные трудовые книжки). При сохранении бумажной версии трудовой данные фиксируют также и в ней.
Согласно ст. 66.1 ТК, работодатель обязан предоставить работнику (кроме случаев, когда по законодательным требованиям ведется бумажная трудовая) информацию о трудовой деятельности за период работы у него способом, указанным в письменном или электронном заявлении (в бумажном надлежаще заверенном варианте или в электронном, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью). При увольнении это делается непосредственно в день прекращения трудовых взаимоотношений.
Влияет ли основание увольнения на сроки выдачи трудовой книжки
По общему правилу законодательно установленный срок выдачи трудовой книжки не зависит от основания увольнения.
Однако в ст. 84.1 ТК прямо указано, что работодатель не несет юридической ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления информации о трудовой деятельности при несовпадении последнего рабочего дня с моментом прекращения трудовых правоотношений при расторжении трудовых договоров по правовым основаниям из пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, период действия трудового соглашения с которой был продлен до окончания беременности или до завершения декретного отпуска по ч. 2 ст. 261 ТК.
Статья по теме: Запись в трудовой книжке об увольнении Запись в трудовой книжке об увольнении нередко становится поводом для обращения работника в суд из-за некорректной формулировки. С ошибочной записью ему сложно устроиться на новую работу, а потенциальному работодателю − принять решение по соискателю. Разберемся на примерах, как сформулировать запись об увольнении в разных ситуациях, чтобы обе стороны трудовых отношений были довольны. ПодробнееЧто делать, если работник не явился за трудовой книжкой
Как уже было указано ранее, по положениям ст. 84.1 ТК, если в день прекращения трудовых правоотношений выдать трудовую книжку или предоставить информацию о трудовой деятельности у конкретного работодателя невозможно ввиду отсутствия сотрудника либо его отказа от их получения, работодатель обязан направить увольняемому гражданину письменное оповещение о необходимости явиться за трудовой либо дать согласие на отправку ее почтой или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежаще заверенную бумажную версию информации о трудовой деятельности по последнему месту работы.
Бланк по теме:
Образец уведомления работника о необходимости получить трудовую книжку
С момента направления обозначенного оповещения работодатель освобожден от юридической ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления информации о последней трудовой деятельности.
По письменному запросу уволенного работодатель обязан выдать трудовую не позже, чем через 3 рабочих дня с момента обращения за ней.
Если бумажная трудовая книжка не велась, по обращению работника (в письменной или электронной форме), не получившего информации о последней трудовой деятельности после увольнения, работодатель обязан выдать их в тот же срок.
Как отправить трудовую книжку почтой
Для отправки бумажной трудовой через почтовую службу, необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Если получено письменное согласие, то трудовая направляется уволенному сотруднику по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о доставке.
Нормами действующего законодательства не установлен какой-либо срок, до истечения которого работодатель обязан отправить работнику трудовую по почте при получении от последнего соответствующего согласия. Роструд неоднократно высказывал мнение, что работодатель обязан сделать это сразу же после получения от работника согласия на отправление трудовой книжки по почте.
Кроме того, Роструд считает, что направить трудовую книжку работнику можно не только собственно почтой, то есть ценным или заказным письмом, но и коммерческой почтовой службой, транспортной компанией либо курьером. Но лишь при условии, что работник дал согласие на такой способ получения трудовой книжки.
Также допустимо заблаговременно получать письменное согласие персонала на отправку трудовых книжек почтой при увольнении.
Статья по теме: Заявление на возврат трудовой книжки по почте В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, так как это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье. ПодробнееМожно ли выдать трудовую книжку по доверенности
По данному поводу мнения экспертов разделились. Минтруд в своем письме 16.11.2022 г. № 14-2/ООГ-7143 поясняет, что действия работодателя при увольнении регламентированы ст. 84.1 ТК и дополнительных действий эта статья не предполагает. Однако юристы полагают, что раз прямого запрета нет, то выдача трудовой1 по надлежаще оформленной доверенности, где четко изложена однозначно понимаемая воля доверителя, допустима.
Когда можно выдать трудовую книжку родственникам работника
Бланк по теме: Образец приказа об увольнении в связи со смертью работникаПо разъяснениям Роструда, родственники могут получить трудовую только за умершего работника. Если сотрудник умер, то после внесения в трудовую необходимой записи о прекращении трудовых правоотношений (см. п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК) документ выдают лично одному из членов семьи или высылают почтовым отправлением по письменной просьбе кого-либо из родственников. О чем в личном деле умершего делается соответствующая запись. Получающие нарочно расписываются, подтверждая факт получения.
Однако если родня, иные близкие люди уполномочены на получение трудовой книжки письменной доверенностью бывшего сотрудника, то работодатель не может препятствовать им в реализации воли доверителя. Такая доверенность также должна содержать право подписи доверенного лица вместо доверителя при фиксации факта получения документа.
Ответственность за нарушение сроков выдачи трудовой книжки при увольнении
При нарушении предприятием-работодателем трудового законодательства виновные лица подлежат привлечению к административной ответственности по нормам ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Наказание здесь следующих видов:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб.;
- для ИП — штраф 1-5 тыс. руб.;
- для юрлиц — 30-50 тыс. руб.
При совершении повторного проступка лицом, уже подвергнутым административному наказанию за схожее деяние, санкции будут строже.
