Как выглядит электронная трудовая книжка

С 2020 года предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде. Работник вправе оставить ведение бумажного варианта документа или отказаться от него, перейдя на электронную ТК. Независимо от выбора сотрудника в базу ПФР будут поступать сведения, формирующие его электронную трудовую книжку с 2020 г. Как выглядит документ, где его можно увидеть и получить – расскажем об этом в нашем материале.

Кто будет вести электронную трудовую книжку

Законодательство возлагает на ПФР обязанность по хранению сведений о трудовой деятельности всех граждан. Сам Фонд записи о трудовой деятельности не формирует. Все данные поступают от работодателей. Отчитаться компании и ИП, имеющие наемных работников, должны в оговоренные законом сроки (п. 2.5 ст.1 закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ, ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• В 2020 году работодатели сообщают о любых кадровых изменениях (приеме, переводе на другую работу, увольнении, а также о совершенном сотрудником выборе формы трудовой книжки) не позже 15 числа месяца, следующего за месяцем события.
• С 2021 г. сведения о приеме и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня, о прочих изменениях сообщают как прежде – не позже 15 числа следующего месяца.

При отсутствии кадровых изменений отчитываться в ПФР не нужно.

Каждая запись в электронной книжке будет создаваться на основании информации, переданной в Пенсионный фонд работодателем.

Читайте также: Уведомление о введении электронной трудовой книжки: образец

Как выглядит электронная трудовая книжка

Фактически, электронная трудовая книжка – это сведения о работе, хранящиеся в компьютерной базе ПФР. Она содержит такие же данные, что и привычный бумажный экземпляр книжки (за исключением награждений и поощрений). Для всех участников документооборота: работодателей, сотрудников и Пенсионного фонда разработаны свои формы, отражающие информацию о трудоустройстве каждого человека. Сведения в них одни и те же, только каждый работодатель отражает данные по периоду работы именно у него, а ПФР формирует записи по всем местам работы человека.

Читайте также: Пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки

Форма электронной трудовой книжки для работодателей

ИП и компании заполняют для ПФР форму СЗВ-ТД (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). На каждого сотрудника составляется отдельный документ. В бланке указывается фамилия, имя, отчество, СНИЛС работника, а также сведения о его трудовой деятельности.

Если сотрудников в отчетном месяце 25 и более, отчет передается электронно. Спецоператоры связи уже учли нововведения и дают возможность компаниям заполнить и отправить сведения по утвержденному формату.

У компаний с меньшей численностью есть выбор – они могут предоставить бумажные экземпляры утвержденной формы либо направить отчетность в электронном формате. Скачать бесплатную программу для подготовки сведений можно на официальном сайте ПФР.

Читайте также: Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

Электронная трудовая книжка 2020: как выглядит форма для работников

Для передачи сотрудникам Минтруд разработал форму «Сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем» СТД-Р (проект Приказа от 18.12.2019, ID проекта 02/08/12-19/00098178). Документ представляет собой фактически выписку из трудовой книжки. Трудовой кодекс РФ позволяет передавать сотруднику как бумажный документ, так и его электронную форму, подписанную усиленной ЭЦП. Бланк пока не утвержден официально, но ПФР уже рекомендует его к использованию (на сайте Фонда в разделе «]]>Электронная трудовая книжка]]>»).

Запросить форму у работодателя можно в любое время. Документ выдается в течение 3-х рабочих дней. В нем будет отражена информация по последнему месту трудоустройства (ст. 66.1 ТК РФ).

В обязательном порядке бланк выдается работнику при увольнении. При невозможности вручения формы сотруднику в день увольнения, СТД-Р нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением (иначе невыдача может расцениваться как нарушение трудовых прав работника).

Ранее ПФР опубликовал проект другой формы для работодателей - СЗИ-ТД, однако утвержден, скорее всего, будет бланк Минтруда СТД-Р.

Как получить из ПФР сведения из электронной книжки

По запросу граждан электронная трудовая книжка будет доступна для просмотра и распечатки. Минтруд предлагает использовать форму СТД-ПФР для предоставления гражданам сведений об их трудовой деятельности из информационной базы Пенсионного фонда (проект Приказа Минтруда от 18.12.2019), но окончательно она пока не утверждена.

Где можно будет получить документ:

• в любом МФЦ;
• в любых отделениях Пенсионного фонда.

Запросить сведения можно будет и через ]]>личный кабинет ПФР]]> или портал Госуслуг. Для этого гражданин должен быть авторизован на указанных сайтах.

Пока работникам дается выбор – продолжать использовать прежний бланк трудовой книжки или перейти на электронные документы. Однако с 2021 года сотрудникам, трудоустраивающимся впервые, бумажная трудовая книжка больше оформляться не будет. В любом случае персонифицированные сведения на всех работников будут поступать в ПФР в электронном формате и станут доступны для использования по мере необходимости.

Итак, как выглядит электронная трудовая книжка? Фото ее представить нельзя, поскольку она не имеет физического носителя, а представляет собой информацию о работе человека в цифровом формате, предоставляемую работодателями и хранящуюся в базе ПФР.