Как оформить отпуск в 1С 8.3

Как отразить отпуск в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Программа 1С «Предприятие» 8.3 широко применяется для ведения бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. В этой статье мы рассмотрим, как в бухгалтерии 1С 8.3 отразить отпуск, следуя пошаговой инструкции.

Шаг 1: Подготовка к оформлению отпуска

Прежде чем приступить к оформлению отпуска сотрудника, убедитесь, что у вас есть все нужные данные о сотруднике и периоде отпуска, которые ему согласовали. Нужно знать дату начала отпуска и период в днях. Эта информация содержится в Приказе об отпуске.

Шаг 2: Откройте программу и перейдите в раздел «Зарплата и кадры».

Шаг 3: Создание документа. В разделе «Зарплата и кадры» найдите пункт «Все начисления» и нажмите на него. Затем выберите «Создать» и в появившемся окне выберите «Отпуск».

Шаг 4: Внесение данных. В открывшемся окне введите данные о сотруднике, для которого оформляется отпуск. Заполните поля «Дата начала» и «Дата окончания» отпуска, а также укажите его продолжительность.

Также необходимо указать основание для отпуска, как правило, это график отпусков, но может быть и заявление, которое работник написал для предоставления отпуска вне графика.

Шаг 5: Подтверждение и проведение документа. После внесения всех данных подтвердите проведение отпуска в 1С 8.3, нажав соответствующую кнопку. Программа автоматически рассчитает отпускные и учтет все необходимые налоги и взносы.

После проведения документа вы можете просмотреть результаты оформления отпуска. В программе будут отражены все необходимые данные, включая сумму отпускных, удержанные налоги и взносы на страхование.

По правилам Трудового кодекса РФ работникам необходимо выплачивать отпускные не позднее чем за три дня до первого дня отпуска. Например, если отпуск начинается в понедельник, отпускные нужно перевести на счет сотрудника не позднее четверга. При этом если день выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные нужно выплатить перед этим днем.

Какая предусмотрена ответственность работодателя за невыплату отпускных, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Отпуск с последующим увольнением в 1С

Отпуск с последующим увольнением в 1С — это ситуация, когда сотрудник решил уйти в отпуск и сразу после него уволиться. В программе 1С этот процесс можно автоматизировать, чтобы упростить кадровый учет и избежать ошибок.

Как оформить отпуск с последующим увольнением:

• Подготовка документов. Сотрудник должен составить заявление, в котором просит предоставить ему отпуск с последующим увольнением. В этом документе он указывает, с какого числа хочет уйти в отпуск, сколько в нем пробудет и в какой день планирует завершить работу.
• Оформление отпуска. В программе 1С нужно создать документ «Отпуск» и заполнить его данными из заявления работника.
• Увольнение. После окончания нужно создать документ «Увольнение».

В учетной системе нужно будет указать как дату увольнения дату последнего дня отпуска. В трудовой книжке сотрудника в последний рабочий день перед отпуском нужно будет сделать запись об увольнении.

Благодаря тому что процесс в 1С автоматизирован, есть ряд преимуществ ее использования: исключаются ошибки при расчете сумм, соблюдаются требования законодательства, упрощается учет кадров.

Отпуск в 1С 8.3 ЗУП - пошаговая инструкция с последующим увольнением:

Шаг 1: В программе 1С:ЗУП создайте документ «Отпуск». Заполните его данными из заявления сотрудника: укажите вид отпуска, количество дней, даты начала и окончания отпуска.

В этом окне уже можно сразу рассчитать зарплату за текущий период, проставив соответствующую галочку. Либо сделать это в следующем окне «Увольнение».

Шаг 2: После того как отпуск сотрудника завершится, оформите документ «Увольнение». В нем укажите причину увольнения — «По инициативе работника».

На данном шаге необходимо убедиться, что верно посчитаны дни отпуска, которые полагаются сотруднику на текущий период и которые необходимо компенсировать. Как правило, если сотрудник увольняется сразу после отпуска, дней для компенсации у него быть не должно. Как посмотреть, сколько осталось отпуска, в 1С? Эту информацию можно посмотреть в справке об остатках отпусков в кадровых отчетах: вкладка «Кадры» – «Кадровые отчеты».

Шаг 3: Программа сама посчитает сумму отпускных и компенсации за неотгулянный отпуск. Вам нужно проверить, корректно ли она это сделала, и в случае необходимости самостоятельно скорректировать поле «Компенсация отпуска». Сотруднику нужно выплатить отпускные не позже чем за три дня до начала отпуска.

Шаг 4: Запись в трудовой книжке. В трудовой книжке сотрудника сделайте запись об увольнении в последний рабочий день перед отпуском.

Статья 127 Трудового кодекса РФ регулирует реализацию права на отпуск при увольнении работника. Она гласит, что, если сотрудник увольняется, ему должны выплатить деньги за все дни отпуска, которые он не успел использовать. То есть, если у работника остались дни отпуска, он может получить за них компенсацию, когда будет увольняться.

Если сотрудник напишет заявление, ему могут дать отгулять остаток отпуска перед увольнением. Исключение — случаи, когда увольняют за нарушения. Последним рабочим днем будет считаться день перед отпуском.

Кроме того, имейте ввиду, что при оформлении отпуска с последующим увольнением в территориальный орган СФР подаются сведения в составе подраздела 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1.

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа на отпуск с последующим увольнением в СФР подается подраздел 1.1 ЕФС-1. Дата увольнения в ЕФС-1: последний день отпуска (ст. 11 Закона № 27-ФЗ, ст. 127 ТК РФ).

Если численность застрахованных лиц-работников за отчетный период превышает 10 человек, то подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1 представляется в СФР только в форме электронного документа, подписанного УКЭП, а если 10 человек и менее — в бумажной или электронной форме.

Продление, перенос отпуска

Законодательством предусмотрена ст. 124 ТК РФ, которая регулирует правила продления или переноса отпуска работников. Эта статья предусматривает, что в определенных ситуациях ежегодный отпуск продлевается или переносится на другие дни.

К таким ситуациям относятся:

• ситуации, когда сотрудник временно нетрудоспособен, например, заболел и оформил больничный;
• если во время отпуска сотруднику необходимо выполнить государственные обязанности и законом предусмотрено его освобождение от работы;
• иные случаи, которые рассмотрены в нормативных актах.

Если сотруднику не была вовремя выплачена компенсация за период ежегодного оплачиваемого отпуска или же сотрудник был уведомлен о дате начала отпуска позже, чем за две недели до его начала, работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другую дату согласно письменному запросу сотрудника.

В особых ситуациях возможен перенос отпуска на следующий год, если сотрудник согласен. Например, когда отпуск в текущем году может нанести серьезный ущерб работе компании / работодателю. Тем не менее отпуск должен быть использован сотрудником в течение 12 месяцев после завершения того рабочего года, за который он был запланирован.

Кроме того, закон запрещает в течение двух лет подряд не предоставлять отпуск сотруднику. Это требование распространяется на всех работников без исключения, в том числе на тех, кому еще не исполнилось 18 лет, и на сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

Больничный во время отпуска в 1С:ЗУП

Иногда во время отпуска сотрудник может заболеть и открыть больничный лист. В таком случае возникают вопросы, как правильно оформить больничный и что делать с оформленным отпуском.

Как мы говорили ранее, в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, если работник оформил больничный лист. Это правило распространяется и на больничные, открытые во время отпуска.

Чтобы оформить больничный во время отпуска в 1С, необходимо выполнить два действия:

1. Создать документ «Больничный лист» и заполнить его данными сотрудника, номером больничного, периодом больничного. Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предыдущих года и сумму больничного.
2. После оформления больничного необходимо скорректировать отпуск. Для этого нужно зайти в личную карточку сотрудника, выбрать ранее начисленный отпуск и изменить его период. Программа автоматически пересчитает сумму отпускных.

Рассмотрим по шагам оформление больничного, который пересекается с отпуском. Учитываем, что документ на отпуск был создан ранее, согласно шагам, которые мы рассматривали в данной статье, теперь нам нужно создать документ на больничный.

Шаг 1: Войдите в программу 1С:ЗУП и перейдите в раздел «Зарплата».

Шаг 2: Выберите пункт «Больничные листы». Нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3: В открывшейся форме укажите данные сотрудника, номер больничного листа и период нетрудоспособности.

Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предыдущих года и сумму больничного.

На данном этапе программа сообщит, что по данному сотруднику уже есть документ, согласно которому он будет отсутствовать на работе.

Шаг 4: После оформления больничного листа потребуется корректировка отпуска в 1С 8.3 ЗУП. Перейдите в раздел «Отпуск» и выберите документ, который был оформлен на сотрудника.

Шаг 5: Нажмите кнопку «Исправить» и внесите изменения в период отпуска. Измените на то количество дней, которое сотрудник пробудет на больничном. В расчете вы увидите, что количество отпускных дней и сумма выплат останутся теми же, то есть программа посчитала отпуск с учетом больничных дней.

Важно помнить, что решение о продлении или переносе отпуска должно быть согласовано с сотрудником и утверждено руководством. Следуя приведенным выше инструкциям, вы сможете корректно отразить больничный лист в программе и обеспечить соблюдение прав работника на сохранение отпускных дней или их перенос.