Перейти к основному содержанию
Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Форма поиска

  • Главная
  • Новости
  • Статьи
  • Формы документов
  • Вопросы и ответы
  • Рубрики
  • Калькулятор НДС
  • Калькулятор пеней по налогам и взносам
  • Расчет фиксированного взноса ИП
  • COVID-19: все для работодателя и бухгалтера
  1. Главная
  2. Статьи
  3. Использование сканов первичных документов

Использование сканов первичных документов

]]>Читайте нас в Яндекс Дзен]]>

ispolzovanie_skanov_pervichnyh_dokumentov.jpg

Copyright: 
фотобанк Лори

Похожие публикации

Унифицированная форма Т 6

Основные требования к типовым формам документов

Договор поставки товаров для муниципальных нужд

Акт о недостаче товара

Формы документов для оформления инвентаризации

Еще недавно сканы и фотокопии первичных документов было запрещено использовать для подтверждения хозяйственных операций. Но в связи с пандемией коронавирусной инфекции и введением нерабочих дней на законодательном уровне были утверждены новшества, направленные на облегчение работы бухгалтеров. В частности, Минфин разрешил использовать скан-образы первичных документов вместо бумажных оригиналов в бухгалтерском учете. Об этом сказано в письме ведомства от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. Такая позиция Минфина РФ актуальна в текущий момент.

Сканы вместо «первички» в период пандемии

Необходимость данных изменений была обусловлена тем, что в период карантина многие компании не имели возможности обменяться оригиналами юридически значимых документов. Им было рекомендовано применять гибкие режимы работы и по возможности перевести рабочий персонал на удаленную работу. В результате многим бухгалтерам пришлось работать дистанционно. Кроме того, практически во всех регионах были введены ограничительные меры на передвижение граждан и транспортных средств. Ранее скан-копия не признавалась подлинником. Аналогом оригинального бумажного документа считался только файл, заверенный электронной подписью (п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В связи с этим весьма актуальным стал вопрос по поводу использования для ведения бухучета данных из сканов первичных документов, отправленных на электронную почту или по иным каналам связи. В итоге Минфин России высказал свое мнение и временно сканы первичных документов приравняли к оригиналам.

На основании чего Минфин России принял решение разрешить использование сканов документов? Специалисты финансового ведомства проанализировали ряд положений бухгалтерского законодательства. В частности, они обратили внимание на положения статей закона № 402-ФЗ:

  • все факты хозяйственной жизни необходимо оформлять соответствующими первичными документами (п. 1 ст. 9);
  • руководитель экономического субъекта обязан организовать ведение бухучета и хранение первичной документации (п. 1 ст. 7);
  • каждый субъект хозяйствования самостоятельно формирует свою учетную политику, в т.ч. порядок контроля за хозоперациями (п. 2 ст. 8);
  • данные «первички» подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухучета (п. 1 ст. 10).

Специалисты пришли к выводу, что взаимосвязь этих положений не препятствует использованию в бухучете сканов первичных документов в исключительных ситуациях. Но при этом в тексте Письма не уточняется, какие именно ситуации будут считаться исключительными. Если организация использует сканы первичных документов, ее руководство должно обеспечить соблюдение требований к «первичке», утвержденных законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Когда можно использовать сканы первичных документов, а когда нельзя?

Из письма Минфина № 03-01-10/32570 следует, что при режиме повышенной готовности бухгалтеры имеют право вести учет хозяйственных операций на основе сканов первичных документов. Речь идет о ситуациях, кода организация по каким-либо причинам в период пандемии не имеет возможности получить оригиналы. Но после возвращения к привычному режиму деятельности бухгалтерия должна получить оригиналы первичных документов, с которых были сделаны сканы.

Необходимо учитывать, что наличие в организации оригинальных документов, подтверждающих хозоперации, является обязательным условием. Отсутствие таковых считается грубым нарушением и наказывается штрафными санкциями до 10 тыс. руб. по ст. 15.11 КоАП РФ и ст. 120 НК РФ.

Сканы каких первичных документов можно использовать

Письмо Минфина о сканах первичных документов не содержит исчерпывающего перечня такой документации. Единственным условием является наличие в «первичке» всех обязательных реквизитов. В ином случае бухгалтер не сможет учесть доходы и расходы. Электронное сообщение со сканом документов необходимо подписать электронной подписью.

Перечень обязательных реквизитов можно найти в ст. 9 закона № 402-ФЗ. К ним относятся:

  • название первичного документа;
  • дата оформления;
  • название организации/Ф.И.О. ИП, составившего документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни и единицы измерения;
  • должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника/сотрудников;
  • подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Перед тем, как организация приступит к отображению бухгалтерских сведений на основе отсканированных документов, ее руководитель должен издать соответствующий приказ, разрешающий применение сканов в период коронавирусных ограничений. Также необходимо внести соответствующие дополнения в учетную политику организации.

Лучше заранее договориться с контрагентами о передаче оригиналов, как только региональные власти отменят режим повышенной готовности и снимут ограничения. С момента перехода к привычной деятельности рекомендуется не принимать к учету хозяйственные операции пока по ним не будут получены подлинники документов. Иначе, в случае возникновения споров с налоговиками будет крайне сложно доказать свою правоту.

Читайте также: Основные требования к типовым формам документов

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Полный доступ бесплатно на 2 дня.

Рубрики: 
Первичные документы
Tags: 
  • документы
  • ,
  • первичные документы
  • ,
  • копии

Читайте также

Первичные документы | 9:40 20 февраля 2020
Сканы и фотокопии документов не могут подтверждать расходы компании

Первичные документы, Кадровое делопроизводство
Основные требования к типовым формам документов

Первичные документы | 13:50 15 мая 2020
В бухгалтерии разрешили использовать сканы первичных документов

Унифицированная форма Т-6

Первичные документы, Кадровое делопроизводство
Унифицированная форма Т 6

Первичные документы | 15:11 7 февраля 2018
Сколько нужно хранить первичные документы по учету основных средств

Международная товарно-транспортная накладная

Первичные документы
Международная товарно-транспортная накладная

Первичные документы
Срок действия счета на оплату

Первичные документы
Договор возмездного оказания услуг (ГПХ)

Первичные документы
НДС в назначении платежа в платежном поручении

Первичные документы | 15:43 3 сентября 2018
Формат хозяйственного договора изменится

Первичные документы
Договор фрахтования транспортного средства

Первичные документы
Акт сдачи-приемки выполненных работ, услуг

Первичные документы
Как узнать ОКУД

Первичные документы | 13:45 1 июля 2019
ЦБР утвердит новые коды видов доходов для указания работодателями

Первичные документы
Складские документы учета товара

Популярное

Статистическая отчетность
Форма 1-предприниматель за 2020 год: бланк и образец заполнения

Страховые взносы ПФР
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2020 год

Статистическая отчетность
Форма МП-сп за 2020: бланк и образец заполнения

Налоги и взносы
Страховые взносы в 2021 году: ставки (таблица)

Регистрация налогоплательщиков
Новая форма Р13014: бланк и образец заполнения

Банки
Как заполнять платежное поручение по налогам в 2021 году

ПСН
ПСН: страховые взносы 2021

Транспортный налог
Транспортный налог для юридических лиц: изменения – 2020

Налоги и взносы
Новые реквизиты для уплаты страховых взносов 2021

НДФЛ
Заявление на возврат НДФЛ: образец 2020

Банки
Поля платежного поручения в 2021 году: образец

Статистическая отчетность
Новая форма 1-Т (статистика): образец заполнения и бланк

Кадровое делопроизводство
Отчет СЗВ-ТД если нет кадровых изменений

Бухгалтерская отчетность
Как заполнить РСВ при превышении предельной базы в 2020 году

Экологические платежи
Сроки сдачи экологической отчетности в 2021 году

Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Мы в социальных сетях

© 2006 — 2021
Все права защищены.
При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

  • Рубрики
    • УСН
    • ЕНВД
    • ПСН
    • НДС
    • Налог на прибыль
    • Другие рубрики
  • Основные разделы
    • Новости
    • Статьи
    • Формы документов
    • Ответы на вопросы
  • О сайте
  • Контакты
  • Политика по обработке персональных данных
]]>]]> ]]> Рейтинг@Mail.ru]]> ]]> Яндекс цитирования]]>