Использование сканов первичных документов

Еще недавно сканы и фотокопии первичных документов было запрещено использовать для подтверждения хозяйственных операций. Но в связи с пандемией коронавирусной инфекции и введением нерабочих дней на законодательном уровне были утверждены новшества, направленные на облегчение работы бухгалтеров. В частности, Минфин разрешил использовать скан-образы первичных документов вместо бумажных оригиналов в бухгалтерском учете. Об этом сказано в письме ведомства от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. Такая позиция Минфина РФ актуальна в текущий момент.

Сканы вместо «первички» в период пандемии

Необходимость данных изменений была обусловлена тем, что в период карантина многие компании не имели возможности обменяться оригиналами юридически значимых документов. Им было рекомендовано применять гибкие режимы работы и по возможности перевести рабочий персонал на удаленную работу. В результате многим бухгалтерам пришлось работать дистанционно. Кроме того, практически во всех регионах были введены ограничительные меры на передвижение граждан и транспортных средств. Ранее скан-копия не признавалась подлинником. Аналогом оригинального бумажного документа считался только файл, заверенный электронной подписью (п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В связи с этим весьма актуальным стал вопрос по поводу использования для ведения бухучета данных из сканов первичных документов, отправленных на электронную почту или по иным каналам связи. В итоге Минфин России высказал свое мнение и временно сканы первичных документов приравняли к оригиналам.

На основании чего Минфин России принял решение разрешить использование сканов документов? Специалисты финансового ведомства проанализировали ряд положений бухгалтерского законодательства. В частности, они обратили внимание на положения статей закона № 402-ФЗ:

• все факты хозяйственной жизни необходимо оформлять соответствующими первичными документами (п. 1 ст. 9);
• руководитель экономического субъекта обязан организовать ведение бухучета и хранение первичной документации (п. 1 ст. 7);
• каждый субъект хозяйствования самостоятельно формирует свою учетную политику, в т.ч. порядок контроля за хозоперациями (п. 2 ст. 8);
• данные «первички» подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухучета (п. 1 ст. 10).

Специалисты пришли к выводу, что взаимосвязь этих положений не препятствует использованию в бухучете сканов первичных документов в исключительных ситуациях. Но при этом в тексте Письма не уточняется, какие именно ситуации будут считаться исключительными. Если организация использует сканы первичных документов, ее руководство должно обеспечить соблюдение требований к «первичке», утвержденных законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Когда можно использовать сканы первичных документов, а когда нельзя?

Из письма Минфина № 03-01-10/32570 следует, что при режиме повышенной готовности бухгалтеры имеют право вести учет хозяйственных операций на основе сканов первичных документов. Речь идет о ситуациях, кода организация по каким-либо причинам в период пандемии не имеет возможности получить оригиналы. Но после возвращения к привычному режиму деятельности бухгалтерия должна получить оригиналы первичных документов, с которых были сделаны сканы.

Необходимо учитывать, что наличие в организации оригинальных документов, подтверждающих хозоперации, является обязательным условием. Отсутствие таковых считается грубым нарушением и наказывается штрафными санкциями до 10 тыс. руб. по ст. 15.11 КоАП РФ и ст. 120 НК РФ.

Сканы каких первичных документов можно использовать

Письмо Минфина о сканах первичных документов не содержит исчерпывающего перечня такой документации. Единственным условием является наличие в «первичке» всех обязательных реквизитов. В ином случае бухгалтер не сможет учесть доходы и расходы. Электронное сообщение со сканом документов необходимо подписать электронной подписью.

Перечень обязательных реквизитов можно найти в ст. 9 закона № 402-ФЗ. К ним относятся:

• название первичного документа;
• дата оформления;
• название организации/Ф.И.О. ИП, составившего документ;
• содержание хозяйственной операции;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни и единицы измерения;
• должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника/сотрудников;
• подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Перед тем, как организация приступит к отображению бухгалтерских сведений на основе отсканированных документов, ее руководитель должен издать соответствующий приказ, разрешающий применение сканов в период коронавирусных ограничений. Также необходимо внести соответствующие дополнения в учетную политику организации.

Лучше заранее договориться с контрагентами о передаче оригиналов, как только региональные власти отменят режим повышенной готовности и снимут ограничения. С момента перехода к привычной деятельности рекомендуется не принимать к учету хозяйственные операции пока по ним не будут получены подлинники документов. Иначе, в случае возникновения споров с налоговиками будет крайне сложно доказать свою правоту.

Читайте также: Основные требования к типовым формам документов